芻議事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的弊端及優(yōu)化

韋華方

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，檔案管理工作內(nèi)容在不斷整合，作為事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理來(lái)說(shuō)也需要進(jìn)行新的調(diào)整，基于此檔案管理員的自身業(yè)務(wù)水平也要不斷強(qiáng)化，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，強(qiáng)化檔案管理，提升其利用價(jià)值是非常值得重視的方面，在此，本文分析了相關(guān)工作內(nèi)容，也明確了財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中的弊端，同時(shí)也提出了提高檔案優(yōu)化效率的有效措施，旨在通過(guò)簡(jiǎn)明分析，提高認(rèn)識(shí)，也為事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作盡有效助力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；弊端；優(yōu)化策略

在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中，工作任務(wù)較為繁瑣，涉及到諸多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集與整理，所以財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該從具體內(nèi)容出發(fā)，通過(guò)管理的合理性，提高對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的利用效率，也為相關(guān)人員提供更加科學(xué)的借鑒，下面通過(guò)分析，也進(jìn)一步明確財(cái)務(wù)檔案利用的價(jià)值，以此也能為財(cái)務(wù)檔案管理的有效發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，下面具體分析：

1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的弊端

1.1 缺乏規(guī)范的管理制度

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的建立，雖然在財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度上做了明確規(guī)定，但由于財(cái)務(wù)檔案管理制度的落后，在實(shí)際工作中，常常出現(xiàn)崗位設(shè)置不明確、檔案借閱查詢流程不規(guī)范等問(wèn)題。很多管理工作人員沒(méi)有根據(jù)具體規(guī)定來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的查找與翻閱，同時(shí)財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)間的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。在對(duì)檔案進(jìn)行利用的背景下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)便利性與快捷性，同時(shí)檔案提取過(guò)程中允許工作人員自己提取檔案，所以，檔案的接轉(zhuǎn)存在不密封的情況，還存在借出時(shí)間長(zhǎng)而不歸還的問(wèn)題。另外，還有個(gè)別人會(huì)將財(cái)務(wù)檔案抽取出來(lái)并涂改，甚至是造假。以上情況對(duì)于財(cái)務(wù)檔案真實(shí)性與可靠性，包括機(jī)關(guān)檔案管理工作的正常開(kāi)展都具有不利影響，應(yīng)該給予重視。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展存在缺失

事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中仍然存在許多問(wèn)題。因?yàn)榧堎|(zhì)財(cái)務(wù)檔案在裝訂、整理的過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行有效的分類，在進(jìn)行電子檔案管理以后，紙質(zhì)檔案的歸檔是極為繁瑣、復(fù)雜的工程，沒(méi)有充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。在對(duì)認(rèn)識(shí)檔案使用記錄進(jìn)行分析的過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)檔案所服務(wù)的對(duì)象已經(jīng)擴(kuò)展到諸多部門(mén)，而財(cái)務(wù)檔案利用的形式也更加多樣化。通過(guò)實(shí)踐研究調(diào)查顯示，很多單位仍然運(yùn)用手工操作的形式展開(kāi)財(cái)務(wù)檔案管理工作，所以，工作量極大。在這種情況下，檔案跨單位利用很難充分展現(xiàn)管理系統(tǒng)自身的實(shí)用性，所以，仍然要有紙質(zhì)檔案作為支撐，這對(duì)于檔案保管工作的開(kāi)展十分不利，而且會(huì)影響到工作開(kāi)展的效率。

1.3 財(cái)務(wù)檔案過(guò)程的利用率低

首先，財(cái)務(wù)檔案本身就應(yīng)該具有有效的利用價(jià)值，但從實(shí)際事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中看，財(cái)務(wù)檔案的利用價(jià)值不高，也是重要弊端之一，沒(méi)有被廣泛使用，財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)過(guò)程中都是較為私密的，同時(shí)財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中也有部分檔案屬于政府文件等資料，并沒(méi)有很大的利用價(jià)值，若有公眾提出想要的財(cái)務(wù)檔案資源，檔案部門(mén)無(wú)法提供也是實(shí)際問(wèn)題，所以，在財(cái)務(wù)檔案的利用價(jià)值方面，沒(méi)有形成良好的利用效率。其次從財(cái)務(wù)檔案的整理中涉及到諸多內(nèi)容，因檔案收集與開(kāi)放過(guò)程中尚且有一定時(shí)間，所以財(cái)務(wù)檔案的利用時(shí)效性可能會(huì)因保存時(shí)間問(wèn)題受到限制，尤其在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中一些重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，必須滿足一定要求，才能開(kāi)放，可以說(shuō)財(cái)務(wù)檔案不是新聞，并不存在時(shí)效性，這就對(duì)于人們的利用產(chǎn)生阻礙，尤其在信息時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程往往與其脫軌，造成了財(cái)務(wù)檔案信息超載現(xiàn)象，基于時(shí)代發(fā)展，人們對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的關(guān)注也會(huì)越來(lái)越少，這就造成了相關(guān)利用率問(wèn)題低等問(wèn)題產(chǎn)生。

2 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)化途徑

2.1 提升財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)與重視

要想做好事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須要從提升財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度著手。事業(yè)單位內(nèi)部必須要意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的必要性與重要性，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員不僅要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，同時(shí)還要做好財(cái)務(wù)檔案的監(jiān)督工作，真正形成主人翁意識(shí)，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案實(shí)施細(xì)致、嚴(yán)格地鑒定與審核，將財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)能力與監(jiān)管作用充分發(fā)揮出來(lái)。與此同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層也必須要意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展與發(fā)展的重要性，必須要清楚財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)提升事業(yè)單位科學(xué)決策的重要作用，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)層以身作則，切實(shí)提升事業(yè)單位內(nèi)部員工的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，力爭(zhēng)為財(cái)務(wù)檔案管理工作構(gòu)建一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境，從而有效保障事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素養(yǎng)

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然，新常態(tài)下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作也必定會(huì)朝著電子檔案的管理模式發(fā)展。為了滿足這一要求，行政事業(yè)單位應(yīng)該考慮到實(shí)際情況來(lái)有針對(duì)性地培訓(xùn)檔案管理工作者，提高管理人員的檔案素質(zhì)，從而培養(yǎng)一只具備綜合素質(zhì)與素養(yǎng)的管理隊(duì)伍。第一，在形式上加強(qiáng)員工的財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)人員擁有學(xué)術(shù)交流和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，利用業(yè)務(wù)交流會(huì)議、專家講座、專業(yè)課程學(xué)習(xí)等多種方式來(lái)完成培訓(xùn)，以此來(lái)提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平。第二，注重內(nèi)容方面的財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)，能夠結(jié)合行政事業(yè)單位的實(shí)際要求來(lái)開(kāi)展財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)、檔案管理以及信息化管理等方面的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)，以此來(lái)完善從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，幫助財(cái)務(wù)檔案管理人員提升工作能力。

2.3 實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化的管理

面對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，必須改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方法，建立完善的會(huì)計(jì)電算化管理體制，以保證會(huì)計(jì)檔案工作的順利進(jìn)行。無(wú)論在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷上，還是在檔案歸檔及銷毀工作上，都必須嚴(yán)格按照制定的規(guī)范操作。其中，在裝訂會(huì)計(jì)憑證上，應(yīng)按照要求使用符合要求的裝訂封皮、黏封裝訂線，并且要求會(huì)計(jì)人員在黏封處印章。對(duì)于封皮表面內(nèi)容的填寫(xiě)，嚴(yán)格按照規(guī)定填寫(xiě)，并按照相關(guān)規(guī)定編排順序存檔；在對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保存上，應(yīng)嚴(yán)格按照綜合檔案室的要求，將財(cái)務(wù)檔案移交給綜合檔案室的相關(guān)單位，并由財(cái)務(wù)部門(mén)保管。為了保證財(cái)務(wù)檔案的有效性，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的保管期限，并確保檔案室內(nèi)保持干燥，配飾相應(yīng)的防盜、防蛀、防火等安全設(shè)施，以保證財(cái)務(wù)檔案的完整性和安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文在明確了事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理弊端后，又提出了相關(guān)的優(yōu)化策略，基于此，作為財(cái)務(wù)檔案管理工作人員，應(yīng)該重視發(fā)展，明確相關(guān)的管理工作的具體實(shí)施策略，同時(shí)，應(yīng)該給予高度重視，在管理過(guò)程中要結(jié)合本單位的發(fā)展與實(shí)際，有的放矢的實(shí)施各種合理措施，以此推動(dòng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠更進(jìn)一步發(fā)展。

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