文/江蘇省淮安市新安醫(yī)院 張旭

關(guān)于醫(yī)院檔案收集整理及保管工作的思考

文/江蘇省淮安市新安醫(yī)院 張旭

本文主要針對目前我國醫(yī)院檔案收集管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，提出加強(qiáng)醫(yī)院檔案收集整理和保管工作的幾點(diǎn)措施，希望能夠為醫(yī)院的檔案管理工作提供參考。

醫(yī)院檔案；收集保管；問題；措施

醫(yī)院檔案的收集整理和保管工作主要是利用科學(xué)、先進(jìn)的收集和管理手段來對醫(yī)院的檔案進(jìn)行有效的收集管理，它能夠保證醫(yī)院的正常運(yùn)行，還可以為醫(yī)院的發(fā)展提供有價值的材料和信息。目前，我國醫(yī)院檔案的收集和保管工作還存在一定的問題，需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善，從而使醫(yī)院檔案能夠真正發(fā)揮出其使用價值，提高檔案的利用率，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案收集整理及保管工作中存在的問題

在日常的醫(yī)院檔案管理工作中，還存在著很多的問題，我們可以分別從檔案的收集和管理兩個方面來分析檔案管理工作中存在的問題。首先，在檔案的收集整理方面，由于醫(yī)院的很多科研活動或者研究的歷時比較長，醫(yī)療研究人員往往把大量的一手科研資料留存下來，以便自己進(jìn)行學(xué)術(shù)研究等其他用途，不愿意過早歸檔，收集較為困難，很多醫(yī)療設(shè)備的檔案信息收集不全面，一些實物檔案如獎杯等在收集的過程中沒有被重視，檔案收集工作比較散漫。其次，在檔案資料的保管方面，目前，很多醫(yī)院的檔案資料在開發(fā)和利用方面存在很大的問題，很多檔案收集歸檔之后就被束之高閣，檔案的利用率較低，檔案管理的信息化建設(shè)程度較低，同時，檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，其綜合素質(zhì)不能夠滿足檔案管理工作的需求。以上原因都使得醫(yī)院的檔案管理工作不能夠順利進(jìn)行，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理水平較低。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案收集整理及保管工作的有效措施

（一）提高醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重視程度。為了使醫(yī)院的檔案收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，讓醫(yī)院管理人員認(rèn)識到醫(yī)院檔案的重要性。管理人員要認(rèn)識到檔案收集和管理工作對于醫(yī)院正常運(yùn)營的重要性，還應(yīng)該清楚醫(yī)院檔案對于醫(yī)院未來發(fā)展的積極作用，加大在檔案管理方面人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，從而提高醫(yī)院的檔案管理水平。

（二）改進(jìn)和完善醫(yī)院檔案收集、歸檔以及管理工作的服務(wù)模式。進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的服務(wù)能力，將檔案管理模式由被動管理轉(zhuǎn)為主動管理，在日常的管理工作中要求檔案收集和管理人員要做到“四勤”，即眼勤、手勤、腿勤和嘴勤。積極引導(dǎo)醫(yī)院的各個部門或者科室主動上交相關(guān)的檔案文件，并主動進(jìn)行整理，按照相關(guān)的檔案管理制度，收集檔案的頻率要高，檔案的歸檔工作要及時，還應(yīng)該積極為檔案的使用者提供服務(wù)，使醫(yī)院的檔案能夠發(fā)揮其最大的作用，充分實現(xiàn)其利用價值，為醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（三）積極開發(fā)和利用檔案資料，提高醫(yī)院檔案利用率。如果醫(yī)院的檔案管理工作僅僅停留在檔案的收集和保管方面就會使檔案本身失去其利用價值，因此，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)該明確以服務(wù)為中心的檔案管理思想，通過提高醫(yī)院檔案的編研水平，將檔案信息做的更加精細(xì)準(zhǔn)確，積極開發(fā)醫(yī)院檔案的用途，提高檔案信息為醫(yī)學(xué)研究或者教學(xué)工作所提供的使用效力，使得醫(yī)院檔案能夠得到充分的利用，提高其利用率。

（四）實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化。目前我國大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理中存在病案、文件等數(shù)量較大，占據(jù)存儲空間比較大，而且紙質(zhì)檔案都具有唯一性，在存儲的過程中容易受到損毀，查找和使用時非常不方便等問題。因此，醫(yī)院可以建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。將紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，存儲在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存保管，既能夠節(jié)省檔案的儲存空間，保護(hù)原始檔案文件，還可以讓使用者在進(jìn)行查閱的時候更加方便快捷，提高檔案的利用率，提高檔案管理人員的工作效率。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院管理人員的素質(zhì)建設(shè)。隨著信息化時代的到來，醫(yī)院檔案管理也會實現(xiàn)信息化，這就對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的要求，為了能夠讓醫(yī)院的檔案管理人員滿足其工作崗位的需求，必須對其進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高其綜合能力和道德修養(yǎng)。醫(yī)院可以組織開展檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，對他們進(jìn)行醫(yī)學(xué)知識和檔案管理相關(guān)的知識和技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員成為既懂得醫(yī)學(xué)知識，又具備專業(yè)的檔案管理技能的復(fù)合型人才。同時，為了適應(yīng)檔案管理的信息化，還要對管理人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練操作和應(yīng)用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，提高醫(yī)院檔案管理水平。

三、結(jié)束語

總而言之，在醫(yī)院的管理工作中，檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，對醫(yī)院的醫(yī)療科研活動以及醫(yī)院未來的發(fā)展都具有非常重要的作用。為了提高醫(yī)院的檔案管理水平，使醫(yī)院檔案能夠發(fā)揮出它的價值和作用，醫(yī)院的管理人員必須提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的科學(xué)化、信息化管理，提高檔案管理的管理質(zhì)量和管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

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