董事會秘書工作素養(yǎng)要求研究

劉冠宏

【摘要】董事會秘書，是上市公司內(nèi)部開設(shè)的高級管理崗位。工作強度大，范圍廣，設(shè)計的專業(yè)多，董事會秘書的工作素養(yǎng)，是關(guān)系到該崗位人員能否及時、高效完成董事會及其他管理層分配任務(wù)的關(guān)鍵。本文從董事會秘書工作的職責(zé)和內(nèi)容出發(fā)，分點闡述董事會秘書要求該崗位人員具備的工作素養(yǎng)，并提出提升董事會秘書工作素養(yǎng)得幾點策略。

【關(guān)鍵詞】董事會秘書 行政 工作素養(yǎng) 整體素質(zhì)

引言

董事會秘書不是普通的秘書，他們是上市公司實現(xiàn)內(nèi)部管理、董事會運營、企業(yè)公關(guān)、企業(yè)決策引導(dǎo)不可或缺的重要角色。研究董事會秘書的工作素養(yǎng)要求，有助于分析、明確董事會秘書任職方向和工作要求；有助于提升董事會秘書的整體素質(zhì)，在其工作崗位中“游刃有余”；有助于分析董事會秘書崗位人員面臨的壓力，調(diào)整董事會秘書的培訓(xùn)和管理。

一、董事會秘書工作內(nèi)容

董事會秘書工作內(nèi)容范圍廣，對上級董事會的各項工作進行輔助類工作，甚至參與企業(yè)的重大的決策，對下級各部門負責(zé)協(xié)調(diào)工作，監(jiān)督董事會下達的發(fā)展規(guī)劃的執(zhí)行。主要的工作內(nèi)容可以分為協(xié)助董事會會議、協(xié)助公司章程、對商機的服從和對下級的管理協(xié)調(diào)工作、企業(yè)的公關(guān)工作、行政工作以及總經(jīng)理和董事會分派的其他工作任務(wù)。

1、董事會會議內(nèi)容。負責(zé)處理公司信息披露事務(wù)，督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報告制度；籌備股東大會和董事會會議，準(zhǔn)備和提交有關(guān)會議文件和資料；負責(zé)保管公司股票的資料，以及股東大會、董事會會議文件和會議記錄等。

2、下級協(xié)調(diào)工作。參加董事會會議，制作會議記錄并監(jiān)督執(zhí)行；協(xié)助董事、監(jiān)事和其他高級管理人員了解信息披露相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)則其他規(guī)定和公司章程，以及上市協(xié)議中關(guān)于其法律責(zé)任的內(nèi)容；負責(zé)董事會會議后工期決議的傳達和監(jiān)督執(zhí)行。

3、企業(yè)公關(guān)內(nèi)容。負責(zé)與監(jiān)管部門、金融機構(gòu)、中介機構(gòu)、媒體的溝通和外聯(lián)的有關(guān)事宜，保持良好的關(guān)系；企業(yè)出現(xiàn)公關(guān)需要后組織、開展新聞發(fā)布會，協(xié)調(diào)處理企業(yè)的公關(guān)危機、正面宣傳，執(zhí)行有利于提升企業(yè)形象的媒體公關(guān)操作等。

4、其他行政工作內(nèi)容。參與董事會及總經(jīng)理的相關(guān)工作及總經(jīng)理交辦的工作；協(xié)助董事長對集團內(nèi)各公司的管理及事務(wù)性工作；隨同董事長出差，做好行政事務(wù)性工作。

二、董事會秘書工作素養(yǎng)要求

董事會秘書工作內(nèi)容寬泛，高強度、集中性的工作，要求董事會秘書崗位人員具有很高的工作素養(yǎng)，具體的內(nèi)容包括知識層面、協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力、應(yīng)變能力、溝通能力、承受能力，部分特殊場合還要求高標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)禮儀、較強的語言能力和較好的文字功底。

1、知識層面素養(yǎng)。董事會秘書工作中涉及的不僅僅是本職工作中行政、輔助知識，也不單單局限于本企業(yè)經(jīng)營涉及的專業(yè)知識，還包括法律（尤其是經(jīng)濟法律）、人力資源管理、政治動態(tài)、宏觀經(jīng)濟知識、行業(yè)發(fā)展趨勢、專業(yè)財務(wù)知識以及一定的企業(yè)管理知識和公司運作經(jīng)驗。

2、公關(guān)協(xié)調(diào)素養(yǎng)。協(xié)調(diào)能力，是董事會秘書在監(jiān)督董事會發(fā)展規(guī)劃執(zhí)行過程中的必要素養(yǎng)。在實際的工作中，董事會秘書需要協(xié)商公司內(nèi)部的行政部門、人事部門、企宣部等需要進行相關(guān)工作的安排和配合，對上級的協(xié)調(diào)為行程協(xié)調(diào)、意見協(xié)調(diào)等。對外部的協(xié)調(diào)是新聞媒體、宣傳機構(gòu)、公關(guān)危機的協(xié)調(diào)。

3、商務(wù)禮儀素養(yǎng)。董事會秘書的商務(wù)禮儀素養(yǎng)主要表現(xiàn)在重要賓客接待、商務(wù)洽談禮儀以及日常工作中的辦公室著裝禮儀、電話禮儀與應(yīng)對技巧。

4、學(xué)習(xí)及溝通素養(yǎng)。在董事會秘書工作中積極學(xué)習(xí)新知識、新能力，提升自身整體素養(yǎng)的能力。溝通素養(yǎng)主要是董事會秘書及時溝通并注意溝通技巧，將任務(wù)在短時間內(nèi)完成溝通，獲得較好的效果。

5、承受力素養(yǎng)。董事會秘書工作密度高，工作要求高，需要較強的承受能力，如工作的突然性、強度大、復(fù)雜性、時效性等，都需要董事會秘書工作時承受強大壓力。

三、提升董事會秘書工作素養(yǎng)的策略

董事會秘書工作的特殊性和工作崗位的重要性，要求在工作中的素養(yǎng)需要不斷提升以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。提升董事會秘書的工作素養(yǎng)，需要從企業(yè)培訓(xùn)提升為先導(dǎo)，董事會秘書自身工作素養(yǎng)提高為主體，以工作的內(nèi)容和要求為標(biāo)準(zhǔn)，多渠道、多方法提升整體的工作素養(yǎng)。

1、企業(yè)制定素養(yǎng)培訓(xùn)計劃

董事會秘書屬于上市企業(yè)的高級管理職位，能力與薪資平衡。企業(yè)作為董事會秘書的雇傭者，應(yīng)當(dāng)以長期的企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，以董事會秘書的素養(yǎng)提升為企業(yè)核心人才培養(yǎng)的重點，依據(jù)企業(yè)3-5年的發(fā)展規(guī)劃以及行業(yè)市場走向，開展董事會秘書的技能、素養(yǎng)培訓(xùn)，主要的培訓(xùn)有出國外派學(xué)習(xí)，企業(yè)內(nèi)子公司輪崗培訓(xùn)，董事會秘書培訓(xùn)班，董事會秘書技能集中訓(xùn)練等，每個培訓(xùn)名額在2-3人，培訓(xùn)周期按照企業(yè)的發(fā)展周期而定，分為脫崗、輪崗的培訓(xùn)，每個周期暫定1周時間。

上市公司對于董事會秘書的培養(yǎng)是個長期的過程，點滴要求、細致培訓(xùn)，是逐步完善董事會秘書工作崗位要求和提升整體素質(zhì)的關(guān)鍵。上市企業(yè)在董事會秘書的培訓(xùn)上需要明確內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)的兼顧，內(nèi)部以企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、技能要求為主，外部的培訓(xùn)涉及商務(wù)禮儀、公文寫作、溝通技巧等實用性培訓(xùn)，有條件的企業(yè)可以安排每3個月一次的董事會秘書素質(zhì)拓展訓(xùn)練，增強體魄的同時培養(yǎng)董事會秘書的承受壓力、團結(jié)協(xié)作的精神。

2、自我進修提升整體素質(zhì)

由于董事會秘書在企業(yè)內(nèi)部承上啟下、舉足輕重的地位，因此，上市企業(yè)對董事會秘書的工作要求極其嚴(yán)格，董事會秘書自身需要認(rèn)識提升工作素養(yǎng)的重要性和必要性，加強自身的素養(yǎng)提升，在工作中提升業(yè)務(wù)能力，如利用工作之余的時間開展EMBA或MBA的課程學(xué)習(xí)，提升學(xué)歷，加強網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)班的視頻學(xué)習(xí)、模擬，參加董事會秘書實戰(zhàn)研修班等。例如學(xué)習(xí)行業(yè)相關(guān)的小語種及翻譯、外文公文書寫、著裝禮儀中的服裝搭配等。自我的見識、視野影響工作的時效性，董事會秘書在自我提升中，要以平時實踐為基礎(chǔ)，邊工作邊學(xué)習(xí)，邊探討邊交流，邊總結(jié)邊提高。

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