文/臺(tái)州市疾病預(yù)防控制中心 張華紅

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理策略探討

文/臺(tái)州市疾病預(yù)防控制中心 張華紅

疾病預(yù)防控制中心檔案規(guī)范化管理水平的高低，與疾病預(yù)防控制中心工作質(zhì)量和工作效率休戚相關(guān)，也是確保疾病預(yù)防控制中心系統(tǒng)正常、穩(wěn)定運(yùn)行的前提。近幾年，臺(tái)州市疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)開(kāi)展了檔案規(guī)范化建設(shè)探索，但各地建設(shè)參差不齊，還有進(jìn)一步提升的空間。本文試從預(yù)防控制中心檔案管理重要性和規(guī)范化管理要求入手，分析當(dāng)前臺(tái)州市基層疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)存在的主要問(wèn)題，并探討相應(yīng)的解決策略。

疾控；檔案；規(guī)范化

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)是提高疾控工作整體工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平的必要條件。近幾年來(lái)，臺(tái)州市在全市的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中開(kāi)展了檔案規(guī)范化建設(shè)，取得一定的進(jìn)展，但還需進(jìn)一步提升發(fā)展。

一、開(kāi)展疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的意義

（一）是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分。在疾控中心發(fā)展過(guò)程中，檔案工作是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，檔案部門(mén)對(duì)各種疾病預(yù)防控制、健康危害因素監(jiān)測(cè)與控制、健康教育與健康促進(jìn)等信息進(jìn)行收集、整理、匯編等工作，是疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分，同時(shí)也直接關(guān)系到疾控中心其他各項(xiàng)工作開(kāi)展的質(zhì)量和效果。因此，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，才能更好地促進(jìn)疾控業(yè)務(wù)工作的全面發(fā)展及加快疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)規(guī)范建設(shè)的步伐。

（二）能有效推動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)利用。對(duì)疾病預(yù)防控制中心的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，特別是這幾年數(shù)字檔案室的創(chuàng)建，不僅能快捷、方便地給疾控人員提供相關(guān)的資料查閱，還可以給衛(wèi)生行政部門(mén)、相關(guān)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾提供查閱服務(wù)，有利于相關(guān)的制度和法規(guī)切實(shí)執(zhí)行及加快疾病預(yù)防控制信息化的進(jìn)程。

（三）可以為突發(fā)公共衛(wèi)生事件及重點(diǎn)傳染病控制提供參考。突發(fā)公共衛(wèi)生事件及重點(diǎn)傳染病的防控是疾控機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)和重點(diǎn)工作。疾控中心綜合檔案室存有大量的調(diào)查報(bào)告、疾病材料以及統(tǒng)計(jì)資料，能讓相關(guān)人員在這些檔案里找到各類(lèi)疾病預(yù)防的事件發(fā)展規(guī)律，并得到一定的啟示，從而有針對(duì)性地作出相關(guān)的決策，提高疾病預(yù)防和控制的效率，及時(shí)控制事件和疾病的進(jìn)一步蔓延發(fā)展。

二、臺(tái)州市疾控機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

（一）各基層單位檔案管理水平參差不齊。臺(tái)州市共有1個(gè)市級(jí)、 9個(gè)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)。現(xiàn)有5家疾控機(jī)構(gòu)通過(guò)了省級(jí)檔案評(píng)審，1家通過(guò)了市級(jí)評(píng)審。各地的檔案管理工作水平參差不齊，特別是有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不夠，認(rèn)為管好業(yè)務(wù)、撲滅疫情才是正事，檔案管理不能給疾控中心帶來(lái)“利潤(rùn)”，不能看到檔案工作的歷史借鑒作用、對(duì)現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用。這種不當(dāng)?shù)睦砟钪萍s了工作的有效開(kāi)展。

（二）檔案管理人手不足、管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較差。全市疾控中心都設(shè)有綜合檔案室，但大多沒(méi)有專(zhuān)職檔案員。全市綜合檔案室檔案員專(zhuān)職的有3人，兼職的8人；持有檔案管理崗位資格證書(shū)的有9人，其中中級(jí)以上檔案專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)只有4人。檔案員大多是半路出家，很少有專(zhuān)業(yè)學(xué)校畢業(yè)的，有的還未取得檔案管理崗位資格證書(shū)。各科室的兼職檔案員大多不能保證從事檔案工作的時(shí)間，有的僅僅是為了應(yīng)付檢查掛個(gè)名。由于檔案人員身兼數(shù)職、檔案崗位不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁，工作效率不高，檔案工作規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程大受影響。

（三）對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用不夠重視。從目前各單位提供檔案利用的情況來(lái)看，都只停留在“你查什么我提供什么”的狀態(tài)，處于一種被動(dòng)、消極的狀態(tài)，這就不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值，檔案資料的利用率較低。檔案員對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的宣傳工作做得不夠，對(duì)檔案利用情況沒(méi)有進(jìn)行很好的統(tǒng)計(jì)，摸不清檔案的利用需求。

三、提升疾控機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)水平的策略

（一）建立和完善檔案工作管理體制。切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要強(qiáng)化中心領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題給予重視和解決。進(jìn)一步完善管理責(zé)任體系，檔案工作從單位分管領(lǐng)導(dǎo)、分管部門(mén)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、專(zhuān)（兼）職檔案員都有明確的職責(zé)，形成有效的檔案管理責(zé)任鏈條。

（二）重視檔案規(guī)范化建設(shè)規(guī)劃及制度建設(shè)。將檔案規(guī)范化建設(shè)規(guī)劃納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，列入疾控機(jī)構(gòu)年度綜合目標(biāo)績(jī)效考核內(nèi)容，并加大在考核中的評(píng)分分值。要建立嚴(yán)格的檔案歸檔管理制度，做到有章可循。要明確本單位檔案的接收范圍，制定本單位檔案歸檔范圍和保管期限表。要重視對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)、工作制度、設(shè)施和設(shè)備配置等基本內(nèi)容的檢查考核，促使各項(xiàng)工作均滿足檔案規(guī)范化建設(shè)開(kāi)展的需要。

（三）配備與單位檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。檔案規(guī)范化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的政治素養(yǎng)、理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)等各個(gè)方面提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。因此，各級(jí)疾控中心應(yīng)該重視檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和知識(shí)的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)道德，要配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員，讓檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。

（四）以資源建設(shè)為重點(diǎn)提高疾控檔案服務(wù)能力。檔案資源是更好地提供利用和服務(wù)的首要條件，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的最有效的途徑就是豐富和完善檔案結(jié)構(gòu)。因此，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)盡量完整收集各種類(lèi)別的檔案，不僅要接收文書(shū)業(yè)務(wù)類(lèi)、科技類(lèi)檔案，還要注重接收如照片、聲像、電子文件、實(shí)物檔案等其它載體的檔案。同時(shí)，我們還要注重重大活動(dòng)檔案的收集，如抗擊非典、抗震救災(zāi)、重大疫情防控工作中形成的珍貴歷史資料；創(chuàng)建衛(wèi)生城市、文明單位及績(jī)效考核工作中形成的專(zhuān)題檔案，不斷豐富檔案資源。另外，我們還要針對(duì)利用需求，開(kāi)發(fā)編研檔案，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值。

（五）通過(guò)各類(lèi)創(chuàng)建活動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。為了實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下疾控檔案的規(guī)范化管理，各單位在加強(qiáng)制度建設(shè)和人員隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，還要全面貫徹落實(shí)“兩辦”《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》精神，結(jié)合開(kāi)展檔案目標(biāo)管理上等級(jí)、創(chuàng)建數(shù)字檔案室等創(chuàng)建活動(dòng)，爭(zhēng)取在2020年前全市所有縣級(jí)以上疾控機(jī)構(gòu)建成規(guī)范化綜合檔案室，全面提升疾控機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)水平。