檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

李倩

摘 要：檔案是人們一切社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的最原始記錄，同時(shí)也是現(xiàn)代化人才資源管理的核心。在新興時(shí)代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)、企業(yè)的需求。在信息化時(shí)代，檔案管理的信息化發(fā)展是不可避免的趨勢(shì)。雖然我國(guó)很多的企業(yè)、事業(yè)單位都已經(jīng)開(kāi)始了逐步向信息化檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，但是在轉(zhuǎn)變過(guò)程中還存在較多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。本文就針對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)管理中存在的問(wèn)題，提出了具體的解決對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的出現(xiàn)，給我們的生產(chǎn)生活工作等方方面面都帶來(lái)了巨大的變革，在計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步普及推廣與應(yīng)用的今天，也推動(dòng)了各行各業(yè)工作方法的變革，這種變革同樣也體現(xiàn)在企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理工作中[1]。我國(guó)的檔案管理工作在時(shí)代潮流的推動(dòng)下，已經(jīng)開(kāi)始了向信息化的轉(zhuǎn)變，并在多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中得到了一定的管理成果。但是，這些成果與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，還存在較大的差距。為了進(jìn)一步提高我國(guó)檔案的管理水平，我們還需要?jiǎng)?chuàng)新當(dāng)前的檔案信息化管理方法。

1 檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化是指檔案管理部門(mén)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、整理、記錄的管理方式[2]。這種檔案管理方式與傳統(tǒng)管理方式之間最大的不同在于它是一種智能化、自動(dòng)化、高效率化的工作方式，我們通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入數(shù)據(jù)后，借助計(jì)算機(jī)可以自主實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的計(jì)算，與人力管理方式相比，這種管理方式效率更高，同時(shí)還極大的降低了工作成本。所以檔案管理信息化模式更符合當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的需求[3]。

2 當(dāng)期檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

2.1 投入不足

檔案管理信息化模式的發(fā)展需要計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟硬件設(shè)備的支持，缺乏這些基礎(chǔ)性支持，也就沒(méi)有辦法開(kāi)展檔案信息化管理工作了。設(shè)備、技術(shù)的引入需要一定的資金作為支持，所以這就需要企業(yè)投入一定的資金。但是當(dāng)前資金匱乏則是我國(guó)大部分企業(yè)、事業(yè)單位的實(shí)際情況，投入不足，導(dǎo)致檔案管理信息化模式很難開(kāi)展。加之各企業(yè)、單位對(duì)檔案信息化管理模式的探索還大都停留在理論等表層階段，不能夠更深入的對(duì)管理方式進(jìn)行探索，這些原因都導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程問(wèn)題不斷。

2.2 重視不夠

對(duì)檔案管理工作重視程度不夠是造成檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程緩慢的根本原因。很多檔案管理人員都沒(méi)有對(duì)這項(xiàng)工作形成正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)資料的保存，只要確保其不丟失、遺漏即可。所以當(dāng)前檔案信息化管理建設(shè)工作一直不能夠取得預(yù)期的成果[4]。

2.3 管理方式不先進(jìn)

由于當(dāng)前正處在檔案管理方式有傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變的過(guò)程，所以很多檔案管理工作人員的工作思維以及工作方法都還未完成轉(zhuǎn)變[5]。及時(shí)企業(yè)已經(jīng)引入了先進(jìn)的信息化工作設(shè)備，也存在人員不能夠高效使用設(shè)備的情況。還是沿用以往的管理工作方法開(kāi)展工作，極大的影響了信息化管理建設(shè)工作的開(kāi)展進(jìn)程。

2.4管理人員專業(yè)性有待提升

由于檔案管理是一項(xiàng)工作內(nèi)容比較枯燥的工作，且崗位的沒(méi)有太大的發(fā)展前景，因此優(yōu)秀、年輕的專業(yè)化管理人員都不愿意接受這項(xiàng)工作，崗位留不住優(yōu)秀的人才，只能夠使用一些工作能力較弱，專業(yè)性不強(qiáng)的人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。也造成了管理過(guò)程中管理效率低下，工作行為不規(guī)范，甚至重要檔案資料丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)。

3 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略

3.1 推動(dòng)管理意識(shí)朝著信息化管理模式轉(zhuǎn)變

信息化已經(jīng)成為了二十一世紀(jì)最鮮明的時(shí)代特征，所以首先要讓相關(guān)檔案管理人員意識(shí)到信息化對(duì)檔案管理建設(shè)工作的重要性，從思想意識(shí)層面變革傳統(tǒng)的工作觀念，才能夠更好的推動(dòng)管理工作朝著現(xiàn)代化的時(shí)代發(fā)展需求轉(zhuǎn)變[6]。此外，在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該要從企業(yè)、單位的工作實(shí)際情況出發(fā)，探索符合自身發(fā)展實(shí)際的管理戰(zhàn)略，才能夠使檔案管理工作發(fā)揮出對(duì)企業(yè)、單位發(fā)展的指導(dǎo)性作用。

3.2 提高管理建設(shè)工作的針對(duì)性

不同的企業(yè)、單位對(duì)檔案管理工作的需求是各不相同的，所以要推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該從自身的需求出發(fā)，以實(shí)用性作為基本準(zhǔn)則，提供必要的人財(cái)物支持，來(lái)構(gòu)建實(shí)用性強(qiáng)的管理模式。如針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作而言，可以建立相關(guān)的管理網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行信息化管理，以方便相關(guān)人員在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案信息的查找和使用。

3.3 提高管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員工作水平的高低直接決定了檔案管理工作效率及質(zhì)量的高低。鑒于此，應(yīng)該通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的工作素質(zhì)，提供其綜合工作能力的方法來(lái)提高檔案管理工作的效率[7]。具體可以通過(guò)培訓(xùn)考核的方法來(lái)提高管理工作人員的素質(zhì)。如定期開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，介紹信息化檔案管理工作方法，同時(shí)舉辦相關(guān)技術(shù)的實(shí)踐活動(dòng)，讓工作人員能夠通過(guò)實(shí)際操作更好的將學(xué)習(xí)到的理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐。此外，還可以對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的考核，對(duì)每次的教育培訓(xùn)成果進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于考核中表現(xiàn)優(yōu)異的人員可適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，考核不合格的則要求其重新進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，直到他們均能夠順利完成考核為止。

3.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施建設(shè)，同時(shí)還包括統(tǒng)計(jì)軟件、管理軟件等軟件設(shè)施的建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施是確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)，企業(yè)、事業(yè)單位要想更好的提高自身檔案管理工作的效率，就必須要付出一定的投入，才能夠最終獲得相應(yīng)的回報(bào)。

3.5 加快創(chuàng)新工作方法

管理工作方法也是決定管理工作效率的主要因素，如今信息技術(shù)在日新月異的發(fā)展中，管理操作軟件的操作方式也變得越來(lái)越簡(jiǎn)單化，同時(shí)工作效率也在不斷的提升。因此，我們要積極的引入這些新技術(shù)，新方法，或者是自主開(kāi)發(fā)新的管理工作軟件，這都能夠使得管理方式朝著信息化的方向發(fā)展的同時(shí)提高檔案管理的效率。

3.6 完善檔案信息化管理制度

檔案的信息化管理最終也會(huì)朝著制度化、規(guī)劃化的方向發(fā)展，所以在企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，有必要完善檔案信息化管理制度。此外，應(yīng)該盡量推動(dòng)檔案的集中化管理，一方面，集中管理便于企業(yè)、事業(yè)單位的管理，信息搜集、獲取也更加簡(jiǎn)便；另一方面，集中化管理有利于檔案安全管理工作的開(kāi)展，從而讓檔案得到更好的保護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作與企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，好的檔案管理工作方法，能夠推動(dòng)企業(yè)、事業(yè)單位的繼續(xù)發(fā)展，相應(yīng)的，不完善的檔案管理工作方法也會(huì)對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。因此，對(duì)于企業(yè)以及各事業(yè)單位而言，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，推動(dòng)檔案管理工作方法在新時(shí)代的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，從而使其更好的朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱小琳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技與創(chuàng)新，2015，（04）：71+74.

[2]張靜.論檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2015，（15）：56.

[3]林源.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016，（06）：79.

[4]翁韶瓊.淺析交通檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].福建建設(shè)科技，2017，（02）：92-93.

[5]賀莉莉.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].科技資訊，2017，15（09）：156+256.

[6]林燕卿.高校文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究——以泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J]. 江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，30（01）：48-50.

[7]孫智曦.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J].赤子（上中旬），2017，（06）：150.endprint