公務(wù)借款管理中存在的問題及對策探析

付瑤丹

摘要：科學(xué)事業(yè)單位公務(wù)借款業(yè)務(wù)頻繁、金額大、涉及的人員多。公務(wù)借款長期掛賬，影響會計信息的準(zhǔn)確性，同時可能導(dǎo)致壞賬的發(fā)生。文章通過分析公務(wù)借款管理中存在的問題，提出相應(yīng)的對策，以期為科學(xué)事業(yè)單位公務(wù)借款的管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：科學(xué)事業(yè)單位；公務(wù)借款；管理對策

一、公務(wù)借款

公務(wù)借款是指因公務(wù)需要，單位職工臨時在單位財務(wù)部門借取，用于預(yù)付給有關(guān)單位或個人的各種業(yè)務(wù)款項。如科學(xué)事業(yè)單位因購買設(shè)備和材料等商品或者接受勞務(wù)服務(wù)時，需要按照合同或者協(xié)議預(yù)付給有關(guān)單位或者個人的款項，以及職工因公出差預(yù)借的差旅費等。

不同類型科學(xué)事業(yè)單位，雖然規(guī)模不同，學(xué)科差異較大，但其公務(wù)借款的特點基本相同。概括起來，主要有以下三個特點：1.公務(wù)借款業(yè)務(wù)頻繁；2.公務(wù)借款金額大；3.涉及的人員多。科學(xué)事業(yè)單位在承擔(dān)科研項目或課題，組織學(xué)術(shù)交流、科普或教學(xué)活動等任務(wù)，以及開展科研業(yè)務(wù)活動中，由于因公出差、購買設(shè)備和材料等業(yè)務(wù)的需要，導(dǎo)致公務(wù)借款業(yè)務(wù)頻繁。除了公務(wù)借款業(yè)務(wù)頻繁，科學(xué)事業(yè)單位的公務(wù)借款金額往往比較大。例如：科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)常需要采購國外的先進(jìn)儀器設(shè)備，一般都需要向進(jìn)出口公司或代理公司預(yù)付設(shè)備采購款，因而會產(chǎn)生大金額的公務(wù)借款。同時，公務(wù)借款涉及到辦理借款業(yè)務(wù)的每位職工，由于職工崗位或人員的流動性也會給公務(wù)借款的管理帶來一定風(fēng)險。

二、公務(wù)借款管理中存在的問題

科學(xué)事業(yè)單位公務(wù)借款管理中通常存在以下問題：

（一）公務(wù)借款管理制度不完善

科學(xué)事業(yè)單位中，較少有單獨制定公務(wù)借款管理制度的，多數(shù)是將借款和報銷制度合并成借款報銷制度。在借款報銷制度中側(cè)重報銷制度，借款制度相對簡略。制度中往往沒有明確哪些人、哪些情況可以借款，以及借款所需附的材料，導(dǎo)致財務(wù)人員在審核借款單時沒有依據(jù)可循。相對報銷業(yè)務(wù)而言，公務(wù)借款業(yè)務(wù)相對隨意、不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）疏于清理公務(wù)借款，讓長期拖欠、占用公務(wù)借款有機(jī)可乘

由于公務(wù)借款涉及的人員多，清理起來不僅工作量大，而且非常繁瑣，很多單位都疏于對公務(wù)借款的清理。使得一些職工拖欠借款、長期占用公務(wù)借款的行為未能被及時發(fā)現(xiàn)，存在發(fā)生壞賬損失的風(fēng)險。公務(wù)借款核銷的方式一般有兩種，一種是費用發(fā)生后，報銷時沖銷借款，差額多退少補(bǔ)。另一種是現(xiàn)金還款，即先報銷，再將報銷拿到的款項沖銷借款。例如：某職工由于外出科學(xué)考察借款2萬元，實際花費1.6萬元。出差回來后，該職工可以選擇在報銷時沖銷借款1.6萬元，同時退回4千元現(xiàn)金；也可以選擇直接報銷1.6萬元，再拿2萬元現(xiàn)金還款。由于沒有定期清理，該職工可能報銷后不主動歸還該筆2萬元的借款，長期拖欠和占用，最終可能導(dǎo)致壞賬的發(fā)生。

（三）財務(wù)部門與職工溝通不暢，職工財務(wù)意識淡薄

對于財務(wù)人員來說，借款后需要核銷借款是常識。但是部分職工由于財務(wù)意識淡薄，不知道借款后需要核銷借款，借款匯給對方單位后，沒有及時向?qū)Ψ絾挝凰饕l(fā)票核銷借款；或者收到對方單位開具發(fā)票，認(rèn)為材料或者設(shè)備已收到，所有流程已完成，將發(fā)票隨意放置或遺失，導(dǎo)致公務(wù)借款一直掛賬，給借款核銷帶來不應(yīng)有的困難。更有甚者，在借款匯給對方單位后，收到對方開具的發(fā)票，報銷時沒有核銷借款，而是再次匯款給對方單位，造成重復(fù)匯款。

（四）供應(yīng)商變動較大

相對企業(yè)而言，科學(xué)事業(yè)單位所需的試驗試劑、耗材往往種類繁多、采購量小、供應(yīng)商范圍廣且不固定。由于科研所需試驗試劑、耗材的特殊性，科研人員往往自行聯(lián)系供應(yīng)商采購。在借款核銷過程中，有不少公務(wù)借款是由于供應(yīng)商信譽(yù)問題，導(dǎo)致借款核銷困難。

三、公務(wù)借款長期掛賬的影響

公務(wù)借款管理不到位，使得公務(wù)借款長期掛賬，給單位帶來以下不良影響：

（一）影響會計信息的準(zhǔn)確性

公務(wù)借款是一種停留在結(jié)算過程中的資金，體現(xiàn)為科學(xué)事業(yè)單位對有關(guān)單位或個人的一種債權(quán)。公務(wù)借款多數(shù)都會經(jīng)報銷轉(zhuǎn)化為科研支出或行政管理支出等。公務(wù)借款長期掛賬，導(dǎo)致當(dāng)期虛列資產(chǎn)，少記支出，使得單位資產(chǎn)虛增，會計報表體現(xiàn)的會計數(shù)據(jù)與真實情況不符，從而影響會計信息的準(zhǔn)確性。

（二）導(dǎo)致壞賬的發(fā)生，造成不必要的意外或損失

往年的公務(wù)借款，由于清理不及時，待清理時，往往存在借款人離職、退休、死亡等情況，導(dǎo)致暫付款無法收回，給單位造成不必要的損失。

四、公務(wù)借款管理對策

針對公務(wù)借款管理中存在的問題，文章建議采取以下管理對策：

（一）完善公務(wù)借款管理制度、嚴(yán)格執(zhí)行制度

1.建議在制度中明確哪些情況可以借款，借款單后需要附的材料以及借款需要的審批流程。做到借款必有依據(jù)，一事一借，專款專用。例如：差旅費借款需附出差申請表；根據(jù)合同或協(xié)議約定預(yù)付給有關(guān)單位的款項，需要附相應(yīng)的合同或協(xié)議；其他由于對方單位要求必須款到后才能提供商品、服務(wù)的，也需要附相關(guān)的證明材料，例如：測試費借款需附測試費收費通知單、版面費借款需附出版社付款通知書，錄用通知函等。

2.定期清理公務(wù)借款。建議財務(wù)部門每年應(yīng)對公務(wù)借款進(jìn)行定時清理，有條件的科學(xué)事業(yè)單位可以一個季度或者半年清理一次。對公務(wù)借款進(jìn)行定期清理，財務(wù)部門能夠及時發(fā)現(xiàn)問題；在提醒借款人及時核銷借款的同時，對其他可能涉及公務(wù)借款的職工也有提醒作用。

3.制度中應(yīng)該有相應(yīng)的懲罰機(jī)制。事業(yè)單位與企業(yè)不同，很多時候礙于情面，雖然財務(wù)部門定期催還借款，但是如果借款人不配合，又沒有相應(yīng)的懲罰機(jī)制，導(dǎo)致借款清理工作達(dá)不到應(yīng)有的效果。懲罰機(jī)制可以從兩方面考慮：第一，前賬不清，后賬不借；第二，緩發(fā)借款人工資，額度以借款金額為限，待借款清理后，補(bǔ)發(fā)相應(yīng)的工資。不給長期拖欠、占用借款有機(jī)可乘，避免壞賬的發(fā)生。

4.限定借款人范圍、完善離職手續(xù)。公務(wù)借款必須責(zé)任到人，在編人員相對穩(wěn)定，可以辦理公務(wù)借款業(yè)務(wù)。項目聘用人員、勞務(wù)派遣人員由于經(jīng)常變動，不建議將其納入借款人范圍。此外，職工離職、退休，應(yīng)先清理完借款。對于離職時尚有采購設(shè)備等核銷周期較長的公務(wù)借款，可以將借款轉(zhuǎn)移給單位其他在職職工，雙方確認(rèn)簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，提交相關(guān)資料到財務(wù)部門后離職。endprint

5.有了完善的公務(wù)借款管理制度，要嚴(yán)格執(zhí)行制度，不能讓制度流于形式。

（二）嚴(yán)格控制現(xiàn)金借款

由于現(xiàn)金借款有太多的不確定性，實際管理中很難監(jiān)控，應(yīng)盡量減少現(xiàn)金借款的次數(shù)與額度。2012年9月27日，財政部下發(fā)通知，在2012年年底前全面推行公務(wù)卡。公務(wù)卡全面推行后，差旅費等公務(wù)借款業(yè)務(wù)明顯下降?，F(xiàn)階段，現(xiàn)金借款主要集中在沒有條件使用公務(wù)卡的地方：如因公出國，進(jìn)行野外科學(xué)考察、實驗測試、樣本采集等。公務(wù)借款管理制度應(yīng)當(dāng)與公務(wù)卡結(jié)算管理規(guī)定結(jié)合起來，能使用公務(wù)卡的地方，一律不允許現(xiàn)金借款。部門負(fù)責(zé)人對借款業(yè)務(wù)的真實性負(fù)責(zé)，財務(wù)人員對借款所附材料及審批流程進(jìn)行審核。

（三）定期培訓(xùn)，提高職工財務(wù)意識

資產(chǎn)財務(wù)部門應(yīng)定期對單位職工進(jìn)行培訓(xùn)，提高職工財務(wù)意識。除入職培訓(xùn)外，建議組織一些常規(guī)性的培訓(xùn)。對于一些職工應(yīng)當(dāng)了解的財務(wù)知識也可以做成手冊或演示文稿，掛在內(nèi)部網(wǎng)站上，供職工選擇學(xué)習(xí)。此外，充分發(fā)揮科研財務(wù)助理的橋梁作用，通過科研財務(wù)助理更多的對公務(wù)借款報銷中應(yīng)注意的問題及事項進(jìn)行宣傳。

（四）與信用良好的供應(yīng)商合作

購買政府采購以外的商品或者服務(wù)，可以先在國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢相關(guān)企業(yè)的信息。查看企業(yè)的經(jīng)營狀況，看企業(yè)是否是在營（開業(yè)）企業(yè)、是否有列入經(jīng)營異常名錄或者嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單?，F(xiàn)在很多科學(xué)事業(yè)單位與喀斯瑪商城合作。喀斯瑪商城是科研耗材采購平臺，平臺對供應(yīng)商的資質(zhì)把關(guān)。并且喀斯瑪商城上購買商品都是先發(fā)貨，收到貨后供應(yīng)商開具發(fā)票，再由資產(chǎn)財務(wù)部門定期結(jié)算。這種方式，減少公務(wù)借款的同時，也避免了由于企業(yè)信用不良造成的風(fēng)險。此外，在簽訂合同時，建議在合同中約定付款、發(fā)貨、發(fā)票開具的時間，遇到不按時發(fā)貨、拒絕開具發(fā)票等行為，可以通過法律途徑維護(hù)合法權(quán)益。

五、結(jié)語

由于科學(xué)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會計核算的要求，公務(wù)借款不可避免。為了更真實的反應(yīng)科學(xué)事業(yè)單位的收支和結(jié)余，避免不必要的資金損失，建議科學(xué)事業(yè)單位在財務(wù)管理工作中重視公務(wù)借款業(yè)務(wù)的管理。建立健全公務(wù)借款管理制度，對公務(wù)借款進(jìn)行定期清理，對惡意拖欠公務(wù)借款的職工給予相應(yīng)的處罰，保證科學(xué)事業(yè)單位的資金安全。

參考文獻(xiàn)：

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[2]財政部.科學(xué)事業(yè)單位會計制度[Z].財會[2013]29號.2013-12-30.

（作者單位：中國科學(xué)院廣州能源研究所）endprint