加強(qiáng)檔案的安全管理

摘要：在各行各業(yè)的發(fā)展中檔案管理工作都是十分重要的，尤其是對(duì)于行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、大型企業(yè)等，檔案管理工作一直都有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)，在檔案管理工作中安全始終是最首要的問(wèn)題之一。但是在檔案管理的實(shí)踐中，安全問(wèn)題始終存在，尤其是近年來(lái)隨著電子檔案的增多，安全問(wèn)題更顯突出，對(duì)此筆者在本文中在對(duì)檔案安全管理的概述基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析了當(dāng)前檔案安全管理中存在的問(wèn)題，并且結(jié)合問(wèn)題提出了加強(qiáng)檔案安全管理的對(duì)策和建議，旨在通過(guò)本文的研究，為檔案管理部門(mén)強(qiáng)化安全管理提供有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；安全管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、檔案安全管理概述

（一）檔案安全管理的內(nèi)涵

檔案安全管理是指是指建立檔案的有關(guān)單位或者專(zhuān)門(mén)的檔案館、檔案室對(duì)保管的檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。當(dāng)前檔案安全管理工作形勢(shì)出現(xiàn)了新的變化，除了要預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn)，還要預(yù)防電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)管理方式上應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)在帶來(lái)便捷高效的基礎(chǔ)上，也存在著很大的安全隱患。

（二）檔案安全管理的重要性

檔案的安全管理不但是檔案管理工作中最基礎(chǔ)重要的工作，影響著其他工作的開(kāi)展，同時(shí)也關(guān)系到相關(guān)單位和主體的機(jī)密，對(duì)其發(fā)展也是具有重要影響的，例如國(guó)家軍事部門(mén)的檔案安全管理、有關(guān)企業(yè)的技術(shù)秘密檔案管理等，安全問(wèn)題是最基礎(chǔ)的也是關(guān)系到發(fā)展命脈的大事。

二、當(dāng)前檔案管理中存在的安全問(wèn)題

隨著當(dāng)前檔案形式內(nèi)容的多樣化以及管理的多元化，檔案安全管理也受到了更多不安全因素的影響，包括檔案管理人員主觀認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題、客觀方面檔案管理設(shè)備設(shè)施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得檔案在安全管理方面產(chǎn)生了一些較為突出的問(wèn)題。

（一）對(duì)檔案安全管理的重視程度不夠

無(wú)論是在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或者是在企業(yè)，檔案管理工作雖然一直作為管理工作的組成部分，但是并不受到重視，同時(shí)檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理不重視，更不用說(shuō)檔案的安全管理了。有些專(zhuān)門(mén)的檔案館在檔案管理問(wèn)題上會(huì)比較重視，但是在具體的安全管理上也存在著不足，缺乏安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，也缺乏應(yīng)對(duì)處理能力。由于思想上的不重視，使得檔案安全管理具體工作存在著很多落實(shí)不到位甚至根本沒(méi)有進(jìn)行安全防范的問(wèn)題。

（二）檔案存放場(chǎng)所和設(shè)備設(shè)施方面存在的安全問(wèn)題嚴(yán)重

從檔案管理對(duì)象上來(lái)看主要有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，在安全管理上所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也是不同的。首先，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全管理問(wèn)題上，主要包括檔案存放場(chǎng)所存在的安全隱患，場(chǎng)所所處地在地形地勢(shì)上或高或低；檔案存放場(chǎng)所溫度濕度也有可能造成檔案的損壞，尤其是溫濕度變化較大的地區(qū)。檔案存放場(chǎng)所安保措施的不健全也是檔案安全管理的隱患，例如缺少防盜門(mén)窗設(shè)計(jì)、電路老化等問(wèn)題。其次，電子檔案的安全管理面臨的潛在威脅嚴(yán)重，包括計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒(méi)有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊的防范措施。

（三）檔案安全管理制度不健全

目前在大多數(shù)的檔案管理部門(mén)都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是制度中存在著不完善的問(wèn)題，從目前檔案安全管理制度來(lái)看，主要存在兩方面的問(wèn)題，一是現(xiàn)有制度規(guī)范框架化嚴(yán)重，缺乏具體明確的崗位職責(zé)、安全管理措施責(zé)任人不明確，導(dǎo)致工作中缺少分工，出了事沒(méi)有人負(fù)責(zé)，相互推脫；二是制度中缺乏監(jiān)管內(nèi)容，工作人員在工作中缺乏監(jiān)督，工作落實(shí)中很多疏忽、錯(cuò)誤得不到糾正。

（四）檔案安全管理人員能力素質(zhì)有待提高

在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案管理人員都是體制內(nèi)的人員，對(duì)檔案安全管理工作不夠重視，工作中得過(guò)且過(guò)，防范意識(shí)差。檔案安全管理人員的素質(zhì)能力不足體現(xiàn)在日常工作中安全管理工作落實(shí)不到位，例如定期的檢查工作只進(jìn)行表面檢查，不細(xì)致，甚至有的根本不按照檢查要求進(jìn)行定期檢查，導(dǎo)致一些檔案損壞而不知。

三、加強(qiáng)檔案安全管理的對(duì)策

對(duì)檔案進(jìn)行安全管理要在嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，貫徹預(yù)防為主，防治結(jié)合的原則，對(duì)包括檔案實(shí)體、電子檔案和存檔場(chǎng)所進(jìn)行全面的安全管理。

（一）強(qiáng)化檔案安全管理的意識(shí)

檔案安全管理可以說(shuō)是檔案管理工作的首要要求，因此必須予以高度的重視，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)從領(lǐng)導(dǎo)到具體崗位人員的安全管理意識(shí)，這樣才能將安全管理的措施貫徹落實(shí)到位。這就需要檔案管理部門(mén)加強(qiáng)檔案安全管理的重視并向檔案安全管理崗位人員進(jìn)行宣傳，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要性，樹(shù)立起安全責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化崗位職責(zé)意識(shí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)、本單位的規(guī)章制度，樹(shù)立防范意識(shí)，建成檔案安全管理的思想堡壘。

（二）加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的安全場(chǎng)所建設(shè)與硬件建設(shè)

由于當(dāng)前檔案既有紙質(zhì)形式又有電子形式，因此在檔案管理場(chǎng)所的選擇上要充分考慮到各種情況。首先，在地勢(shì)位置上不能過(guò)高或者過(guò)低，同時(shí)還要選擇溫度、濕度較為適宜的地方，這樣有利于保證紙質(zhì)檔案的安全。其次，在檔案保管場(chǎng)所還要設(shè)立可靠的安全防盜門(mén)窗、監(jiān)控，并定期的進(jìn)行檢查和維護(hù)，尤其是電路檢查，避免發(fā)生火災(zāi)造成檔案的毀損。

（三）加強(qiáng)檔案安全管理的制度規(guī)范化

檔案安全管理制度是確保檔案安全管理的保障，只有完善的規(guī)范化的檔案安全管理制度才能確保檔案安全管理的貫徹落實(shí)。在制度完善的過(guò)程中，我們要嚴(yán)格的依照國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合本單位的檔案安全管理需要制定具有可行性的規(guī)章制度，并在制度中明確崗位和職責(zé)，實(shí)施崗位責(zé)任制。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案資源不但能夠作為歷史資料起到依據(jù)性作用，同時(shí)檔案也是重要的文化資源，但是許多單位的檔案管理尤其是安全管理沒(méi)有被重視，檔案安全管理問(wèn)題突出，從基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備到制度規(guī)范、管理人員能力素質(zhì)等都存在著一定的欠缺，本文在問(wèn)題分析的基礎(chǔ)上提出了改進(jìn)的建議。實(shí)際上檔案管理中不只安全問(wèn)題，還有許多其他問(wèn)題需要我們進(jìn)行系統(tǒng)研究，對(duì)此筆者將在今后繼續(xù)研究。

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作者簡(jiǎn)介：王靜（1979.04.20）女，籍貫：四川，單位：云南省地方病防治所，研究方向：檔案管理。endprint