黃曉麗

【摘 要】論文以醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)狀從健全制度、改變管理方法等方面探討了創(chuàng)新醫(yī)院檔案工作的具體途徑，希望可以為醫(yī)院相關(guān)檔案管理工作者提供一些參考和意見。

【Abstract】Starting with the present situation of hospital archives management， this paper discusses the concrete ways of innovating hospital archives work from the aspects of perfecting the system and changing management methods， hoping to provide some references and opinions for hospital archives management workers.

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理工作；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

【Keywords】 archives management； management work； status； innovation

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）07-0091-02

1 引言

醫(yī)院檔案工作包含的內(nèi)容較為全面、涉及的事項(xiàng)較多，因此是一項(xiàng)綜合性管理工作，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其加以高度重視。無論是管理人員的專業(yè)知識(shí)還是管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，都會(huì)在一定程度上影響醫(yī)院檔案管理工作實(shí)效性。因此，為進(jìn)一步確保醫(yī)院管理工作的順利開展，需要做好檔案創(chuàng)新工作。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)

部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案工作不夠重視，且檔案部門沒有以積極主動(dòng)的態(tài)度加強(qiáng)與其他相關(guān)部門之間的溝通與聯(lián)系，導(dǎo)致檔案工作缺乏及時(shí)性和有效性。加之相關(guān)管理人員自身綜合素養(yǎng)不高，且缺乏創(chuàng)新意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，這樣會(huì)大大增加其管理工作的難度系數(shù)[1]。具體而言，表現(xiàn)在三方面。

第一，對(duì)檔案工作的重要性和作用認(rèn)識(shí)不夠充分。受傳統(tǒng)管理思想的影響，采用的管理模式較為單一，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏實(shí)效性。

第二，管理人員責(zé)任意識(shí)薄弱。對(duì)于大部分工作人員而言，按部就班是他們的工作常態(tài)，因此他們?nèi)狈χ鲃?dòng)向上級(jí)溝通的意識(shí)，同樣也不會(huì)針對(duì)管理工作問題提出相關(guān)解決措施。

第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視員工的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致相關(guān)管理人員外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)少之又少。因此，在具體工作中，工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的不足和缺陷。

2.2 管理方法落后

信息時(shí)代下，醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)清改革檔案管理方法的重要性。但是對(duì)于大部分醫(yī)院而言，并沒有明確檔案管理工作目標(biāo)和方向，也沒有加大對(duì)檔案工作的資金、人力、物力投入力度，導(dǎo)致其管理工作缺乏科學(xué)性和有效性。部分醫(yī)院雖然以積極主動(dòng)的態(tài)度引入現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，并將其應(yīng)用于檔案管理體系。但是由于管理人員沒有樹立科學(xué)正確的意識(shí)，沒有加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其設(shè)備操作能力較低。無論是在資料掃描階段，還是在數(shù)據(jù)儲(chǔ)存階段，由于管理人員應(yīng)用意識(shí)缺乏、操作能力較低，導(dǎo)致相關(guān)資料和數(shù)據(jù)不夠完整?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相對(duì)自由和開放，因此一旦數(shù)據(jù)和資料沒有做好備份，且沒有加強(qiáng)保護(hù)，就會(huì)直接造成數(shù)據(jù)和資料的丟失或者盜竊。因此，為方便后期資料檢索，需要格外關(guān)注重視資料掃描。但是有些工作人員認(rèn)為掃描工作花費(fèi)的時(shí)間較多，因此會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作產(chǎn)生抵觸心理，進(jìn)而影響其工作效率和質(zhì)量。如此一來，直接造成相關(guān)檔案信息沒有及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，使得檔案信息的價(jià)值得不到有效發(fā)揮。

2.3 制度不健全

在醫(yī)院檔案管理中，健全和完善的制度是影響其工作及時(shí)性、有效性、科學(xué)性的關(guān)鍵因素。但是，大部分醫(yī)院并沒有結(jié)合自身實(shí)際情況健全和完善具有針對(duì)性的管理制度。究其原因，主要表現(xiàn)在以下兩方面。

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，且對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)不夠全面和深化。在制定管理制度時(shí)，沒有結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況制定管理制度的框架，也沒有對(duì)制度的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和具體化。這樣不僅無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致管理制度無法落實(shí)到實(shí)處。

第二，制度對(duì)管理人員約束力度不夠。加之制度的內(nèi)容不夠科學(xué)，這樣不僅會(huì)造成管理工作隨意性大，還會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院管理工作無法順利開展。

總之，隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的全面發(fā)展也變得越來越重要，作為醫(yī)院整體管理體系中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是否對(duì)檔案進(jìn)行了合理有效管理將直接影響到醫(yī)院本身的管理工作的好壞。在目前的醫(yī)院體系中，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作還缺乏有效地重視，體系上還不夠健全，存在著許多漏洞。針對(duì)這種情況。醫(yī)院只有采取相應(yīng)的措施，不斷改變舊的管理模式，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，才能使醫(yī)院的檔案管理工作更能符合當(dāng)前醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，更好地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教研等工作。

3 創(chuàng)新檔案管理的具體途徑

3.1 提高人員創(chuàng)新意識(shí)

為進(jìn)一步保障醫(yī)院檔案工作的順利開展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，并充分認(rèn)識(shí)到檔案工作人員對(duì)于提高管理工作效率和質(zhì)量的重要性。為此，醫(yī)院需要定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在提高他們專業(yè)能力的同時(shí)，引導(dǎo)他們樹立創(chuàng)新意識(shí)[2]。

首先，醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案工作實(shí)況，積極創(chuàng)設(shè)良好的創(chuàng)新氛圍和工作環(huán)境。并定期舉辦比賽活動(dòng)，鼓勵(lì)工作人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，結(jié)合檔案管理問題提出具有建設(shè)性的措施。

其次，加大對(duì)檔案管理工作的資金、人力、物力投入力度。醫(yī)院相關(guān)管理工作順利展開的前提條件是基礎(chǔ)設(shè)施的完善和技術(shù)的支持。結(jié)合這一特征，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)技術(shù)和軟件的投入力度，進(jìn)而為檔案工作的有序開展提供技術(shù)保障。并定期組織工作人員到相關(guān)實(shí)訓(xùn)基地學(xué)習(xí)，引導(dǎo)工作人員結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況和檔案工作問題，提出具體的解決方案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提高檔案管理效率和質(zhì)量的目的。

3.2 改變管理方法

信息化時(shí)代，要想進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案工作實(shí)效性和有效性，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況健全和完善網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，并以積極主動(dòng)的態(tài)度引入先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)而確保醫(yī)院檔案工作的優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮。

第一，提高檔案管理綜合水平，醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人需要購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，制定網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理制度，從而提高平臺(tái)的實(shí)用性和檔案管理工作有效性。

第二，醫(yī)院應(yīng)組織工作人員加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)，并熟悉和了解網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)操作流程，進(jìn)而起到轉(zhuǎn)變管理思想、改變管理方法的作用。為進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和服務(wù)模式，相關(guān)管理人員應(yīng)積極加強(qiáng)與各個(gè)部門人員之間的溝通與了解，結(jié)合檔案管理方法落后這一問題，實(shí)現(xiàn)管理模式的多元化和創(chuàng)新化，進(jìn)而為提高其工作整體質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第三，為提高檔案工作的實(shí)效性，醫(yī)院可以搭建專門的微信平臺(tái)，引導(dǎo)工作人員在微信平臺(tái)中加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)而確保檔案工作的順利開展。

3.3 健全制度

針對(duì)醫(yī)院檔案管理制度不健全這一問題，醫(yī)院需要對(duì)其引起高度重視。并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況健全檔案管理制度，提高制度的科學(xué)性和針對(duì)性。在制定管理制度時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)分析管理問題，針對(duì)問題的根源，制定切實(shí)可行的管理制度，確保制度符合醫(yī)院管理要求。同時(shí)，在完善制度的同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)制度的創(chuàng)新。

首先，創(chuàng)新制度。醫(yī)院可以定期舉行座談會(huì)，組織工作人員以討論的方式提出改革檔案管理制度的具體方法。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員而言，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和主動(dòng)性。

其次，在制定制度時(shí)，應(yīng)考慮工作人員的工作效率、工作質(zhì)量等，并將其納入制度體系，進(jìn)而確保工作人員檔案管理工作的規(guī)范性。另外，為確保醫(yī)院良好的形象，應(yīng)將員工的穿著和言行舉止納入制度考核范圍內(nèi)，塑造管理人員良好形象，進(jìn)而提高醫(yī)院的外在形象。其最終目的是提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院發(fā)展中，檔案工作是其核心工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，并實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。在信息化時(shí)代，醫(yī)院需要及時(shí)更新檔案管理思想、改變管理方法，并結(jié)合自身實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新和完善，加大對(duì)檔案工作的資金、人力、物力投入力度，進(jìn)而提高醫(yī)院管理綜合水平，促使醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】韓光春.芻議醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：106-107.

【2】陳衛(wèi)娟.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（10）：277.