淺談醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新策略

邢雅軍

摘 要：文書檔案是醫(yī)院檔案管理中的重點對象，它是醫(yī)院發(fā)展、革新的歷史見證。加強文書檔案管理，有利于促使醫(yī)院整體管理水平的提升。本文就新時期如何對醫(yī)院文書檔案進行創(chuàng)新性管理進行主要論述，以期進一步提高醫(yī)院檔案管理水平。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理創(chuàng)新

醫(yī)院文書檔案是指醫(yī)院發(fā)展歷程中所形成的相關歷史文件、圖表、錄音、視頻等資料。這些檔案資料是對醫(yī)院發(fā)展歷程的真實記錄與客觀反映，并且為醫(yī)院學術研究、醫(yī)療糾紛、后勤服務等提供了有效的法律依據(jù)與參考資料[1]。隨著時代的進步，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已難以滿足醫(yī)院檔案工作的需求，因此，必須加強創(chuàng)新才能進一步提高文書檔案管理效率。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作的主要特點分析

醫(yī)院文書檔案所涉及的檔案種類非常多，范圍廣，綜合性較強。總的來說，醫(yī)院文書檔案管理工作的特征主要有三點：一是綜合性，根據(jù)檔案類型來分，包括人事檔案、財務檔案、科研檔案、醫(yī)療設備檔案、醫(yī)務工作檔案、醫(yī)院黨務工作檔案等。根據(jù)檔案資料的來源來分，包括醫(yī)院自身制定的相關規(guī)定、業(yè)務性文件，上級部門下發(fā)的相關文件，與其他部門往來的相關文件等。二是專業(yè)性，醫(yī)院文書檔案大多數(shù)都是反映醫(yī)療工作的，帶有極強的專業(yè)性。三是保密性，醫(yī)院文書檔案一般只限于內(nèi)部工作人員查看，開發(fā)程度很低，具有較強的保密性。

2 當前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題分析

（一）對文書檔案工作缺乏足夠的重視

文書檔案管理屬于醫(yī)院一項日常管理工作，不會帶來直接的經(jīng)濟效益。因此，不少醫(yī)院領導與管理人員都對文書檔案管理工作不夠重視，在這方面不肯過多投入，導致文書檔案管理缺乏設備，管理技術滯后，管理機制不健全。

（二）缺乏完善的文書檔案管理制度

由于文書檔案管理缺乏健全的制度保障，導致醫(yī)院文書檔案工作的開展無法可依、無章可循?？梢哉f，這是醫(yī)院文書檔案管理面臨的主要問題之一。文書檔案管理工作要求高，內(nèi)容涉及范圍廣，需要院內(nèi)各部門相互配合協(xié)作才能保證文書檔案管理效率。由于缺少制度支持，醫(yī)院各部門無法有效配合工作，明顯增加了文書檔案管理工作的難度，造成文書檔案管理質(zhì)量難以提升。

（三）文書檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)有待提高

醫(yī)院一般將工作能力不強或年老員工安排到文書檔案管理崗位上。這造成文書檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，從而制約了醫(yī)院文書檔案管理水平的提高，更不用說文書檔案管理的創(chuàng)新了[2]。在當前醫(yī)院檔案信息化建設進程中不少醫(yī)院都實現(xiàn)了文書檔案信息化管理。但由于檔案管理人員的年齡偏大，缺乏檔案專業(yè)知識，檔案管理水平明顯偏低，難以滿足醫(yī)院文書檔案信息化管理的要求。

（四）檔案管理手段滯后

盡管檔案管理信息化建設已開始實施，很多先進的管理技術也在文書檔案管理工作中得到應用。但是部分醫(yī)院仍沿用人工管理模式來管理文書檔案，手工填寫資料，導致檔案管理效率不高。

（五）文書檔案的利用率不高

文書檔案管理工作的開展能夠促使醫(yī)院整體管理水平的提升，使各項管理更加精細化。但是由于諸多因素的制約，不少醫(yī)院的文書檔案利用程度不高。大部分文書檔案形成后，經(jīng)整理歸檔后就放在一邊，極少得到有效利用。

3 加強醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）增強檔案管理創(chuàng)新意識，提高服務效率

要想讓文書檔案工作得到真正落實，全面提高醫(yī)院文書檔案管理水平，首先必須改變醫(yī)院干部職工的檔案管理理念，增強他們管理創(chuàng)新意識。根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀，建立健全文書檔案管理工作考核標準。同時，加大檔案管理宣傳力度，引起醫(yī)院全體人員的重視，增強文書檔案人員的服務意識。要將文書檔案管理與醫(yī)院核心競爭力相結(jié)合，以促使醫(yī)院競爭力的不斷提升。此外，對醫(yī)院文書檔案管理工作的創(chuàng)新還需要抓好對文書檔案管理員的全面監(jiān)督，嚴格落實我國文書檔案的相關規(guī)范與標準，保證文書檔案資料的準確性、完整性與可靠性[3]。這樣才能為醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新打好基礎。

（二）建立健全文書檔案管理制度，提高檔案管理水平

醫(yī)院應主動學習借鑒國內(nèi)外檔案管理先進技術以及各行業(yè)在文書檔案管理方面的相關經(jīng)驗，并結(jié)合自身工作特點與性質(zhì)，制定一套健全的文書檔案管理制度。此外，在制定文書檔案管理制度的過程中還應考慮到醫(yī)院的經(jīng)營模式、經(jīng)營制度以及企業(yè)文化與經(jīng)濟效益[4]。這有利于協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門間的合作，提高醫(yī)院文書檔案管理效率。在醫(yī)院文書檔案日常管理中，涉及到很多種檔案類型，其中，辦公室檔案管理屬于整個文書檔案管理的核心內(nèi)容。因此，醫(yī)院有關部門可將文書檔案管理歸口到辦公室檔案管理工作中，注意對相關科室工作人員的督促，使其能按時整理、上交檔案資料。這樣能有效避免辦公室檔案資料出現(xiàn)堆積、混亂、分散等問題。同時，還確保了檔案資料的完整性，并具有較好的保密性。

（三）加強文書檔案管理隊伍建設，做好人才保障

創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理，離不開高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員。首先，必須重視文書檔案管理隊伍建設，積極吸納檔案專業(yè)人才，為文書檔案管理隊伍輸送新鮮血液。另外，要加強對文書檔案人員的教育培訓，端正他們的工作態(tài)度，讓他們充分認識到文書檔案管理的重要性。同時，要重點培訓檔案人員的專業(yè)理論知識、電腦操作知識、業(yè)務操作知識等，從而不斷提高他們的專業(yè)綜合素養(yǎng)。其次，要抓好對醫(yī)院全體人員的教育培訓，要結(jié)合醫(yī)院實際，建立具有自身特色的企業(yè)文化，引導干部職工進一步增強服務意識與責任意識，主動學習，共同配合好檔案部門的文書檔案工作[5]。這樣才能真正推動醫(yī)院文書檔案管理信息化建設進程，實現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新。最后，抓好對文書檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)的監(jiān)督，并保存好底稿。在相關工作完成后，由檔案員對文書檔案進行核對，確保資料的準確性與完整性。

（四）提高檔案管理信息化程度

檔案管理人員要加強對現(xiàn)代信息技術的應用，借助信息技術與數(shù)據(jù)庫技術來實現(xiàn)對文書檔案的信息化管理。首先，根據(jù)醫(yī)院各部門實際狀況，對相關文書檔案進行分類整理，使其更加規(guī)范化。其次，將各類文書檔案制作為電子檔案，并進行編號，錄入數(shù)據(jù)庫中保存。最后，對電子檔案進行收集整理，并做好保密工作。制定健全安全管理機制，在文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設置相應的安全系數(shù)，經(jīng)常更換密鑰，采用通訊傳輸加密處理、跟蹤監(jiān)控等措施，確保文書檔案的安全性。

總之，加強對醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新，對提升醫(yī)院整體管理水平，推動醫(yī)院各項工作的有序展開都有著重要的意義。因此，醫(yī)院必須對這項工作引起高度重視，建立健全相關文書檔案管理機制，為文書檔案管理的創(chuàng)新打好基礎，起到事半功倍的效果。

參考文獻

[1]賈方琦.論醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新[J].城建檔案，2015，16（12）：65-66.

[2]吳玉梅.淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2015，24（17）：77-78.

[3]房云鵬.醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑研究[J].蘭臺內(nèi)外，2013，34（5）：44-45.

[4]王波，王云.試論醫(yī)院文書檔案的創(chuàng)新性管理[J].醫(yī)學信息，2009，1（10）：29-29.

[5]孫琦.淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案的管理[J].科技創(chuàng)新導報，2013，35（4）：233-233.