淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位技術(shù)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策建議

王雪亮

摘 要：技術(shù)人員人事檔案的保存依然以紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理也主要以傳統(tǒng)的手工模式為主，并未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，因而導(dǎo)致成本高，效率低，錯誤率高，重復(fù)勞動現(xiàn)象嚴(yán)重的問題的產(chǎn)生。在檔案審核和基本信息認(rèn)定方面，同樣沿用傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致技術(shù)人員的知識技能等信息更新不及時。

關(guān)鍵詞：人事檔案重要性；人事檔案管理；規(guī)范化管理；檔案管理的信息化建設(shè)

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位技術(shù)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

黑龍江省機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)在的人事檔案管理辦法仍然依照傳統(tǒng)的模式管理，由主管的組織或人事部門統(tǒng)一進(jìn)行管理，大多單位都是由負(fù)責(zé)人事的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，沒有設(shè)置專門的檔案管理人員。技術(shù)人員人事檔案的保存依然以紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理也主要以傳統(tǒng)的手工模式為主，并未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，因而導(dǎo)致成本高，效率低，錯誤率高，重復(fù)勞動現(xiàn)象嚴(yán)重的問題的產(chǎn)生。在檔案審核和基本信息認(rèn)定方面，同樣沿用傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致技術(shù)人員的知識技能等信息更新不及時。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位技術(shù)人員的人事檔案質(zhì)量不高，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點，避免缺點；內(nèi)容空乏，個人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

對人事檔案重要性的認(rèn)識淡薄。首先，檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認(rèn)識不足。檔案管理工作常常被認(rèn)為只是紙質(zhì)材料的整理看管工作，只要材料不丟失，內(nèi)容不泄露就算完成任務(wù)。有些技術(shù)人員不清楚哪些材料對自己有用，哪些對自己沒用，在沒有及時歸檔時，導(dǎo)致好多重要材料丟失。其次，檔案管理工作一向是一本一本的找，一本一本的查，導(dǎo)致檔案工作常常處于疲勞應(yīng)付狀態(tài)，大大降低了人事部門的工作效率；其次，技術(shù)人員本人對檔案的重視不足。技術(shù)人員一般認(rèn)為自己沒有晉升行政級別的空間，因而認(rèn)為檔案對自己的作用不大，誤填漏填的現(xiàn)象就常有發(fā)生。

管理水平仍需提高。人事檔案管理工作是一項政治性、保密性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，看起來不是單位的主營業(yè)務(wù)，實際上卻對從業(yè)人員素質(zhì)有很高的要求。對于人事檔案管理工作來說，是枯燥乏味的，以往由于對檔案管理的不重視，幾乎沒有專業(yè)人員，勢必導(dǎo)致在檔案管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理，也在一定程度上限制了檔案管理的水平。

技術(shù)人員一般對職稱評定政策不是很了解，因此特別需要人事部門定期對他們進(jìn)行提醒和建議，然而紙質(zhì)檔案翻閱起來很繁瑣，導(dǎo)致檔案管理人員工作量增加，效率降低，時常不能及時提醒到年限評定職稱的技術(shù)人員，因而耽誤技術(shù)人員評定職稱。

檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。技術(shù)人員人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“技術(shù)人員的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及現(xiàn)有職稱取得時間及聘任時間，發(fā)表論文的名稱及時間”。在《技術(shù)人員檔案》等需個人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上重要基本信息填寫不規(guī)范、不同材料填寫的信息不一致的情況。檔案中重要信息有涂改造假現(xiàn)象。有些技術(shù)人員偽造工齡、偽造工作經(jīng)歷，偽造學(xué)歷等現(xiàn)象頻發(fā)。檔案材料收集不完整、不齊全，與本人實際情況有出入。材料不齊全會對職稱認(rèn)定工作造成麻煩。 檔案資料無論是從管理形式還是管理內(nèi)容上來看，工作都顯得較為繁瑣和復(fù)雜多變，如果在采用人工和紙質(zhì)化作業(yè)的話，勢必會跟不上形勢的變化，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動、滯后的服務(wù)狀態(tài)，滿足不了機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的需求。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位技術(shù)人員人事檔案管理的對策建議

要想實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平勢在必行。隨著檔案資料管理的地位與重要性的日趨提升，實現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案管理人員的安排上，要把好關(guān)口，做好專業(yè)培訓(xùn)，并經(jīng)考核合格后上崗，最好選擇專業(yè)能力強(qiáng)，操作能力強(qiáng)，專業(yè)對口的人才。在工作中，要求檔案管理人員思想上必須重視自身的工作，正確的看待和認(rèn)識檔案資料管理的重要性，與此同時引導(dǎo)他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質(zhì)量。

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，因此建議要為人事檔案設(shè)置專門的檔案貯存庫房，統(tǒng)一收集保管，嚴(yán)把檔案材料審核關(guān)，按照技術(shù)人員檔案管理規(guī)范，將所需材料收集齊全并歸檔，同時由于入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯(lián)系，應(yīng)引起足夠重視，任何需要借閱檔案材料的人員都需要經(jīng)過嚴(yán)格完善的程序之后方可借閱復(fù)印件，并加蓋公章。

檔案資料的信息化建設(shè)是新形勢下檔案資料管理的必經(jīng)之路。做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時做好材料的分類、掃描、錄入，做好技術(shù)人員基本信息的更新，實現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。檔案資料管理的信息化建設(shè)需要方方面面的支持，硬件設(shè)備是必備的基礎(chǔ)設(shè)施，需要采購齊全，比如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲器等。同時，還需要結(jié)合各單位技術(shù)人員自身特點，開發(fā)一款可以整合信息、實現(xiàn)資源共享，方便更新維護(hù)、可操作性強(qiáng)的信息管理系統(tǒng)軟件。檔案資料管理程序較為復(fù)雜，并且隨著管理規(guī)模和數(shù)量的增加，檔案資料在信息化構(gòu)建的過程中還要加快各種設(shè)備之間的整合，發(fā)揮整合的力量。在開展信息化建設(shè)的同時，一定要提升檔案資料管理的規(guī)范化程度，確保檔案資料的安全。建立健全檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設(shè)備檔案進(jìn)行分類和歸檔，所以建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)就可以減少相關(guān)的工作量，提升工作效率。

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