“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題與對策

張曉娟

摘 要：隨著互聯網時代的到來，使得“互聯網+”不斷被各行各業(yè)所廣泛運用。在“互聯網+”時代的影響下，促使檔案服務外包工作得以順利開展。因此，本文對“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題進行簡要的分析，并闡述改善“互聯網+”時代檔案服務外包的幾點策略，為檔案服務外包企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提出可參考性意見。

關鍵詞：互聯網+；檔案服務外包；存在的問題；改善策略

隨著科技技術的不斷發(fā)展，使得“互聯網+”在檔案服務外包企業(yè)的發(fā)展過程中有著至關重要的作用。在進行檔案管理的過程中，由于檔案的數量不斷增多，且其管理的內容相對較為復雜。因此，為使這一現狀得到有效改善，應采取有效的措施進行改善，使其為檔案服務外包企業(yè)的發(fā)展提供有效保障。

1 “互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題

（一）檔案服務外包缺乏安全性

檔案服務外包缺乏安全性，其存在的風險主要分為兩個方面：一方面，檔案實體的損毀風險。檔案實體在“互聯網+”時代檔案服務外包的過程中，存在著諸多安全隱患未被解決，其主要包括以下幾個內容：第一，由于檔案服務外包企業(yè)缺乏良好的工作環(huán)境，使得其工作條件未能滿足檔案管理的各項要求，進而給檔案實體造成了巨大的影響。第二，在進行檔案管理的過程中，存在搬運、拆盒等現象，若檔案服務外包人員未有足夠的檔案管理意識，較為輕松的會給檔案實體帶來一定的損失。另一方面，檔案信息的失密風險。由于檔案信息的范圍較為廣泛，若檔案中的信息一旦泄露，就會給社會以及個人帶來巨大的危害。檔案服務外包人員為使自身的利益達到最大化，將眾多檔案信息販賣給不法分子，這不僅會給相關人員帶來人身傷害，也會嚴重的影響著檔案服務外包企業(yè)的形象。

（二）檔案服務外包企業(yè)缺乏統(tǒng)一管理

檔案服務外包企業(yè)缺乏統(tǒng)一管理，使得其整體的管理水平略低，其主要分為以下兩個方面：一方面，檔案服務外包行業(yè)較不發(fā)達。改革開放以來，使得檔案服務外包行業(yè)依然處在發(fā)展前期。由于存在資金的嚴重缺乏、檔案設備較不健全以及缺乏先進的技術等問題，致使檔案服務外包企業(yè)只能采取落后的方式展開運營，也未能充分的發(fā)揮出企業(yè)自身所具有的優(yōu)勢，從而影響著檔案服務外包企業(yè)的高效發(fā)展。另一方面，檔案服務外包企業(yè)缺乏統(tǒng)一管理。檔案服務外包企業(yè)若想在市場環(huán)境中占據著主導地位，就需要制定規(guī)范的管理體系。就現今檔案服務外包企業(yè)的發(fā)展而言，其未能形成統(tǒng)一的管理體系，使得檔案服務外包企業(yè)工作的開展情況依舊較為懶散，進而使檔案服務外包企業(yè)的長遠發(fā)展受到限制。

（三）檔案管理人員缺乏專業(yè)素質

由于檔案服務外包企業(yè)的工作人員缺乏專業(yè)素質，這成為限制檔案服務外包企業(yè)高效發(fā)展的關鍵性影響因素。檔案服務外包企業(yè)為有效發(fā)展自身的經濟效益，不斷降低檔案管理的成本。檔案服務外包企業(yè)將業(yè)務的開展工作作為企業(yè)運營的重點內容。因此，專業(yè)的檔案管理人員則是少之又少[1]。檔案服務外包企業(yè)大多數選用低學歷或是在校學生，其主要體現在以下兩個方面：一方面，由于在校學生缺乏一定的工作經驗，其未對自身的收入有著較高的要求。另一方面，由于檔案服務外包企業(yè)正處于發(fā)展階段，其運營缺乏相關專業(yè)檔案管理人員。在開展檔案管理工作的過程中，只能進行技術水平略低的檔案管理工作，缺乏一定的專業(yè)素質，也未能對檔案服務外包企業(yè)的建設提供高水平、高標準的服務，進而影響著檔案管理工作開展的質量和效率。

2 改善“互聯網+”時代檔案服務外包的幾點策略

（一）加強檔案服務外包的安全防范措施

為有效加強檔案服務外包的安全防范措施，其主要體現在以下兩個方面：一方面，加強工作環(huán)境的安全管理。為使檔案服務外包企業(yè)的經濟效益得以高效發(fā)展，首先應確保工作環(huán)境的安全問題。國家檔案局所頒布的各項條例明確指出，應不斷改善檔案服務外包工作的開展情況，為使其得以順利進行提供有效保障。不僅能有效降低安全風險的發(fā)生機率，也保證了檔案信息的安全性，應當在檔案管理的場所安裝監(jiān)控設備，針對視頻內容檔案服務外包企業(yè)應定期進行查看。若有違法亂紀的工作人員，可采取懲治的方式進行警告，嚴重者可直接開除[2]。除此之外，為防止檔案信息出現混淆的現象，檔案管理人員可采取有效的措施進行安全防護。比如，利用一定量的檔案裝具，將所有的檔案信息進行分類。另一方面，加強檔案信息的安全管理。為使檔案信息得以安全保管，應采取法律的方式方法。為使檔案信息的內容不外泄，在檔案管理部門與檔案服務外包企業(yè)簽訂合約的過程中，應當將保密條約列入合約中，對檔案服務外包企業(yè)提出較高的要求，不得以任何理由向第三方泄露，一旦出現泄露的現象，檔案服務外包企業(yè)將承擔相應的法律責任。

（二）提高檔案服務外包的統(tǒng)一管理

提高檔案服務外包的統(tǒng)一管理，其主要體現在以下兩個方面：一方面，改善檔案管理部門的統(tǒng)一管理。國家檔案管理部門可針對檔案信息的內容，對檔案服務外包企業(yè)展開定期的監(jiān)督管理工作。若存在不合格的檔案服務外包企業(yè)，國家檔案管理部門可要求其進行整改，將整改的結果記錄在檔案中。若檔案服務外包企業(yè)的各項指標都達不到標準，國家檔案管理部門可隨時取消其任職資格，在一定程度上，限制著檔案服務外包企業(yè)的高效發(fā)展，為檔案服務外包企業(yè)創(chuàng)造一個優(yōu)良的工作環(huán)境。另一方面，加強檔案服務外包企業(yè)的資質管理。就現今我國檔案服務外包企業(yè)的發(fā)展而言，由于檔案服務外包企業(yè)的管理條例較為復雜，為有效改善這一現狀，就必須制定一個較為標準化的資質管理體系，有效促進檔案服務外包企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。不僅要將企業(yè)自身所擁有的資金以及檔案管理人員進行規(guī)范，還需要針對檔案服務外包企業(yè)的業(yè)務工作以及檔案管理人員的專業(yè)素質提出較高的要求。

（三）提升檔案服務外包人員的專業(yè)素質和技術水平

有效提升檔案管理人員的專業(yè)素質，應將企業(yè)領導的經營理念轉變。檔案服務外包企業(yè)的高效發(fā)展取決于企業(yè)領導的經營理念，只有不斷將企業(yè)領導的經營理念轉變，才能更好的適應現今不斷變化的時代，為檔案服務外包企業(yè)的長遠發(fā)展打下基礎。檔案服務外包企業(yè)應將所開展的業(yè)務工作范圍逐漸擴大化，使其為市場環(huán)境中的技術服務提供諸多便利條件。除此之外，還應不斷培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，以此來提升自身的專業(yè)素質。檔案服務外包企業(yè)為有效培養(yǎng)更多的人才，應不斷對檔案管理人員展開專業(yè)知識的培訓，使其能夠更好的掌握專業(yè)知識，深刻的認知到檔案管理工作的重要性，并具有熟練的操作技能，將自身的優(yōu)勢發(fā)揮到最大化。還應熟知相關的檔案法律法規(guī)，逐漸發(fā)展成為全能的優(yōu)秀檔案管理人員。

3 結論

綜上所述，在“互聯網+”時代的背景下，采取檔案服務外包的形式，能有效降低檔案管理工作的各類開銷，并不斷提升檔案管理人員的工作效率和工作質量。但在檔案服務外包企業(yè)的過程中，依然存在諸多問題有待解決。比如，檔案服務外包缺乏安全性、檔案服務外包企業(yè)缺乏統(tǒng)一管理等主要問題。為使這些問題得以解決，應采取有效的措施。比如，加強檔案服務外包的安全防范措施、提高檔案服務外包的統(tǒng)一管理等，進而為檔案服務外包企業(yè)的發(fā)展做出巨大的貢獻。

參考文獻

[1]畢良軍.基于“互聯網+”環(huán)境下的檔案利用服務工作出現的問題與對策研究[J].現代交際，2017，06：118+117.

[2]馬仁杰，丁乙.檔案信息服務評價的指標體系構建與應用[J].檔案學通訊，2017，01：51-59.