張建平

摘 要：隨著人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息資源在研究事物發(fā)展規(guī)律、繼承成果過(guò)程中起著承前啟后的作用，檔案信息資源的價(jià)值日益滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。分析了當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中存在的主要問(wèn)題，探討了如何開(kāi)發(fā)檔案信息，提高檔案利用率的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案信息；檔案資源；開(kāi)發(fā)；利用

檔案是記載社會(huì)活動(dòng)的全過(guò)程和具體成果，它是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)寫(xiě)照，是反映和儲(chǔ)備社會(huì)活動(dòng)信息資源的重要載體。它能夠傳承文明、記錄歷史、服務(wù)社會(huì)、造福人類(lèi)，是人類(lèi)的物質(zhì)載體，是社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，是一種“社會(huì)記憶”。

檔案部門(mén)作為檔案信息匯集、交流的中心，應(yīng)該跟上社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，多渠道爭(zhēng)取資金，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，提高對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、處理、檢索能力，從而提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的效率。檔案部門(mén)可以通過(guò)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個(gè)統(tǒng)一的、開(kāi)放的信息資源系統(tǒng)，真正達(dá)到檔案信息資源的共享。

首先加強(qiáng)檔案的編研工作。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，利用者需要檔案部門(mén)快速、高效地提供多層次的檔案信息。這就要求檔案部門(mén)不僅向利用者提供原始檔案，還要根據(jù)利用者和社會(huì)的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。

其次強(qiáng)化服務(wù)職能，提高服務(wù)質(zhì)量。為了全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，檔案部門(mén)應(yīng)運(yùn)用各種服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，最大限度地滿(mǎn)足利用者的需求。在服務(wù)態(tài)度上做到熱情主動(dòng)、細(xì)致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會(huì)形勢(shì)，了解社會(huì)需求，及時(shí)地、有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)檔案資源，提供社會(huì)急需的高質(zhì)量檔案信息。在服務(wù)形式上做到上門(mén)服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用。

第三實(shí)行有償服務(wù)，調(diào)動(dòng)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作人員的積極性。檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作是一項(xiàng)投入多、周期長(zhǎng)、見(jiàn)效慢、效益大的工作。每一項(xiàng)檔案信息開(kāi)發(fā)成果都凝結(jié)著檔案人員的辛勤勞動(dòng)。檔案機(jī)構(gòu)作為社會(huì)公益機(jī)構(gòu)，一直靠國(guó)家有限的投入開(kāi)展工作。檔案經(jīng)費(fèi)的缺乏，抑制了檔案人員的工作積極性，直接影響著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)與其創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，按一定比例收取費(fèi)用，增加經(jīng)費(fèi)投入，促使其健康發(fā)展，走以檔案養(yǎng)檔案的路子，使檔案信息開(kāi)發(fā)工作形成良性循環(huán)。

第四，要端正意識(shí)，應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，搞好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用。人們一直注重文書(shū)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和管理，不太重視科技檔案，專(zhuān)門(mén)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，沒(méi)有進(jìn)行多渠道開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，這樣限制了檔案的利用。隨著社會(huì)的進(jìn)步，管理的來(lái)密性，工作的迫切性，需要我們?cè)诟鼜V泛的范圍和更深層次的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，采取積極主動(dòng)的辦法，多渠道及時(shí)準(zhǔn)確地把信息資源提供出來(lái)，把檔案的潛在的能量，充分地發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

第五，明確收集檔案信息資源的途徑。檔案的種類(lèi)很多，不同的種類(lèi)的檔案，其具體形成過(guò)程存在差異。比如，科技檔案的形成規(guī)律區(qū)別于政務(wù)檔案，以同一項(xiàng)科技，生產(chǎn)活動(dòng)為中心的檔案，具有完整性和獨(dú)立性，若繼續(xù)采用同一形成者為中心的管理方法，會(huì)破壞檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，所以應(yīng)采用更為科學(xué)合理的“實(shí)用性”原則。通常我們?cè)跉w類(lèi)時(shí)容易用同一科室或同一問(wèn)題來(lái)歸檔，但在實(shí)際工作中應(yīng)兼顧檔案利用的便捷高效性，既要維護(hù)檔案形成過(guò)程中的本質(zhì)聯(lián)系，又要便于查找利用。檔案信息的收集管理和利用有著密切的聯(lián)系一一定的因果關(guān)系。有文必檔，容易形成一大堆無(wú)用的檔案，不利于查找利用。必要的信息資源不立檔，就沒(méi)有檔案信息，談不上更好地利用檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有檔案信息作借鑒，就不能搞好本單位的工作。所以在收集檔案時(shí)一事實(shí)上要用來(lái)密的思維和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，注意甄別檔案。

第六，要掌握好檔案開(kāi)發(fā)利用。信息資源立檔后，怎樣在進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用呢？一是檔案管理需要各種檢索工具。如卡片目錄，電子目錄。注意提高編制水平，達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二是編研史料，系統(tǒng)服務(wù)，及時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，根據(jù)工作性質(zhì)，確定不同主題的匯編材料，命名為 ** 單位發(fā)文匯編，** 資料匯編。比如單位領(lǐng)導(dǎo)最常用的是本單位形成的發(fā)文，那么每一次的發(fā)文都多打印一份（或復(fù)制一份），編輯在一起，到年末把本年度的發(fā)文訂成一本發(fā)文匯編，這樣在以后的工作中領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，可以很容易查找，迅速地提供利用，又不用把檔案拿出來(lái)，有效地保護(hù)了檔案，延長(zhǎng)了檔案的壽命。隨著社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的普及，產(chǎn)生了電子文件，電子檔案的產(chǎn)生，給我們的工作帶來(lái)了很大的便利條件。同時(shí)我們也應(yīng)該根據(jù)它的特性注意幾個(gè)方面，電子檔案的利用形式有三種：提供拷貝，通信傳輸和直接利用。電子檔案利用形式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多重化，需要我們對(duì)電子檔案采取一系列管理措施。電子檔案雖然便于保存檔案，但是它是通過(guò)磁盤(pán)或光盤(pán)等，具有不確定性，所以必須有可靠的備份。還有電子檔案可以直接利用，可以同時(shí)多人利用，同時(shí)，容易泄密，所以在利用電子檔案時(shí)，要建立安全檢查制度，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)關(guān)機(jī)狀態(tài)檢查，用戶(hù)合法性檢查，備份文件的定期檢查。在借閱電子檔案拷貝時(shí)，

確立拷貝回收制度并防止拷貝再?gòu)?fù)制，防止檔案信息無(wú)原則的散失，再一個(gè)就是十分重要的制度保障，電子檔案及其數(shù)據(jù)管理人員的保密責(zé)任制。時(shí)時(shí)有保密意識(shí)，為了確保萬(wàn)無(wú)一失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置跟蹤程序，自動(dòng)記錄系統(tǒng)每日操作的實(shí)際情況，對(duì)重要的不能對(duì)外提供利用的檔案進(jìn)行加密，還要時(shí)時(shí)防護(hù)病毒，借助于最新研制的殺毒軟件進(jìn)行保護(hù)電子檔案的安全。對(duì)可以提供利用的檔案，全力以赴提供利用，讓檔案充分發(fā)揮積極作用，對(duì)需要保密的檔案，一定要注意守密。

第七，檔案洗洗管理人員素質(zhì)急待提高檔案信息管理人員素質(zhì)一直是困套檔案工作的重要問(wèn)題，由于檔案人員只是結(jié)構(gòu)水平和綜合能力較低，他們不熟悉保管的檔案信息資源的情況，因而提供不出利用者所需要的信息資料，使利用者無(wú)法方便、快捷和有效地利用檔案信息資料，更談不上對(duì)檔案信息資料的開(kāi)發(fā)和利用了，久而久之，人們失去了查找信息資源、解決實(shí)際問(wèn)題的信息，這些問(wèn)題最終導(dǎo)致檔案信息資源的利用率逐漸下降。

總之，作為檔案管理工作者，一定要做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，既要提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案利用的社會(huì)效益，通過(guò)開(kāi)展多種形式，多渠道，多層次的開(kāi)發(fā)利用工作，使檔案信息資源能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界提供及時(shí)的，有效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的參考和憑證作用，為人類(lèi)的進(jìn)步做貢獻(xiàn)。