文/河北省榮軍醫(yī)院 賈麗娜

淺析醫(yī)院檔案信息化管理

文/河北省榮軍醫(yī)院 賈麗娜

現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，加快檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是新形勢下各級醫(yī)院所要面對的新任務(wù)、新課題和新機(jī)遇。

醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化正成為一種發(fā)展趨勢。由于醫(yī)院自身特點(diǎn)，每天產(chǎn)生大量的檔案信息，如病歷檔案、各種影像資料及其他的各種管理文件。如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，加快檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是新形勢下各級醫(yī)院所要面對的新任務(wù)、新課題和新機(jī)遇。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)涵

眾所周知，醫(yī)院檔案具有原始記錄、價(jià)值保留、隨時(shí)查詢、增值效用等功能，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行科研工作提供了重要參考依據(jù)。因此，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，對醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

醫(yī)院檔案信息化管理是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段提高檔案工作的現(xiàn)代化管理與利用服務(wù)水平，使醫(yī)院檔案信息資源管理逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，內(nèi)容包括兩個(gè)方面：一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新。

二、醫(yī)院檔案傳統(tǒng)化管理的弊端

（一）保存難。醫(yī)院檔案保存的傳統(tǒng)做法是以紙質(zhì)為主要的存儲介質(zhì)，部分以影像帶、光盤、膠片為介質(zhì)，加上部分電子文檔資料。這些方法在儲存過程中很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。隨著每年檔案數(shù)量的不斷增加，需要越來越多的存儲空間，無形中增加了醫(yī)院保存、維護(hù)和管理成本。

（二）管理、查詢難。目前很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案資料查詢的流程是：查文件名、作者，到案卷目錄，再到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后在庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱起來耗時(shí)、耗力。一些檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，受到破損，有的甚至遺失，造成檔案管理上的困難。

（三）利用率低。紙質(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫(yī)院檔案信息方面，各種醫(yī)療數(shù)據(jù)都具有統(tǒng)計(jì)意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統(tǒng)計(jì)這些信息，工作量大。各個(gè)醫(yī)療單位往往從自身的利益出發(fā)，檔案信息沒有進(jìn)入共享，很多科研人員無法得到這些有用的信息，大部分檔案工作只局限于簡單的錄入、查詢和提供利用等傳統(tǒng)模式，阻礙了檔案信息開發(fā)利用。同時(shí)，由于一些檔案工作人員思想觀念滯后，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)活動長期處于傳統(tǒng)、落后的狀態(tài)。

三、醫(yī)院檔案信息化管理的必要性

（一）方便快捷。計(jì)算機(jī)的儲存和檢索的功能對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和存儲，既節(jié)省了檔案管理的場地和資源，為檔案的管理備份了信息，也方便了檔案信息的檢索，為檔案管理的發(fā)展提供了新的途徑。

（二）提高利用率。對于科研工作者來說，如何利用醫(yī)院檔案資源，開發(fā)新產(chǎn)品，提高療效具有重要的意義。因此，為提高檔案利用率，必須進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

（三）必然趨勢。信息時(shí)代來臨，信息化技術(shù)正深入影響社會的方方面面，改變著人們的生活方式，推動了社會進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理信息化是發(fā)展必然趨勢。因此，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案利用效率，才能使之更好地為人們服務(wù)。

四、做好檔案信息化管理的措施

（一）提高認(rèn)識。雖然大中型醫(yī)院不同程度地實(shí)行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結(jié)算都實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化管理，醫(yī)院的管理進(jìn)入了全新的信息化管理模式。但在醫(yī)院檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，沒有意識到醫(yī)院檔案信息的巨大價(jià)值。因此，亟待轉(zhuǎn)變思想觀念，建立醫(yī)院檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源信息共享，以滿足醫(yī)學(xué)、藥學(xué)科研人員及社會公眾對醫(yī)院檔案信息的需求。

（二）重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保證。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強(qiáng)，需要既掌握檔案管理知識，又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。目前大部分醫(yī)院對檔案工作不夠重視，檔案工作人員都是一兼多職，缺乏檔案管理知識，也缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這種狀況阻礙了檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展。提高管理人員的綜合素質(zhì)，要求管理人員通過學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，多途徑、多形式地對其進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等基礎(chǔ)課培訓(xùn)，提高自身的管理專業(yè)技能，才能運(yùn)用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行電子文檔管理，才能促進(jìn)電子文檔管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件和硬件的配套工作。建立相對穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)使用過程中，要加強(qiáng)信息安全保障，由于檔案具有原始性，不得被篡改，要防范黑客入侵和攻擊。對于涉及個(gè)人隱私的問題，還要設(shè)置訪問權(quán)限，或采取某些技術(shù)處理。

[1]莫莉莉.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(1).

[2]周鴻.電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點(diǎn)以及建議[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(1).