關(guān)于加強(qiáng)高職院校干部人事檔案管理探討

陳海燕

摘 要：高職院校干部人事檔案管理是組成組織工作的重要部分，而隨著高職院校正式將提升內(nèi)涵提上議事日程，其干部人事檔案管理也面臨新的情況和要求，怎樣基于中組部的新規(guī)定加強(qiáng)檔案管理是高職院校面臨的新課題。接下來(lái)就結(jié)合中組部關(guān)于干部人事檔案管理的新規(guī)定，探討高職院校干部人事檔案管理面臨的新要求，并提出若干策略建議，助力高職院校提升干部人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；檔案管理；策略建議

為進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案材料的收集歸檔工作，保證檔案信息全面、真實(shí)，中組部出臺(tái)了關(guān)于干部人事檔案管理的新規(guī)定，這為高職院校加強(qiáng)干部人事檔案管理提出了新要求、提供了新依據(jù)。干部人事檔案管理對(duì)高職院校任免干部有直接影響，加強(qiáng)干部人事檔案管理是高職院校不可回避、不容忽視的工作。

1 中組部新規(guī)定對(duì)高職院校干部人事檔案管理的要求

中組部在新出臺(tái)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中增加了收集檔案材料的新內(nèi)容，這使得高職院校在干部人事檔案管理尤其是歸檔方面面臨著新的要求，主要包括：一是干部人事檔案材料收集的規(guī)范性要更強(qiáng)。中組部新規(guī)定要求對(duì)于手續(xù)不完備、填寫不規(guī)范、材料上的姓名、出生時(shí)間、入黨時(shí)間、工作時(shí)間等和檔案記載不一致時(shí)必須重新制作材料，或由組織人事部門審核、改正、加蓋公章，使干部人事檔案材料更加規(guī)范。二是干部人事檔案材料的收集要更真實(shí)。中組部新規(guī)定中要求不僅要收集干部基本的人事材料，還要將畢業(yè)證、學(xué)位證在經(jīng)過(guò)真?zhèn)舞b別之后進(jìn)行復(fù)印，加蓋組織人事公章，之后存入人事檔案，使得證書上的信息更真實(shí)、直觀，更讓人信服，提高干部人事檔案信息的權(quán)威性。三是干部人事檔案材料收集的時(shí)效性要更強(qiáng)。中組部新規(guī)定明確要求在形成檔案材料之后的一個(gè)月時(shí)間內(nèi)必須送交檔案部門歸檔、一年內(nèi)必須整理歸檔，克制過(guò)去材料歸檔的滯后、拖拉等現(xiàn)象，杜絕材料積壓，增強(qiáng)檔案時(shí)效性。面對(duì)這些新規(guī)定和新要求，高職院校必須有針對(duì)性地加強(qiáng)干部人事檔案管理，具體可采取下述幾點(diǎn)策略。

2 基于新規(guī)定加強(qiáng)高職院校干部人事檔案管理的策略建議

（一）形成歸檔規(guī)范，提高干部人事檔案收集質(zhì)量

從中組部的新規(guī)定、新要求來(lái)看，干部人事檔案材料歸檔是高職院校開展干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革越來(lái)越深入，關(guān)于干部制度的改革、學(xué)歷、考核、聘任、各種培訓(xùn)以及專業(yè)技術(shù)晉升等歸檔材料日益增多，加上面臨更嚴(yán)格的規(guī)范性要求，高職院校歸檔干部人事檔案材料提出巨大的挑戰(zhàn)。因此，高職院校要滿足新規(guī)定、新要求，形成檔案歸檔規(guī)范，明確干部人事檔案材料的規(guī)格、載體以及裝訂等要求，讓檔案歸檔收集人員接受專業(yè)培訓(xùn)，確保他們及時(shí)而規(guī)范地收集各種材料，細(xì)致鑒別、認(rèn)真整理，堅(jiān)決做到取之有據(jù)；及時(shí)處理與歸檔規(guī)范不符的材料，保證檔案的規(guī)范性、真實(shí)性。通過(guò)大力宣傳高職院校干部人事檔案歸檔規(guī)范和管理規(guī)章制度，促使全體人員強(qiáng)化檔案歸檔意識(shí)，規(guī)范建立以組織人事部門為主、以其他職能部門為輔的干部人事檔案材料歸檔體系，提高干部人事檔案收集質(zhì)量[1]。

（二）加強(qiáng)信息采集，提高干部人事檔案社會(huì)效能

高職院校檔案部門應(yīng)結(jié)合中組織新規(guī)定、新要求加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案信息的采集，進(jìn)一步充實(shí)檔案內(nèi)容，提高干部人事檔案的社會(huì)效能。鑒于干部人事檔案收集內(nèi)容要更真實(shí)的要求，高職院校檔案部門及人員應(yīng)積極增進(jìn)和兼職檔案人員、信息員、相關(guān)部門等的溝通、聯(lián)系，準(zhǔn)確掌握各部門的活動(dòng)規(guī)律、工作動(dòng)態(tài)，掌握形成的材料信息，及時(shí)督促他們?cè)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)移交材料，加大信息采集力度，提高檔案信息的時(shí)效性。高職院校干部人事檔案信息的形成盡管量大、面廣，但也存在規(guī)律性，如在干部職稱評(píng)審、工作總結(jié)、工資變動(dòng)以及考核考評(píng)等工作中所形成的材料信息就相對(duì)集中，必須把握時(shí)機(jī)集中采集材料與信息。與此同時(shí)，要堅(jiān)持結(jié)合集中采集與平時(shí)采集，針對(duì)不同需求和不同對(duì)象有重點(diǎn)、有計(jì)劃地充實(shí)干部人事檔案信息內(nèi)容。如及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)干部的工作情況、業(yè)績(jī)以及他們?cè)谥攸c(diǎn)工作、重大活動(dòng)中的表現(xiàn)、完成任務(wù)的情況等收入檔案，為干部任免提供可靠依據(jù)，提高檔案信息利用價(jià)值[2]。

（三）應(yīng)用管理系統(tǒng)，推進(jìn)干部人事檔案信息化管理

新規(guī)定要求干部人事檔案管理要與時(shí)代發(fā)展要求、社會(huì)發(fā)展需要等相符，所以高職院校在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代應(yīng)積極引入信息技術(shù)、應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，推進(jìn)干部人事檔案管理的信息化管理進(jìn)程。一是高職院校要針對(duì)干部人事情況建立基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是構(gòu)建管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，檔案人員要保證干部人事檔案信息的完整性、真實(shí)性，包括干部的出生年月、參加工作的時(shí)間、入黨時(shí)間、婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)狀況、學(xué)歷學(xué)位、工作變化等，尤其是出生年月面臨較多問(wèn)題，一些材料記載干部的公歷生日，一些材料則記載干部的農(nóng)歷生日，一些材料則只有干部出生的年月且版本多樣，所以必須注意，只要原始材料內(nèi)容不一致，就必須仔細(xì)審查，由組織核定為準(zhǔn)，之后才能錄入系統(tǒng)。二是在將干部人事檔案從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變成電子版的過(guò)程中必須保證信息的完整性、準(zhǔn)確性。即應(yīng)利用微縮影像、掃描儀等數(shù)字設(shè)備把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成容易復(fù)制的電子格式，并逐一核對(duì)信息，保證信息真實(shí)無(wú)誤[3]。三是完善高職院校干部人事檔案管理系統(tǒng)的功能。通過(guò)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用便于對(duì)檔案信息進(jìn)行查找、分析、比較、統(tǒng)計(jì)等操作的檢索工具，并形成良好的系統(tǒng)人機(jī)交互界面，方便用戶導(dǎo)入信息、導(dǎo)出信息，設(shè)計(jì)修改、統(tǒng)計(jì)、檢索等功能，使系統(tǒng)的檔案信息能隨著當(dāng)事人職務(wù)、職稱等的變化而進(jìn)行調(diào)整，在為高職院校提供幫助的同時(shí)研究、總結(jié)所有干部的情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供情況預(yù)測(cè)。

（四）培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，優(yōu)化干部人事檔案管理工作

為不斷加強(qiáng)和優(yōu)化高職院校干部人事檔案管理工作，應(yīng)重視培養(yǎng)相關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理和防范。換言之，高職院校應(yīng)在干部人事檔案管理中積極應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理模式，增強(qiáng)檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保證檔案信息的安全。一是檔案部門要普及風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)、推廣風(fēng)險(xiǎn)管理理念，在干部人事檔案管理領(lǐng)域樹立較強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。二是檔案部門要定期培訓(xùn)檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)與技能，在增長(zhǎng)檔案人員風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的同時(shí)提高其工作技能，在干部人事檔案管理樹立并踐行風(fēng)險(xiǎn)管理理念，將風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐，梳理、分析干部人事檔案材料在收集歸檔、信息采集、信息化管理等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提高檔案管理水平。換言之，高職院校干部人事檔案管理要基于中組部的新規(guī)定、新要求，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，形成風(fēng)險(xiǎn)管理制度，對(duì)檔案人員的行為進(jìn)行規(guī)范、引導(dǎo)、評(píng)價(jià)，從而促進(jìn)干部人事檔案管理的改革與創(chuàng)新，優(yōu)化干部人事檔案管理的理念、方式與結(jié)構(gòu)，推動(dòng)高職院校走上干部人事檔案管理工作的新道路。

3 結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案管理是高職院校政治性、科學(xué)性以及服務(wù)性都很強(qiáng)的一項(xiàng)工作，檔案部門及人員務(wù)必要結(jié)合中組部關(guān)于干部人事檔案管理的新規(guī)定、新要求，不斷更新管理理念，加強(qiáng)干部人事檔案的歸檔、收集與管理，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，嚴(yán)格把控干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)口，從而促使干部人事檔案在高職院校的建設(shè)與發(fā)展中提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人事制度改革等的需要。

參考文獻(xiàn)

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[3]王玥.高職院校合并后干部人事檔案工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院.遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（02）：28-29.endprint