醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)初探

徐海捷

摘 要：在信息技術(shù)日漸發(fā)達(dá)的今天，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，為了能夠跟上現(xiàn)代化醫(yī)院管理的進(jìn)程，提高醫(yī)院人事檔案管理水平，積極推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文主要闡述了醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在此基礎(chǔ)上分析了當(dāng)前我國醫(yī)院在在人事檔案信息化建設(shè)中主要存在的幾個(gè)問題，探討了應(yīng)對(duì)措施。以期能為醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化建設(shè)

隨著近年來我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，檔案資料在各項(xiàng)工作中的作用也越來越重要，而檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性問題也日益凸顯出來。醫(yī)院人事檔案管理部門由于任務(wù)重，責(zé)任大等原因，通過檔案管理信息化的建設(shè)，不但能夠使檔案的準(zhǔn)確性和完整性得到大幅度的提高，同時(shí)還能明顯提高檔案的使用效率和查閱速度，進(jìn)而更好的促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式的發(fā)展。由此可見，人事檔案管理信息化建設(shè)將是醫(yī)院未來發(fā)展中的必然趨勢(shì)和要求。

1 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

首先，在醫(yī)院的管理和決策中，人事檔案資源具有非常重要的作用，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)有利于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[1]。隨著醫(yī)療體系管理方式和人力資源管理方式的同步改革，人事檔案管理工作的作用越來越重要，因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理水平，將檔案資料數(shù)字化、信息化是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息資源有效利用的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。

其次，在檔案管理信息化建設(shè)中，醫(yī)院可通過局域網(wǎng)建立人事檔案管理平臺(tái)，集合傳遞、存儲(chǔ)、修改、共享等多項(xiàng)功能，既可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，同時(shí)還能避免因各個(gè)部門輸入相同數(shù)據(jù)而出現(xiàn)的重復(fù)勞動(dòng)，從而使檔案管理部門的工作效率得到大幅提升[2]。人事檔案管理信息如果需要更新，檔案管理工作人員可通過局域網(wǎng)快速在平臺(tái)上完成，以便讓各個(gè)部門都能及時(shí)接收到最新信息，確保檔案信息的時(shí)效性。

最后，對(duì)于有人事檔案查詢需求的人員，醫(yī)院可為其開通訪問權(quán)限，使其能夠利用人事檔案管理信息化平臺(tái)完成對(duì)信息的查詢，通過這種方式能夠有效的彌補(bǔ)過去人工查詢服務(wù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的缺點(diǎn)，既降低了醫(yī)院的服務(wù)成本，同時(shí)還能提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

2 現(xiàn)階段我國醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對(duì)人事檔案信息化管理工作缺乏重視

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國大多數(shù)醫(yī)院的管理重心都是醫(yī)療事業(yè)，并將醫(yī)院所有資源都投入到醫(yī)療、護(hù)理等可以給醫(yī)院創(chuàng)造直接利益的工作項(xiàng)目上，而人事檔案管理工作則一直得不到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，除了很少得到資源上的投入以外，也沒有將人事檔案信息開發(fā)力用所產(chǎn)生的效益進(jìn)行廣泛宣傳，以至于到目前為止還有很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員都沒有意識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)會(huì)給醫(yī)院的發(fā)展帶來什么好處[3]。因?yàn)槿狈?duì)人事檔案管理工作的重視，所以人事檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院的日常管理中難以得到充分利用，最終導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)原地不前。

（二）醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)上缺乏資源投入

由于人事檔案管理信息化建設(shè)沒有引起醫(yī)院管理層的足夠重視，因此醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入也很少，尤其是一些正處于發(fā)展階段的中小型醫(yī)院，用于醫(yī)療的空間都非常緊張，檔案管理可用空間就更少了，而且由于資金缺乏的問題，檔案管理所使用的設(shè)備大多比較陳舊，難以滿足醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的基本要求。

（三）人事檔案信息化建設(shè)管理人員專業(yè)水平有限

從檔案管理人員方面來看，很多醫(yī)院都不愿意花費(fèi)高額的成本來培養(yǎng)或聘請(qǐng)同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技巧和檔案管理相關(guān)知識(shí)技能的綜合性人才，這些醫(yī)院的檔案管理人員多是以兼職的形式存在，缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)技能培訓(xùn)，所采用的檔案管理方式也是以傳統(tǒng)的管理模式為主，很少在原有的工作基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)需要現(xiàn)代化的人才隊(duì)伍支持，檔案管理人員應(yīng)具備先進(jìn)的技術(shù)水平和較高的知識(shí)層次，不能僅僅滿足簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作。然而，目前很多醫(yī)院的人事檔案管理人員雖然具有一定的檔案管理知識(shí)，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)操作技能還有很多不足，因此在檔案信息化管理中很難做到快速、準(zhǔn)確、高效地錄入、整理和查找各種信息資料，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平也難以提高[4]。

3 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視度

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，優(yōu)秀人才隊(duì)伍的作用越來越重要，醫(yī)院對(duì)綜合型人才的需求開始不斷增加。傳統(tǒng)的人事管理模式對(duì)于人力和時(shí)間的花費(fèi)巨大，醫(yī)院要想從傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中解脫出來，就必須先改變管理觀念，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，尤其是醫(yī)院管理層，更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并將其作為醫(yī)院人事檔案管理改革的首要環(huán)節(jié)，從源頭上開始抓好信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓醫(yī)院全體員工對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院還要進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理制度加以完善，明確檔案管理部門責(zé)任，并將規(guī)范制度具體落實(shí)到每一項(xiàng)實(shí)際工作中，從而激發(fā)檔案管理人的責(zé)任心和積極性，促使醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)越來越規(guī)范。

（二）加強(qiáng)設(shè)施資源的投資力度

硬件設(shè)施是醫(yī)院推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的硬件設(shè)施投入，并設(shè)立專門的檔案管理室，要求其能夠滿足防火、防塵、防潮等基本要求。除此以外，還應(yīng)分別設(shè)置單獨(dú)的檔案辦公室和檔案閱覽室。同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)為檔案管理部門配置如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、打包機(jī)、文件儲(chǔ)存柜等基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)備。并通過采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等，建立起信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通。

（三）提升信息化檔案建設(shè)管理人員的專業(yè)水平

一是在進(jìn)行人事檔案信息化管理時(shí)，首先必須要保證檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)技術(shù)水平。因此，醫(yī)院在招聘工作人員時(shí)，應(yīng)該有目的的招收一些具有檔案資源管理工作經(jīng)驗(yàn)同時(shí)還擅長計(jì)算機(jī)操作技能的專業(yè)技術(shù)人才。此外，醫(yī)院還應(yīng)加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理型人才和技術(shù)開發(fā)維護(hù)型人才的引進(jìn)，通過加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理工作人員專業(yè)技術(shù)水平的提升，以滿足之后在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理時(shí)對(duì)工作人員專業(yè)素質(zhì)的需求。二是要按照工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行合理的崗位調(diào)配，把具有較高信息化素養(yǎng)的工作人員分配到合適的工作崗位上，盡可能做到人盡其用，從而使醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)水平得到真正的提升。除此以外，檔案管理人員還應(yīng)學(xué)并掌握無核移除員工電子檔案并進(jìn)行長期保存的方式以及如何采用數(shù)字簽名技術(shù)或電子加密技術(shù)來進(jìn)行電子文件的歸檔管理，以避免因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損壞或其他意外事故所導(dǎo)致的檔案信息丟失。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深化，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的日常管理中開始得到廣泛的應(yīng)用，為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理效益的最大化以及為醫(yī)院提供更加更加準(zhǔn)確、全面的人事檔案管理信息，為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分結(jié)合本院的實(shí)際情況，積極推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，確保醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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