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      論述新時期做好企業(yè)辦公室文秘工作的思考

      2017-06-16 15:35:20常法通
      魅力中國 2017年21期
      關(guān)鍵詞:文秘工作新時期

      常法通

      摘要:現(xiàn)如今,市場經(jīng)濟深入發(fā)展,各行各業(yè)為了更好的參與競爭,不斷改與創(chuàng)新,化工企業(yè)作為國家基礎(chǔ)建設(shè)行業(yè),與百姓的日常生活息息相關(guān),在經(jīng)濟建設(shè)中的地位十分重要,堅持創(chuàng)新完善,就成為了企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵?;て髽I(yè)辦公室管理是企業(yè)管理工作的重點,屬于綜合管理體系中非常重要的一部分內(nèi)容,不僅涉及到文件、公文、信訪工作,也與監(jiān)督、服務(wù)密切相關(guān)。受到傳統(tǒng)思想的束縛,在新的發(fā)展時期,我國化工企業(yè)辦公室管理工作還存在很多不足,領(lǐng)導(dǎo)對管理不夠重視,工作內(nèi)容也不夠細化,且任務(wù)的分配不規(guī)范,無法保證嚴格管理,阻礙了辦公室職能的發(fā)揮。針對這樣的現(xiàn)象,在新的發(fā)展時期,化工企業(yè)辦公室管理工作必須堅持創(chuàng)新,對工作有一個系統(tǒng)的認識,創(chuàng)設(shè)辦公室管理的良好環(huán)境,制定管理規(guī)范制度,從而提出實質(zhì)舉措強化管理,為化工企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

      關(guān)鍵詞:新時期;企業(yè)辦公;文秘工作

      一、新時期化工企業(yè)辦公室管理的意義以及存在的不足

      辦公室是化工企業(yè)管理的核心部門,也是綜合化管理的基礎(chǔ)兼具協(xié)調(diào)與輔助功能。它能夠根據(jù)企業(yè)的供應(yīng)情況及時調(diào)整好理工作,分配好各部門的職責(zé),并完善監(jiān)督管理,提高企業(yè)的信譽和形象,加強與外界的溝通。然而,由于舊有管理模式的限制,以及管理辦法的制約,化工企業(yè)辦公室管理工作還存在很多不足,與新時期的工作需求不相適應(yīng),無法發(fā)揮辦公室管理的積極作用。

      (一)缺乏健全的辦公室管理制度。

      “沒有規(guī)矩不能成方圓”,在新時期的大背景下,我國化工企業(yè)辦公室管理工作還存在很多不足,尤其是缺乏健全的管理體系,無法為實際管理工作提供參考。首先,辦公室管理制度不規(guī)范,工作分配不科學(xué),存在職能交叉或空位的現(xiàn)象;其次,辦公室管理監(jiān)管不嚴格,監(jiān)督工作不到位,考評不及時,不利于調(diào)動辦公室管理者的工作積極性;最后,管理制度執(zhí)行力較差,有些部門不重視,執(zhí)行工作不嚴格,存在職能缺失現(xiàn)象。

      (二)辦公室服務(wù)工作不科學(xué)。

      化工企業(yè)作為國家基礎(chǔ)建設(shè)行業(yè),與百姓的關(guān)系十分緊密,作為特殊的資源供應(yīng)產(chǎn)業(yè),其工作宗旨就是全心全意為人民服務(wù),缺乏服務(wù)意識,在深度和廣度上認識不明,會嚴重阻礙企業(yè)職能的發(fā)揮。具體而言,化工企業(yè)辦公室服務(wù)層次不明,深度不夠,管理流程不細化和完善,影響了服務(wù)范圍的延展。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),有些辦公室管理者無法及時答復(fù)人們的問題,管理樞紐性作用不能凸顯,信息服務(wù)嚴重滯后。

      (三)化工企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)有待進一步提高

      化工企業(yè)辦公室管理內(nèi)容多樣,涉及到管理、服務(wù)等各項工作,管理者經(jīng)常

      身兼數(shù)職,繁重的作業(yè)也會制約他們的發(fā)展。另外,一些化工企業(yè)的職工也沒有接收過正規(guī)系統(tǒng)的學(xué)習(xí),創(chuàng)新意識淡薄,組織素養(yǎng)不高。其中還包含很多老員工,他們的思想意識落后,對辦公室管理不了解,信息技術(shù)掌握的不好,無法構(gòu)建一支高水平的管理隊伍,嚴重損害了國家利益。

      二、做好新時期化工企業(yè)辦公室管理工作的思考

      (一)完善化工企業(yè)辦公室的制度

      管理制度應(yīng)當從以下幾個方面來進行完善。首先,完善管理制度的體系,在管理時應(yīng)當采用多元化的管理方式,多員工的素質(zhì)、工作成績等多方面內(nèi)容進行管理,避免管理的單一性,導(dǎo)致管理領(lǐng)域不到位。其次,管理的目標應(yīng)當精細到具體的人或物甚至是工作過程中的每一步操作流程,明確規(guī)定什么是該做的什么是不該做的;最后,管理力斌應(yīng)當先進化、創(chuàng)新化。積極采用國內(nèi)外先進的管理方式,取長補短,吸取這些管理制度中的經(jīng)驗,完善化工企業(yè)辦公室的制度。

      (二)明確化工辦公室的服務(wù)內(nèi)容和方向

      深入全面的貫徹落實服務(wù)的職能,拓展服務(wù)職能的范圍,將服務(wù)職能細化的每個部門,各個領(lǐng)域。積極聽取各方面的意見。本著服務(wù)、監(jiān)督、責(zé)任、規(guī)范的宗旨,進行深層次的服務(wù)。變被動服務(wù)為主動服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)提供更加貼心的輔助性幫助。同時,協(xié)調(diào)好各部門之間的職能關(guān)系,積極做好化工企業(yè)辦公室的后續(xù)工作,為化工企業(yè)的發(fā)展出謀劃策,給企業(yè)帶去更多經(jīng)濟效益。

      (三)提高化工企業(yè)辦公室管理者的綜合素質(zhì)

      打造一支高素質(zhì)的辦公室管理隊伍,強化職工的管理意識、管理職能是新時期化工企業(yè)能夠進一步發(fā)展的基礎(chǔ),也是完善管理電力服務(wù)的核心。對此,化工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要做好人員選拔,聘請接受過專業(yè)學(xué)習(xí)的管理人員,對上崗的管理者還要進行集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn),在企業(yè)內(nèi)部營造競爭的積極氛圍,注意職工能力的提升,從而強化辦公室管理水平,完善行業(yè)服務(wù)。加強能力建設(shè),采取多種措施組織辦公人員學(xué)習(xí)化工生產(chǎn)技術(shù)、化工經(jīng)營管理、化工改革方向、化工產(chǎn)業(yè)政策等電業(yè)基礎(chǔ)知識,全面提升業(yè)務(wù)素質(zhì),提高辦公服務(wù)能力。

      (四)增強協(xié)調(diào)能力

      辦公室管理要從整體系統(tǒng)來把握,提高管理效率,做到上傳下達,溝通內(nèi)外,及時向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行決策,推動企業(yè)工作有序開展。辦公室人員平時應(yīng)注意做好資料的積累,對上級的指示、規(guī)定,化工行業(yè)當前的任務(wù)形勢,與本單位相關(guān)的動態(tài)方面的資料等等。對內(nèi)加強管理,在協(xié)調(diào)過程中,按原則、按規(guī)矩辦事,消除不同價值取向、不同利益需求所產(chǎn)生的矛盾,分配好各個部門的職責(zé)。

      (五)現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用能力

      企業(yè)辦公現(xiàn)代化 ,信息傳遞都使用了電子網(wǎng)絡(luò),文秘工作者要熟練掌握這一技術(shù),最大限度地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以提高工作效率和工作質(zhì)量。

      三、總結(jié)

      以上是本人結(jié)合本職工作對如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作的幾點思考。 其中最大的體會是,企業(yè)辦公室文秘工作者是一個奉獻大于索取、工作不出政績的崗位,可謂“好漢子 ”不想干 ,“賴漢子 ” 干不了 , 選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻精神。 探討做好企業(yè)辦公室文秘工作的思路和方法,就是要更好地找出企業(yè)辦公室文秘工作的規(guī)律,提高企業(yè)文秘工作的效率,使文秘工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù),為企業(yè)做出新的更大貢獻。

      參考文獻:

      [1]王香云,淺談如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作,河北企業(yè),2015年07月。

      [2]林靜、王家杰,做好新時期電力企業(yè)辦公室管理工作的思考,科技咨詢,2011年04月。

      [3]李圣斌,做好新時期企業(yè)辦公室管理工作的思考,經(jīng)營管理者,2012年04月。

      [4]劉盼盼,做好新時期電力企業(yè)辦公室管理工作的思考,經(jīng)營管理者,2016年12月。

      [5]馮玉榮,做好新時期企業(yè)黨委辦公室工作的思考,東方企業(yè)文化,2013年01月。

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