淺析人事檔案信息化管理現(xiàn)狀與發(fā)展策略

白菊

摘要：隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位人事檔案信息化管理的進程也在不斷推進。這種順應(yīng)時代要求和社會發(fā)展的檔案信息化管理模式和管理技術(shù)，已經(jīng)逐步替代了傳統(tǒng)的檔案管理方法，成為了目前主流的管理手段?；诖耍疚膹娜耸聶n案信息化管理的現(xiàn)實意義入手，分析了當前的管理現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，旨在提升我國企事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平，推進信息技術(shù)的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；策略

前言

人事檔案主要形成于企事業(yè)人事管理的實踐活動當中，其主要的存在價值即為體現(xiàn)職工的學歷程度、工作經(jīng)歷、工作績效以及所獲獎項等，它會以每個人的姓名來作為存儲名稱，并同時將其列為具有高應(yīng)用價值的文件規(guī)格來進行保存。人事檔案不僅能夠當作企事業(yè)單位用于人力資源開發(fā)與利用的一手參考資料，同時還肩負著維護國家檔案完整性的重要責任。因此，提高現(xiàn)代信息技術(shù)在傳統(tǒng)人事檔案管理中的應(yīng)用程度，利用信息化管理手段，使檔案資源管理工作更具科學性與有效性有著重要的現(xiàn)實意義。

隨著我國科技水平的不斷提高，信息化技術(shù)的加入為檔案管理事業(yè)的發(fā)展與進步創(chuàng)造出了更大空間。尤其是在人事檔案的信息化發(fā)展進程中，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫以及其他存儲技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，讓人事檔案管理工作的實施范圍、管理方式以及工作理念均出現(xiàn)了翻天覆地的改變。

一、人事檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

（一）有效提升人事檔案信息管理的時效性

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作側(cè)重點為實體管理，無論是檔案信息的收集、整理，還是后期的編排、管理工作均需由檔案管理人員手工來完成，這在很大程度上增加了檔案管理工作的數(shù)量與難度。人事檔案信息化的出現(xiàn)，只需將檔案信息數(shù)據(jù)通過各種手段錄入到計算機當中就可達到“一勞永逸”的效果，從而從很大程度上提高檔案管理工作的整體效率。

（二）有效推動企事業(yè)單位人事制度的改革與創(chuàng)新

伴隨著信息化時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術(shù)已經(jīng)開始深入到每個人的日常生活當中。尤其是對于具有用人意向的企事業(yè)單位來說，利用互聯(lián)網(wǎng)就可以“足不出戶”地完成人才的選拔工作。與此同時，在新進員工的實習考核期間，企業(yè)的人力資源管理部門也可以利用互聯(lián)網(wǎng)與計算機設(shè)備來得知每位員工的實際表現(xiàn)，繼而對現(xiàn)有人事管理系統(tǒng)中的信息進行實時更新，從根本上達到提高對新進員工監(jiān)督力度的最終目的。

（三）有效提高紙質(zhì)檔案的保護水平

人事檔案是企事業(yè)單位在日常監(jiān)管工作中利用率較高的一種檔案形式，無論是在員工考核，還是在人事調(diào)動工作中，都需要去翻閱相關(guān)工作人員的個人信息，這種高頻率的拆卸和裝訂會對紙質(zhì)檔案帶來難以修復(fù)的破壞與損害。而人事檔案實行信息化管理后，所有人員的檔案數(shù)據(jù)信息都可以在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中找到，這種方式不僅有效減少了高密度翻閱對紙質(zhì)檔案的磨損，同時還大幅度增加了人事檔案資源的利用效率。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備不夠完善

人事檔案信息化管理工作的順利開展，不僅需要有高水平的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行支撐，同時還要具備一系列完善的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，如配置達標的計算機、掃描儀等。然而就我國目前絕大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案信息化管理現(xiàn)況來看，類似于基礎(chǔ)設(shè)備嚴重不足以及功能種類匱乏的現(xiàn)象比比皆是，這些都是制約企事業(yè)人事檔案管理信息化工作水平提高的重要因素。

（二）監(jiān)督力度不夠

很多企業(yè)由于對人事檔案的管理工作沒有正確的認識，所以在開展管理工作過程中常常表現(xiàn)為“心有余而力不足”，嚴重影響信息化檔案管理工作的有效發(fā)揮。另外，由于還有部分企業(yè)中的檔案工作人員并沒有充分意識到自己的身份，企業(yè)管理者也并沒有有效運用法律監(jiān)督方式來將“檔案管理”與“檔案所有”兩者之間的關(guān)系進行完全區(qū)分，所以會造成在實際的監(jiān)管工作中出現(xiàn)很多阻礙與困難。

（三）檔案工作人員能力偏弱

人事檔案信息化管理雖然從某種程度上實現(xiàn)了檔案管理工作的自動化，但是仍然需要由管理人員來進行一些基本的計算機操作。然而，目前很多企事業(yè)當中的檔案管理人員均為單位中的老員工，他們中的絕大多數(shù)人并不都具備較為熟練的計算機操作技術(shù)，無形中就會影響檔案信息化管理的工作效率和水平。除此之外，還有一部分企事業(yè)單位中存在一些綜合素質(zhì)較低的檔案管理者，會將企業(yè)中保密度較高的人事檔案私自泄露給他人。

三、人事檔案信息化管理策略分析

（一）加大對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

基礎(chǔ)設(shè)施的缺失是制約人事檔案信息化的“頭號殺手”，基于此，各個企事業(yè)單位的管理者應(yīng)當給予人事檔案管理工作以應(yīng)有的重視，從根本上意識到加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的重要價值。在企業(yè)實際的人事檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與應(yīng)用是確保信息數(shù)據(jù)快速傳輸和妥善保存的基本載體，只有加大對企事業(yè)內(nèi)部檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，并經(jīng)常性地進行維護與更新，才能推進人事檔案信息化管理工作進程，爭取早日實現(xiàn)完善人事檔案信息化管理的工作目標。

（二）建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

現(xiàn)代信息技術(shù)的主要優(yōu)勢就是快速、高效以及普及范圍廣，企事業(yè)單位應(yīng)當充分利用這些優(yōu)點來構(gòu)建一套檔案信息數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，同時利用互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)檔案信息的實時共享與更新維護，不僅讓企事業(yè)單位完好存儲內(nèi)部所有工作人員的檔案信息，同時還可以有效減少人事部門的信息堵塞現(xiàn)象。除此之外，檔案部門還可以針對人事電子檔案進行分類處理，針對檔案信息的內(nèi)容來進行主題分組，讓企事業(yè)單位在后期開展招聘活動或人事工作調(diào)動時都可以更便捷、更精準地找到自己所需要的檔案信息。

（三）切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案信息化建設(shè)工作雖然離不開高科技信息技術(shù)的支持，但是其中起到?jīng)Q定性作用的仍然是各個企事業(yè)單位中的檔案管理工作者。因此，各企事業(yè)單位都必須努力注重打造一支高技術(shù)水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，經(jīng)常舉辦一些以信息化建設(shè)為主題的培訓學習大會，其中包括計算機技能、文字處理、綜合分析以及檔案管理軟件的使用等等；其次，從根本上提升每位檔案管理者的保密與安全意識。

（四）加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度

首先，在開展人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的過程當中需要確保每一份人事檔案內(nèi)容的完整性，并在此基礎(chǔ)之上構(gòu)建一個單位內(nèi)部的檔案信息平臺；其次，經(jīng)常性地檢查相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備的安全性與穩(wěn)定性，充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的特征來加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度；再次，構(gòu)建出一個完善、科學且應(yīng)用價值較高的人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，確保企事業(yè)內(nèi)部所有部門中的檔案使用者都可以利用該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案信息的查找、統(tǒng)計以及下載服務(wù)。

結(jié)束語：

綜上所述，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。因此，企事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)不斷向信息化管理方向推進，這對提高檔案管理的質(zhì)量水平，完善信息化管理，提高檔案管理安全具有重要的現(xiàn)實意義。

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