檔案收集工作的研究探討

劉玲

【摘要】：作為檔案管理者，我們必須認(rèn)識到檔案對各項(xiàng)工作的意義，檔案是記錄各種歷史資料的寶貴記錄，對以后各項(xiàng)工作的開展具有重要的指導(dǎo)意義。保證檔案管理流程的順利和規(guī)范，就要做好基礎(chǔ)工作-收集，收集好完整全面的檔案資料，才能開展接下來的工作。

【關(guān)鍵詞】：檔案；事業(yè)單位；收集；對策

一、檔案收集工作的重要性

檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，積極主動地做好檔案收集工作，認(rèn)識到收集工作是檔案工作的起點(diǎn)與關(guān)鍵，才能把握住原始資料，積累下重要的歷史資源，才能豐富館藏、突出特色，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案收集工作的現(xiàn)狀

2.1歸檔文件不齊全、不完整

在日常工作中會形成許多沒有紅頭的文件材料，這些文件材料對今后的工作查考有著不可替代的獨(dú)特作用，檔案管理者沒有做到有所選擇地進(jìn)行收集、整理、歸檔。企業(yè)檔案收集往往只注重文書檔案的收集，忽視科技檔案和專門檔案，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的科技資料嚴(yán)重不齊。歸檔門類不全就會給以后的工作留下隱患和缺憾。

2.2檔案收集范圍窄

凡是歷史都是有價(jià)值的，缺少的只是有選擇的整理和收集。除了收集正常館藏管理范圍內(nèi)的檔案，還應(yīng)該對多類型的檔案進(jìn)行有效收集，比如突發(fā)事件檔案，一些獎(jiǎng)勵(lì)，錦旗等實(shí)物，重要活動的口述檔案，職員民生檔案的收集等。

2.3檔案存檔意識較薄弱，管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案意識淡薄，忽視檔案收集工作，檔案收集工作處于被動狀態(tài)，往往會遺漏掉許多寶貴的檔案資料。另外許多事業(yè)單位缺乏從事檔案工作的專業(yè)人才和內(nèi)部競爭力、活力，收集手段單一，創(chuàng)新意識和自我發(fā)展意識不強(qiáng)，工作缺乏主動性和創(chuàng)造性。

2.4檔案管理制度不完善，廣泛征集的力度不夠

檔案管理制度不健全，執(zhí)行力度較弱，缺乏相應(yīng)的管理制度的約束，制度的缺乏也會造成職工忽視檔案管理的重要性，減弱職工的檔案意識，在很大程度上會影響檔案在部門范圍內(nèi)的征集工作，致使散存在事業(yè)單位內(nèi)部的一些有價(jià)值的檔案資料不能及時(shí)的征集歸檔。

三、優(yōu)化檔案收集工作的對策

3.1遵循科學(xué)的原則收集檔案

對于事業(yè)單位來說，檔案的收集與整理工作做得好，既能檔案反映事業(yè)單位的發(fā)展歷史，同時(shí)也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新起到借鑒作用。因此必須重視檔案管理工作，首要的要明確檔案收集的重要性，其次要用科學(xué)有效地措施對檔案進(jìn)行收集，分類整理。科學(xué)的進(jìn)行檔案收集就要正確認(rèn)識檔案征集與接收工作。

3.2正確認(rèn)識檔案征集與接收

檔案征集是檔案部門接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的話動；接收是在國家有關(guān)規(guī)定下對檔案進(jìn)行收存。它們同屬于檔案收集的范疇，是檔案收集工作的兩個(gè)方面，是各級檔案部門檔案來源的兩個(gè)主要方面，兩者缺一不可。具體不同點(diǎn)包括檔案資料的移交方式及內(nèi)容范圍不同、檔案資料的進(jìn)館的實(shí)體形式不同、檔案資料的進(jìn)館的所有權(quán)不同。

3.3注重提高檔案工作者的素質(zhì)，改變檔案工作者的管理理念

一方面現(xiàn)代是信息化、數(shù)字化社會，就需要現(xiàn)代化的綜合性人才，因此上層領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門在重視檔案管理工作的同時(shí)還應(yīng)該注重提升職工的專業(yè)化水平，提供必要的資金進(jìn)行設(shè)備補(bǔ)充更新，關(guān)于檔案收集的講座及培訓(xùn)，邀請精通現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及檔案管理人員進(jìn)行職工培訓(xùn)，充分提升職工各方面專業(yè)化能力及水平，從而不斷提升自身管理理念和工作方式，跟上時(shí)代的要求，與時(shí)俱進(jìn)。另一方面為了檔案管理的作用獲得有效的發(fā)揮，就一定要對的檔案管理制度實(shí)行合理科學(xué)的建設(shè)與完善。在提升事業(yè)單位內(nèi)部工作人員對于檔案管理重要性的認(rèn)識程度的前提下，要不斷增強(qiáng)檔案管理人員對檔案收集重要性的深刻認(rèn)識，使事業(yè)單位的所有成員慢慢的產(chǎn)生統(tǒng)一性的檔案收集意識，從而使檔案收集工作可以朝著更加創(chuàng)新進(jìn)步的方向發(fā)展。

3.4建立健全收集歸檔制度，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)收集

建立、健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。建立完善，有條可循的收集制度，明確收集檔案的類型，目的和意義，做到合理分工。同時(shí)要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用，利用強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)傳播力和信息資源進(jìn)行有效信息的篩選、歸類和采集，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤。

3.5 明確檔案收集工作性質(zhì)，提高檔案利用率

事業(yè)單位的檔案管理工作屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，其根本任務(wù)是為事業(yè)單位的其他管理事務(wù)服務(wù)的，也是為了事業(yè)單位的工作水平提高而服務(wù)。為了完成這項(xiàng)職能，必須科學(xué)規(guī)劃事業(yè)單位檔案收集工作制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開展事業(yè)單位檔案管理工作的調(diào)查與研究，多方面的進(jìn)行檔案編研采集工作，力爭把檔案的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

四、總結(jié)

事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展和檔案信息的聯(lián)系日益密切。做好檔案信息收集工作才能更好地服務(wù)于工作，打好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，積極主動地做好檔案收集工作，是每一位檔案管理工作人員都必須重視的問題。

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