李莉虹

摘 要：在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，各個行業(yè)在謀求自身進步的過程中，較為注重內(nèi)部的建設(shè)和管理工作，其中文書檔案管理的工作屬于企業(yè)管理重要的一項。鑒于其對企業(yè)業(yè)務(wù)開展能提供重要資料，本文根據(jù)這一課題展開詳細的分析，主要從闡述重視建筑企業(yè)文書檔案管理重要意義的角度著手，對現(xiàn)階段建筑企業(yè)檔案管理存在不足予以分析，并提出了針對性的優(yōu)化建議。此次研究的主要目的是強化現(xiàn)今建筑企業(yè)對檔案管理的認識，進而完善現(xiàn)今建筑企業(yè)和其他行業(yè)企業(yè)的檔案文書管理的工作內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)；企業(yè)文書檔案；管理工作

企業(yè)文書檔案資料主要涵蓋以下幾方面的內(nèi)容：一是黨政工團活動的文件和會議資料；二是內(nèi)部人士資源管理的資料；三是科技項目詳細報告文件。這三方面屬于建筑企業(yè)工作順利開展的重要工作記錄和基礎(chǔ)工作開展的保障，檔案中的信息能為改善現(xiàn)行業(yè)務(wù)開展，同時也為制定下一階段發(fā)展規(guī)劃和策略提供重要的文獻資料。因此，文書檔案管理受到建筑類型企業(yè)管理人員的重視。但是，在文書檔案管理實際工作中，存在很多不足，該種狀況的出現(xiàn)不利于新時期建筑企業(yè)的穩(wěn)定經(jīng)營和長遠發(fā)展。因此，本文從以下三個方面對此次研究的課題展開詳細地分析和論述。

1 重視建筑企業(yè)文書檔案管理的重要意義

建筑設(shè)計和施工的單位在開展自身業(yè)務(wù)的過程中，在經(jīng)營、生產(chǎn)、決策、推廣等方面會產(chǎn)生較多的文書資料，其中對建筑企業(yè)自身發(fā)布的發(fā)展計劃、各種類別的報告、信息簡報和會議記錄進行了詳細地記錄，內(nèi)容不單是記錄了企業(yè)各種形式的經(jīng)濟活動，同時也彰顯了企業(yè)自身的形象以及管理的質(zhì)量。關(guān)于該方面的管理事項，現(xiàn)階段建筑施工企業(yè)和組織在開展自身生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的同時，應(yīng)不斷地完善自身檔案管理的機制，對管理的不同環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，才能提升自身檔案管理的質(zhì)量，增強企業(yè)在同行業(yè)中的綜合競爭力。換而言之，建筑企業(yè)文書檔案的管理工作能指導(dǎo)自身業(yè)務(wù)的開展，并能對新項目開發(fā)提供風(fēng)險評估的資料，降低經(jīng)營風(fēng)險，增加企業(yè)的經(jīng)濟利潤。從這一角度進行分析得知，建筑企業(yè)重視文書檔案管理工作，對其長遠發(fā)展具有重要的意義。

2 現(xiàn)階段施工企業(yè)文書檔案管理存在的不足

2.1 從業(yè)人員對檔案企業(yè)資產(chǎn)重要性認識不強

從上述的分析中了解到文書檔案屬于建筑工程企業(yè)發(fā)展的重要資源，作為一種無形的企業(yè)資產(chǎn)，與人力資源和其他物質(zhì)資源一樣，屬于建筑工程企業(yè)發(fā)展資源重要的組成部分[1]。文書檔案雖然從形式上劃分屬于企業(yè)活動的記錄性資料，但其屬于建筑工程企業(yè)無形資產(chǎn)中有形載體，是建筑工程企業(yè)寶貴的資源。但是現(xiàn)階段，建筑企業(yè)內(nèi)部負責管理工作的人員對其重視程度不夠，大部分人員受到傳統(tǒng)文書管理工作的影響，只對資金管理方面予以重視，其他資料的整理和存檔存在疏漏的現(xiàn)象。尤其是對人事考評和項目資料，積壓在卷柜當中，未進行及時有效地整理和存檔，這樣的工作狀態(tài)嚴重地阻礙了文書檔案功能的發(fā)揮。

2.2 檔案相應(yīng)的管理制度不完善

現(xiàn)階段，大多數(shù)的建筑工程企業(yè)在對自身文書檔案進行管理的過程中，是按照企業(yè)陳舊的管理方式來制定管理的工作內(nèi)容，這樣將導(dǎo)致很多新的資料和文件放置在檔案室未能予以適當?shù)靥幚?，這樣的狀況勢必造成資料的被動丟失。而主導(dǎo)的因素是負責文書管理工作的部門缺乏相應(yīng)管理制度，在實際操作的過程中無法對新的資料和文件類型進行分類整理[2]。這樣的現(xiàn)象普遍存在于現(xiàn)今處于轉(zhuǎn)型期間的建筑企業(yè)，在建筑企業(yè)內(nèi)部實施新的管理辦法，不同部門的管理制度和流程處于相互閉塞的狀態(tài)，在新的制度執(zhí)行之后，各部門之間業(yè)務(wù)開展中涉及到的信息無法實現(xiàn)互通。從這一角度分析得知，在建筑企業(yè)對自身經(jīng)營方式進行改進的過程中，未能對檔案管理部門的制度更新，將導(dǎo)致部分文書資料難以發(fā)揮其重要作用。

2.3 建筑企業(yè)對自身檔案管理資產(chǎn)投入不足

影響文書檔案管理工作有效開展的不僅是以上兩方面，建筑企業(yè)對文書檔案管理資產(chǎn)投入不足同樣影響著最終的管理效率。隨著經(jīng)濟改革政策的不斷實施，建筑工程企業(yè)發(fā)展速度較快，在全國范圍內(nèi)建筑行業(yè)發(fā)展的勢頭較強。但是，在我國推行的新常態(tài)經(jīng)濟發(fā)展策略之后，發(fā)展的模式向穩(wěn)定的方向發(fā)展。這樣使得施工單位的資金流動速度較慢，甚至面臨較大金額的債務(wù)償還的問題。在文書檔案管理方面，資金投入量越來越少，各項工作開展的支出受到影響，文書檔案管理自然受到不同程度的制約。從這一角度分析得知，建筑企業(yè)對檔案管理投入金額的減少，制約了其輔助功能的發(fā)揮。

3 強化現(xiàn)階段建筑企業(yè)對企業(yè)文書檔案管理的幾點建議

3.1 注重檔案管理機制的規(guī)范化

為了更好地發(fā)揮建筑企業(yè)檔案管理的輔助作用，注重管理機制的規(guī)范化勢在必行，在實際的操作中應(yīng)從以下幾個方面著手：一是完善文書檔案管理工作的內(nèi)容。可以通過構(gòu)建專門的檔案管理團隊，對檔案資料予以管理。在實際管理中，應(yīng)對工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并通過自查的形式來總結(jié)問題出現(xiàn)的主要原因，然后制定完善制度的方案。二是構(gòu)建檔案資料管理系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部在設(shè)立專門的檔案資料管理團隊之外，還要組織其他部門與基層單位的人員來兼職檔案管理人員的職責，這樣不同部門的資料由相應(yīng)部門的人員來處理，更能清楚檔案的流向。三是對檔案管理的規(guī)章制度進行補充和改進，以此來建立其科學(xué)的管理系統(tǒng)[3]。在實際操作中，建筑企業(yè)在遵守《檔案法》的基礎(chǔ)之上，要完全執(zhí)行國家檔案局的相應(yīng)規(guī)定，按照自身的真實狀況，制定和企業(yè)自身發(fā)展情況相符的管理機制，使其更規(guī)范。

3.2 深化從業(yè)人員對檔案企業(yè)資產(chǎn)的認知

制定相應(yīng)的制度之后，應(yīng)注重端正從業(yè)管理人員工作態(tài)度，這就需要增強檔案室從業(yè)人員的管理意識。在實際的工作中首要的工作是打破以往的管理觀念，強化檔案管理員對工作的重視程度，在建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認真執(zhí)行相應(yīng)法律法規(guī)同時，應(yīng)加強對文書檔案管理工作重要性的宣傳和宣講。可以采用全員會議的形式，將文書檔案資源對企業(yè)發(fā)展的重要意義和精神傳達給檔案管理員及其部門主管，使其明確各部門員工在檔案管理實際工作中的重要職責和肩負的使命，并通過制定績效制度，與其工資掛鉤，使檔案管理人員明確檔案管理的重要性。

3.3 加大建筑企業(yè)對內(nèi)部檔案管理資產(chǎn)的投入

注重建筑企業(yè)文書檔案管理不僅需要在工作內(nèi)容上完善，同時還要投入大量的資金來維持檔案管理工作的改革。在上文中提到的績效管理中，應(yīng)增加對檔案員的物質(zhì)獎勵。而檔案管理最為重要的是文書檔案中的信息，其中的信息和數(shù)據(jù)能反映企業(yè)發(fā)展內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的特點，鑒于數(shù)據(jù)的重要性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重信息化設(shè)備和技術(shù)的引進，同時要聘用掌握高科技技術(shù)的人才，這樣才能更好為文書檔案管理工作的創(chuàng)新和改革提供重要的技術(shù)支持。因此，加大建筑企業(yè)的對內(nèi)部檔案管理資產(chǎn)的資金投入，對完善檔案管理工作具有重要的意義。

4 結(jié)論

通過本文的分析得知，建筑企業(yè)檔案文書包含了眾多的資料和信息，這些內(nèi)容對改進企業(yè)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)和制定新的發(fā)展戰(zhàn)略提供了重要的信息。但是，實際管理中存在的諸多問題嚴重制約了其輔助功能的發(fā)揮。因此，本文針對現(xiàn)階段建筑企業(yè)檔案管理存在的不足提出了針對性的建議：注重檔案管理機制的規(guī)范化、深化從業(yè)人員對檔案企業(yè)資產(chǎn)的認知、加大建筑企業(yè)對內(nèi)部檔案管理資產(chǎn)的投入。此次研究的結(jié)果能在一定程度上改善檔案管理的不足，望能為現(xiàn)今建筑企業(yè)提供幫助和推廣使用。

參考文獻

[1]黃麗穎.淺談目前建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀與對策[J].城建檔案，2016，04：58-59.

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[3]張?zhí)m.關(guān)于新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，01：5.