文/江蘇豐縣公路管理站 師明慧

文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探究

文/江蘇豐縣公路管理站 師明慧

在我國(guó)，文書(shū)檔案管理是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體等任何管理工作中都不可或缺的一部分，但我國(guó)相關(guān)管理工作發(fā)展較為緩慢，缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，使得該管理工作在實(shí)際應(yīng)用中存在種種問(wèn)題。本文對(duì)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行探究，有利于解決其管理模式中的短板問(wèn)題，使得工作流程更加完善，操作系統(tǒng)更加便捷，具有重要意義。

文書(shū)檔案管理；管理問(wèn)題；管理對(duì)策

一、管理體系中的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)管理的重視度不夠。單位的管理人員往往忽視文書(shū)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)不全面，不細(xì)致、不充分，忽略了其邏輯性、科學(xué)性以及實(shí)踐意義。部分領(lǐng)導(dǎo)只重視實(shí)際創(chuàng)造價(jià)值效益的環(huán)節(jié)，認(rèn)為此項(xiàng)管理工作不能帶來(lái)收益，因而對(duì)其相關(guān)部門的設(shè)立草草了事。在管理時(shí)更是疏忽懈怠，受各綜合因素影響，使其成為單位墊底的部門，因此造成管理效率不高，利用率差，喪失其實(shí)際的價(jià)值，如此一來(lái)，會(huì)使得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為此部門可有可無(wú)，最終陷入惡性循環(huán)。

（二）難以區(qū)分文書(shū)與檔案工作。通常情況下，工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不準(zhǔn)確，認(rèn)為這兩部分是一樣的內(nèi)容，將兩項(xiàng)工作混淆。而在實(shí)際中，文書(shū)工作是檔案工作的前提與基礎(chǔ)，只有在文書(shū)工作準(zhǔn)確完成的情況下才能有序開(kāi)展檔案管理工作。當(dāng)前許多單位兩項(xiàng)管理出現(xiàn)混亂局面，沒(méi)能協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，使得銜接工作進(jìn)展不順利，存在脫節(jié)問(wèn)題，致使檔案的記載缺乏連接性，或出現(xiàn)重復(fù)性，降低了工作效率，使得工作質(zhì)量難以得到保證。

（三）缺乏專業(yè)管理人才。普遍存在缺乏相關(guān)專業(yè)管理人員的問(wèn)題。造成此現(xiàn)象的主要原因是，缺乏對(duì)該領(lǐng)域的重視程度；沒(méi)有可借鑒的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)；忽略對(duì)人才的培養(yǎng)，在許多單位存在此部門為將退休人員，或其他部門人員兼顧此崗位等等；缺乏創(chuàng)新的理念等。

（四）檢索體系不健全。雖然現(xiàn)代技術(shù)逐步應(yīng)用文書(shū)檔案的檢索，但是普遍情況下，大部分單位通常選取傳統(tǒng)方法進(jìn)行文書(shū)檔案檢索。此方法耗費(fèi)人力物力，使得文書(shū)檔案失去應(yīng)有的便捷度，降低了工作的效率。此外經(jīng)常出現(xiàn)人工編制檢索目錄時(shí)，出現(xiàn)不同人員認(rèn)知上的偏差，沒(méi)有統(tǒng)一的編制標(biāo)準(zhǔn)，使得檢索并未發(fā)揮其應(yīng)有的工具性。另外對(duì)現(xiàn)代信息檢索制度的利用率差，也導(dǎo)致檢索體系不健全。

二、完善管理的對(duì)策

（一）提升管理層對(duì)文書(shū)檔案管理工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。要組織領(lǐng)導(dǎo)定期學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，在單位內(nèi)部進(jìn)行文書(shū)管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)管理層對(duì)此項(xiàng)工作的正確認(rèn)識(shí)，對(duì)相關(guān)單位的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)。加強(qiáng)法律法規(guī)的多樣宣傳，從上而下，調(diào)動(dòng)各個(gè)部門人員參與的積極性，形成對(duì)此項(xiàng)工作統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，并開(kāi)展完善建議征集活動(dòng)，以此加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案工作的重視度。并且在年度大會(huì)時(shí)，進(jìn)行重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)預(yù)計(jì)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)此項(xiàng)工作的全面支持。

（二）區(qū)分文書(shū)與檔案，加強(qiáng)銜接環(huán)節(jié)。首先要提高檔案記載及文秘文書(shū)的質(zhì)量，以此來(lái)保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。其次要求對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)、合理的分類整理，運(yùn)用電子輔助進(jìn)行目錄編纂，嚴(yán)格規(guī)范操作流程，形成正確的編檔。再次，要完善細(xì)節(jié)工作，統(tǒng)一規(guī)范模式，如對(duì)文件的格式、版式進(jìn)行統(tǒng)一要求等。同時(shí)要注意檔案的審查工作，減少錯(cuò)漏、遺失等現(xiàn)象的發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，將文書(shū)與檔案進(jìn)行銜接，使兩項(xiàng)工作互相監(jiān)督，如文書(shū)沒(méi)有編纂到位就難以有效完善檔案管理，若檔案管理出現(xiàn)漏洞則浪費(fèi)文書(shū)資源，形成相互制約的模式，來(lái)提升管理工作的質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)相關(guān)人才，提升管理人員素質(zhì)。首先單位要培養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)的人才來(lái)進(jìn)行相關(guān)管理工作，對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)技能，減少身兼兩職現(xiàn)象的發(fā)生，與此同時(shí)，要注意培養(yǎng)其對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技能的掌握。其次要注意把握相關(guān)人員的人文情懷、細(xì)心耐心度等等提升其綜合素質(zhì)。此外，要注意督促相關(guān)人員的再教育、在學(xué)習(xí)，有計(jì)劃地提升其專業(yè)素養(yǎng)。

（四）完善管理制度細(xì)化工作環(huán)節(jié)。完善整體管理的體系，建立具體的管理機(jī)制，根據(jù)各單位的不同情況進(jìn)行細(xì)化。同時(shí)要細(xì)致精準(zhǔn)刻畫每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，如配置器械如何分配，軟硬件設(shè)施如何協(xié)同發(fā)展等問(wèn)題；要完善信息化機(jī)制的安全性能，保證檔案資料的加密性；同時(shí)在單位內(nèi)部，要做到各部門之間資源共享。加強(qiáng)各部門的溝通與聯(lián)系，建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，減少紕漏，提升文書(shū)管理工作的有效性。

（五）建立電子化文書(shū)檔案體系。運(yùn)用信息技術(shù)建立電子檔案體系。進(jìn)行批量審核、批量作業(yè)，節(jié)省工作時(shí)間，提升工作效率。同時(shí)要注意電子檔案的審核制度與加密制度，合理合規(guī)進(jìn)行操作，并且注意資料的時(shí)時(shí)保存、時(shí)時(shí)備份，減少不必要的損失。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)文書(shū)檔案的管理工作，應(yīng)注意理論與實(shí)踐相結(jié)合，用正確的意識(shí)認(rèn)知來(lái)提升管理工作的質(zhì)量。對(duì)其相應(yīng)問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，使其在單位中，更好地與其他部門相配合，保證其價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。

[1]侯明,白宇紅.談文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(03):82+112.

[2]羅文妍.淺析文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2011(03):117-119.