人工檔案管理與數(shù)據(jù)化檔案管理對(duì)比研究

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，在信息技術(shù)的影響下，檔案管理模式也發(fā)生了變化。借助信息網(wǎng)絡(luò)的信息交互、傳遞等功能可實(shí)現(xiàn)一體化的檔案數(shù)據(jù)管理與共享，充分滿足用戶信息查詢和獲取的需要。但就目前我國(guó)的檔案管理體系建設(shè)情況來(lái)看，跟多檔案管理機(jī)構(gòu)和單位還在沿用著人工檔案管理方式，既沒(méi)有進(jìn)行一體化的檔案數(shù)據(jù)建設(shè)，也無(wú)法滿足社會(huì)各領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)查詢和獲取的需要，限制了檔案管理效率的提升。鑒于此，本文人工檔案管理方式和數(shù)據(jù)化的檔案管理進(jìn)行對(duì)比分析，并提出詳細(xì)的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：人工檔案管理；數(shù)據(jù)化檔案管理；對(duì)比研究

1 數(shù)據(jù)檔案管理模式建設(shè)的必要性

在信息技術(shù)的影響下，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。借助信息網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)資源管理和信息交互功能不僅能實(shí)現(xiàn)一體化的數(shù)據(jù)資源共享，還能對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的歸類、歸檔和數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，充分滿足用戶信息資源獲取和查詢的需要。可以數(shù)據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)完全改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在滿足檔案數(shù)據(jù)共享、信息交互、傳遞的需求上讓檔案管理變得更為簡(jiǎn)單、便捷。不但提高了檔案管理效率，更能促進(jìn)紙質(zhì)檔案信息、音視頻檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行長(zhǎng)期保存，形成永久性信息資源來(lái)滿足各領(lǐng)域信息查詢和獲取的需要。具體而言，數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展開(kāi)拓了檔案管理的新篇章，以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理為核心的信息化檔案管理體系能夠形成全面性的資源互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)，既能促進(jìn)檔案信息進(jìn)行永久保存，也能提升檔案管理效率，滿足檔案管理體系一體化建設(shè)的需要。

2 人工檔案管理模式存在的主要缺陷

從檔案保管的方法演變來(lái)看，人工檔案管理模式還存在較大的發(fā)展局限，不能適應(yīng)檔案管理一體化發(fā)展的需要。一方面，多元化、多種類的檔案數(shù)據(jù)資源需要人工進(jìn)行長(zhǎng)期的保管、對(duì)于重要的信息資源還要進(jìn)行加密管理，既需要付出較多的時(shí)間，也需要付出較大的精力，其處理效率較低，錯(cuò)誤率較高，不適應(yīng)大規(guī)模檔案信息數(shù)據(jù)集中使用的需求。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)如果采用人工的方式對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理需要較多的人力資源，而檔案管理專業(yè)出身的人才相對(duì)較少，不能滿足檔案管理機(jī)構(gòu)人才使用的要求。同時(shí)人力資源的使用意味著檔案管理部門(mén)要付出更多的人力成本，而人力成本的支出要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案信息管理體系建設(shè)的費(fèi)用，長(zhǎng)此以往會(huì)給檔案管理部門(mén)造成較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。最后人工檔案管理模式主要以紙質(zhì)信息、電子音像制品信息為主，面對(duì)這些實(shí)體資源既需要建立專門(mén)的檔案室進(jìn)行保存，也需要人工對(duì)其進(jìn)行專門(mén)的整理、存放、歸檔、處理流程過(guò)于繁瑣且效率低下。

3 數(shù)據(jù)化檔案管理模式的主要優(yōu)勢(shì)

（一）提高保存管理質(zhì)量

傳統(tǒng)上的檔案保存手段，一般主要以紙質(zhì)、圖片、照片、錄音、錄像為主，因檔案保存的方法不同，時(shí)間長(zhǎng)短不同，可能造成紙質(zhì)文檔受潮、水浸、火災(zāi)等各類損壞情況，每年需要檔案管理部門(mén)投入相當(dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)進(jìn)行保存。同時(shí)這類實(shí)體紙質(zhì)資源到大安信息數(shù)據(jù)很難進(jìn)行備份處理，因?yàn)闊o(wú)備份文件，當(dāng)原文件損失后，信息管理將變得較為困難。數(shù)據(jù)化檔案管理主要是指借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等工具，把有關(guān)資料制作成電子文檔進(jìn)行保存，在保存空間、質(zhì)量、清晰度、準(zhǔn)確性方面都有明顯的提升。

（二）數(shù)據(jù)信息檢索更為準(zhǔn)確

數(shù)據(jù)化的檔案信息管理體系在信息檢索方面上午的快速準(zhǔn)確，操作簡(jiǎn)單便捷。傳統(tǒng)檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據(jù)此在檔案管理室進(jìn)行查找，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。檔案數(shù)據(jù)化體系建設(shè)只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可滿足信息查詢的需要，其操作更為便捷，管理人員可以從模糊查詢，組合查詢分類查詢中，選取最佳的查詢方式。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，在信息共享的前提下，信息查詢者只需要獲取管理權(quán)限，就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，極大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了信息檢索效率。

（三）提高工作效率

檔案管理上進(jìn)行數(shù)據(jù)化體系建設(shè)，更省時(shí)省力，能夠有效提高人力資本的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多由人工完成，需要大量管理人員進(jìn)行大量的手工資料的收集、整編、匯總存放等、工作量大、且效率低、造成時(shí)間浪費(fèi)而提高了人力成本。進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)后，網(wǎng)絡(luò)化，自動(dòng)化實(shí)時(shí)化的優(yōu)點(diǎn)立刻凸顯出來(lái)，只需要一次簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)錄入，檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享就能滿足各領(lǐng)域?qū)τ跈n案信息數(shù)據(jù)查詢的需要。這種檔案管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)多次信息數(shù)據(jù)利用，并實(shí)現(xiàn)信息傳遞和數(shù)據(jù)共享，有效提高了信息的管理效率和檔案資源的利用率。檔案數(shù)據(jù)化管理體系及服務(wù)機(jī)制的建設(shè)能夠擴(kuò)大檔案信息的使用范圍，這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)一方面要結(jié)合信息技術(shù)建立線上信息服務(wù)平臺(tái)來(lái)滿足社會(huì)用戶多方面當(dāng)然信息獲取的需求，另一方面檔案管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)要在引入計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下，結(jié)合自身的管理模式，優(yōu)化自身的內(nèi)部組織架構(gòu)，根據(jù)自身的檔案管理特點(diǎn)建立完善的信息化操作模式，促進(jìn)信息化檔案管理機(jī)制的形成。

（四）促進(jìn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理

相對(duì)于傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，檔案管理體系進(jìn)行數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠促進(jìn)檔案管理方法向科學(xué)化方向邁進(jìn)?？茖W(xué)化的檔案管理工作方法是實(shí)施檔案管理的重要前提，就是根據(jù)信息社會(huì)的特點(diǎn)和檔案工作的客觀規(guī)律，進(jìn)行合理的組織計(jì)劃和信息資源控制。傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，檔案數(shù)據(jù)資源整理、歸類、歸檔難以形成科學(xué)性的管理工作標(biāo)準(zhǔn)體系，不能從科學(xué)的角度形成信息資源管理優(yōu)勢(shì)。當(dāng)然，數(shù)據(jù)化體系的建設(shè)就可以很好的解決這一問(wèn)題，依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)交互優(yōu)勢(shì)，既能促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)及時(shí)共享、分類傳播、集中存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，也能全面提升檔案管理的工作效率形成集中化的工作標(biāo)準(zhǔn)模式。一方面，數(shù)據(jù)化交互體系的建設(shè)能為檔案資源的及時(shí)共享提供必要的途徑，既能轉(zhuǎn)變檔案數(shù)據(jù)的共享形態(tài)，也能促進(jìn)不同的管理機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交流和數(shù)據(jù)傳播。另外一方面，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)為檔案管理提供了標(biāo)準(zhǔn)性的存儲(chǔ)流程，對(duì)于不同種類、不同形態(tài)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理，將其集中存儲(chǔ)在信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中能滿足各部門(mén)、各組織的信息查詢需要，形成社會(huì)性的資源分布體系來(lái)促進(jìn)信息收集和信息共享，全面提升了檔案信息資源的利用效率。

綜上所述，與傳統(tǒng)人工檔案管理模式相比，數(shù)據(jù)化的檔案管理體系建設(shè)有了更為明顯的優(yōu)勢(shì)，既能形成集中化的資源存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)在不同的空間和時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行使用，也能形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程，將各種各樣的電子信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)。這就要求檔案機(jī)構(gòu)要以先進(jìn)的技術(shù)及技術(shù)管理為基礎(chǔ)，在先進(jìn)技術(shù)及管理理念的引導(dǎo)下，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理體系建設(shè)，形成統(tǒng)一的管理流程，滿足檔案數(shù)據(jù)信息共享和傳遞的需求。

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作者簡(jiǎn)介

唐虎（1984-），男，四川南充，蓬溪縣人力資源和社會(huì)保障局，檔案管理。endprint