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      高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理的思考

      2017-10-17 22:00:05陳貴屏徐晨偉陳建軍
      卷宗 2017年26期
      關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案信息化管理問題

      陳貴屏+徐晨偉+陳建軍

      摘 要:高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)是信息社會對高校學(xué)籍檔案管理工作的必然要求,也是促進教育教學(xué)改革、提高辦學(xué)層次的重要手段,科學(xué)有效的學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)至關(guān)重要。文章分析了高校學(xué)籍檔案信息化管理的特點及管理要求,發(fā)現(xiàn)在高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)過程中存在的問題并提出相應(yīng)的學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)的對策和建議。

      關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;信息化管理;問題;對策

      高校學(xué)籍檔案是高校學(xué)生在學(xué)習(xí)和社會實踐活動中直接形成的,對學(xué)校、社會和個人具有保存價值的歷史真實記錄[1],是學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程和學(xué)校教學(xué)發(fā)展歷史的原始見證。它真實地反映了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活等情況。學(xué)籍檔案為學(xué)校教學(xué)管理部門的決策等提供了有力依據(jù),同時也是社會考核、選拔、聘用人才的參考因素,是一種重要的信息資源。

      目前高校學(xué)籍檔案在管理和利用等多方面還存在一些問題,作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)積極研究學(xué)籍檔案的信息化管理辦法,對于利用學(xué)籍檔案的信息功能,促進學(xué)校教學(xué)改革、管理及學(xué)生就業(yè)等工作都具有深遠而重大的意義。

      1 高校學(xué)籍檔案的特點及管理要求

      學(xué)籍檔案是在教學(xué)管理過程中由學(xué)生、教師、教務(wù)人員等多方面形成的,在其活動過程中有自己的規(guī)律和特點。

      1、數(shù)量多

      近年來,大學(xué)教育逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠彰窠逃?,招生人?shù)急劇增加,從而畢業(yè)生人數(shù)不斷增加,直接導(dǎo)致學(xué)籍檔案數(shù)量膨脹,加大了學(xué)籍檔案管理的難度。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案的管理方式將無法應(yīng)對日益增多的信息量的保存和利用。

      2、來源分散

      學(xué)籍檔案形成于教學(xué)過程中的各項活動,由不同部門提供的材料匯總而成。通常學(xué)籍卡由學(xué)生及班主任在每一學(xué)期結(jié)束及畢業(yè)時填寫;成績單由學(xué)院教務(wù)管理員于學(xué)生畢業(yè)時在成績系統(tǒng)里打??;電子學(xué)籍信息由教務(wù)處在日常管理中形成。因此給學(xué)籍檔案的收集帶來一些不便。各個部門都有自己的管理系統(tǒng),如果不能及時的共享信息,會造成不必要的重復(fù)勞動。

      3、內(nèi)容復(fù)雜

      學(xué)籍卡主要記錄學(xué)生入學(xué)時的基本狀況、家庭情況、平時學(xué)習(xí)過程中的表現(xiàn)等;成績單反映大學(xué)期間所修課程的名稱、學(xué)分、成績以及畢業(yè)論文(設(shè)計)、等級考試等;電子學(xué)籍信息包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的全部基本信息,如身份證號、政治面貌、性別、民族、籍貫、學(xué)號、年級、班級、學(xué)院、專業(yè)、學(xué)制、學(xué)位等。

      4、時間跨度

      由于高校的教育教學(xué)工作,主要是按學(xué)期來開展,時間上有階段性和持續(xù)性的特征。同一年入校的學(xué)生,畢業(yè)時間上有的會不同,以原所屬班級為歸檔單位,對立卷整理和日后查找工作均會造成不便。因此以畢業(yè)時所在班級來歸檔學(xué)籍材料,對畢結(jié)業(yè)、肄業(yè)、退學(xué)、延長畢業(yè)等各類情況及時審批需離?;蚶^續(xù)留校,從根本上保證了學(xué)籍檔案立卷的精準度[2]。

      2 高校學(xué)籍檔案管理存在的問題

      1.從事檔案管理工作的人員較少

      高校為了做好檔案管理工作,成立檔案室并且配備了管理人員做專門工作。然而,工作人員較少,不能滿足高校檔案的管理需求,而且有些人員并沒有從事過檔案管理工作,沒有接受過專業(yè)教育和培訓(xùn)。檔案管理工作還是延用老的管理模式和方法,沒有創(chuàng)新性。

      2.二級學(xué)院沒有專門從事學(xué)籍檔案管理的工作人員

      目前,隨著高校人事制度改革的深入,在引入人才要求。方面提出了更高的學(xué)校側(cè)重于高精尖人才的引入,對于行政、學(xué)生工作、教輔等一些急需工作人員的崗位只能采取校聘或院聘的方式解決,這些外聘人員的典型特點就是不穩(wěn)定、流動性大。對學(xué)籍檔案管理工作意識淡薄,不熟悉,不重視。有些學(xué)校將在校生的學(xué)籍檔案分散在學(xué)工辦、班主任處,甚至讓學(xué)生自行保管,最終造成學(xué)籍檔案損壞或遺失,給學(xué)校的學(xué)籍管理工作造成了損失。

      3、制度不完善和管理水平低

      高校在檔案管理方面建立了相對完善的管理制度,對學(xué)籍檔案管理提出了切實可行的意見,明確了相關(guān)部門職責(zé),但缺乏具體實施細則,管理水平不高[3]。學(xué)生在校期間的材料種類多,數(shù)量大,從大量的材料中挑選出有保存價值的材料,是一項艱巨的工程?,F(xiàn)實情況是,學(xué)校二級職能部門有什么檔案就向校級檔案館移交什么檔案,不了解檔案的整理歸檔要求。校級檔案管理部門在整理、收集檔案的過程,經(jīng)常出現(xiàn)的情況是在等其他部門把整理好的材料送上門,結(jié)果本該當年交的材料,半年或一年以后才上交。

      4、信息化水平不高

      學(xué)籍檔案涉及教務(wù)處、學(xué)生處等全校若干部門,來源分散。一些高校的檔案管理部門偏向于收集紙質(zhì)材料,傳統(tǒng)的檔案管理辦法已不再適用于大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)籍檔案管理工作,必須采取信息化管理模式,提高學(xué)籍檔案管理的信息化水平。

      3 改進高校學(xué)籍檔案管理的對策和建議

      1.制定一套切實可行的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系

      建立學(xué)籍檔案的信息庫,實現(xiàn)信息查詢的實時互動。隨著學(xué)籍檔案利用量的增多,方便并及時提供學(xué)籍檔案成為檔案工作者的共識。學(xué)籍異動檔案是經(jīng)常用到的,由于檔案內(nèi)容復(fù)雜,信息顯現(xiàn)的時續(xù)性,在檔案的提供利用中經(jīng)??ぃ鐚⑦@些信息零散的檔案進行計算機管理,將大大方便查詢,并能提高檔案的查準率、查全率,減輕檔案部門的工作壓力。

      2.電子載體保管同時兼顧紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料收集

      由于數(shù)字化的學(xué)籍檔案信息比較脆弱,許多人為與自然因素都有可能使數(shù)據(jù)受損,具有不穩(wěn)定性。要確保個人學(xué)籍檔案信息的真實性、完整性,就要重視信息安全。在保存數(shù)字化學(xué)籍檔案信息的同時,保存紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料,以便在數(shù)字化學(xué)籍檔案信息丟失時,可以根據(jù)紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料上的信息重建數(shù)據(jù)庫。學(xué)籍檔案管理工作的核心是保護和提供真實的原始材料,雙套制管理既發(fā)揮了電子學(xué)籍檔案檢索直觀、存取方便、傳輸快捷等方面的優(yōu)越性,又保證了紙質(zhì)學(xué)籍檔案真實材料的原始記錄,二者要長期并存保管才能取長補短、互為補充[4]。

      3.提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

      學(xué)籍檔案管理是一項非常細致與繁瑣的工作,具有很強的政策性、專業(yè)性與程序性。學(xué)籍檔案管理人員隊伍的專業(yè)性與穩(wěn)定性直接影響著學(xué)籍檔案管理的準確性,進而影響學(xué)生的就業(yè)與前途。為了建立一支專業(yè)化學(xué)籍檔案管理人員隊伍,首先,必須實行崗前培訓(xùn),對即將上崗做學(xué)籍檔案管理的人員預(yù)先做好培訓(xùn),確保之后的工作能夠順利開展;其次,對已在崗的學(xué)籍管理人員要進行定期的培訓(xùn)和考核,了解新形勢下學(xué)籍檔案管理的模式和特點,使之在管理水平方面適應(yīng)新時期和新技術(shù)的要求; 再次,學(xué)校要制定出相應(yīng)的管理措施,實行獎懲制度,充分調(diào)動檔案管理人員積極性、主動性、創(chuàng)造性。

      近年來,高等學(xué)校已認識到學(xué)生學(xué)籍檔案管理對學(xué)生、學(xué)校和社會的重要價值和意義。學(xué)籍檔案包含的不僅是學(xué)生的信息,更是學(xué)校為社會培養(yǎng)人才所積累的人才信息化數(shù)據(jù)。學(xué)籍檔案管理信息化是高校的一項重要工作,它將為高校和社會的穩(wěn)定和發(fā)展做出重大貢獻。

      參考文獻

      [1]宣治國.高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理探析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報,2017(4):162-164.

      [2]謝君.基于高校檔案管理系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式研究[J].辦公自動化雜志,2011(205):13-39.

      [3]宣治國.高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理探析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報,2017(4):162-164.

      [4]林梅珍. 高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的思考[J].福建教育學(xué)院學(xué)報,2014(1):107-110.

      作者簡介

      陳貴屏(1990-),女,漢,江蘇南通,碩士研究生,助教、研究方向:學(xué)籍管理。endprint

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