醫(yī)院辦公室檔案管理工作中的優(yōu)化建設(shè)思路

楊曉宏

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和技術(shù)手段的進(jìn)步，醫(yī)院的新醫(yī)改政策有了更廣闊的實(shí)施空間，同時(shí)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和水平也在不斷地提高和創(chuàng)新，而在這一過(guò)程中，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作的要求也越來(lái)越高了。在進(jìn)行社會(huì)管理的過(guò)程中，而對(duì)于新資料和新信息的管理工作需要有與之配套的先進(jìn)的管理思想和管理機(jī)制。面對(duì)這一新的狀況，本文在這里就醫(yī)院辦公室檔案管理工作進(jìn)行分析，并提出了一些優(yōu)化建設(shè)思路，供各醫(yī)院參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；醫(yī)院辦公室；優(yōu)化建設(shè)思路

一般情況下，一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)管理醫(yī)院的病人的病例，除此之外，還需要對(duì)管理一些行政性文件。一個(gè)醫(yī)院的整體管理水平如何，和這個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作水平息息相關(guān)。只有真正的做好一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作，才能夠從根本上提升一個(gè)醫(yī)院的決策能力，使得醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)得以有序運(yùn)行，從而提升醫(yī)院的業(yè)績(jī)水平，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，讓醫(yī)院在這個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時(shí)代起到自己應(yīng)有的作用。

1 我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院的綜合管理水平也在不斷的提高。檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中極其重要的一項(xiàng)，在實(shí)際的運(yùn)行中，還存在著諸多的問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：①?gòu)尼t(yī)院的檔案管理效率方面來(lái)看，一些比較大型的醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，是需要有一定的人力、財(cái)力和物力方面的支持的，并且需要醫(yī)院的相關(guān)部門(mén)能夠建立一套完善的制度來(lái)對(duì)檔案管理的工作流程進(jìn)行一定的規(guī)范，從而使得檔案管理工作能夠更加高效的運(yùn)行。②從領(lǐng)導(dǎo)的運(yùn)行機(jī)制方面來(lái)看，針對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的辦公室檔案還是需要進(jìn)行統(tǒng)一化的管理。另外在進(jìn)行檔案的綜合性管理的時(shí)候，在醫(yī)院的人力檔案的管理工作之外，還應(yīng)該有文件檔案的管理[1]。

但是，在當(dāng)今的醫(yī)院管理工作中，并沒(méi)有將檔案管理管理工作放在一個(gè)重要的位置，相關(guān)的工作人員對(duì)于檔案管理工作還不夠重視。并且在檔案管理工作的具體實(shí)踐當(dāng)中，缺乏專(zhuān)業(yè)的工作人員配備，管理意識(shí)普遍落后，跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流。這些最終導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作的滯后，從而影響到整個(gè)醫(yī)院管理工作的全面發(fā)展。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路分析

（1）在源頭上強(qiáng)化醫(yī)院辦公室檔案的管理

一個(gè)醫(yī)院的辦公室的檔案管理的源頭，主要指的是在檔案管理工作的開(kāi)發(fā)方面的工作。具體來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，從而從根本上提高一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作的工作水平和工作質(zhì)量[2]。

要想從源頭上提高一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要重視一個(gè)醫(yī)院的檔案管理方面的人才的建設(shè)，選拔優(yōu)秀人才，并做好人才培養(yǎng)工作，不斷的提升一個(gè)醫(yī)院的檔案管理人才的檔案處理能力，高效率的做好對(duì)相關(guān)的檔案的歸類(lèi)和儲(chǔ)備工作。從而真正的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的價(jià)值的有效使用，讓每一份檔案都能夠發(fā)揮其真正的作用。 這就要求相關(guān)的檔案工作人員能夠?qū)λ鸭降臋n案信息和資料進(jìn)行科學(xué)的處理歸類(lèi)，并妥善保管，從而保證在日常的工作中可以快速的找到有利用價(jià)值的檔案材料，真正的發(fā)揮好一份檔案的價(jià)值[3]。

做好檔案的管理工作，除了對(duì)檔案管理人才具體工作能力方面的要求之外，還要求相關(guān)的工作人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，只有有責(zé)任心的工作人員才能夠把工作真正的落到實(shí)處。這就要求院方可以將檔案管理工作成績(jī)的優(yōu)劣也納入到醫(yī)院各項(xiàng)工作的年終考核中，對(duì)于那些在工作中盡職盡責(zé)的檔案管理工作人員，要給予充分的嘉獎(jiǎng)，相應(yīng)的對(duì)于那些工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員也要給予一定的處罰，這種合理的獎(jiǎng)懲措施也可以在一定程度上提高工作人員的工作積極性[4]。

（2）抓住重點(diǎn)，逐步深入

一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作不能永遠(yuǎn)的只停留于表面，而應(yīng)該深入。做好檔案工作并不僅僅的是對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)械的歸類(lèi)處理和儲(chǔ)存，而應(yīng)該深入到檔案的具體的內(nèi)容中去，秉持著為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作職能認(rèn)真負(fù)責(zé)的信念，才可能真正的深入進(jìn)去，對(duì)檔案進(jìn)行深入細(xì)致的分析和判斷的基礎(chǔ)上做好檔案的管理工作，真正的讓檔案物盡其用。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，不僅要注重工作的速度，更要注重工作的質(zhì)量，要想保證檔案管理工作的質(zhì)量，就要求相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候必須要深入進(jìn)去。

比如，在進(jìn)行檔案的信息化管理工作的時(shí)候，工作過(guò)程中一定要注重對(duì)于信息化建設(shè)的流程，對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行從點(diǎn)到線(xiàn)，從線(xiàn)到面的分類(lèi)，以確保相關(guān)的檔案信息都能夠科學(xué)合理的錄入到信息化的辦公系統(tǒng)之中，而沒(méi)有遺留的地方。

對(duì)于一個(gè)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，對(duì)現(xiàn)有的資源信息的挖掘和利用顯得極為重要，這就需要醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要注意時(shí)時(shí)的利用現(xiàn)有的科技手段，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資料進(jìn)行分析和處理，不斷豐富醫(yī)院的信息資源，并且不斷創(chuàng)新自己的工作方法，全面的提高醫(yī)院的檔案管理水平。

此外，做好一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作，必要的物質(zhì)保障也是必不可少的，比如要有足夠的檔案存儲(chǔ)空間，尤其是對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，更是如此。當(dāng)然對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)也是需要一定的空間的，除此之外還需要技術(shù)和設(shè)備方面的保。這也要求醫(yī)院對(duì)相關(guān)的檔案信息管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以使得工作人員掌握必備的先進(jìn)的工作技能，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性。

任何一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作都是為醫(yī)院的綜合發(fā)展服務(wù)的，需要工作人員對(duì)檔案信息資源進(jìn)行歸類(lèi)和整理，從而使得檔案的存儲(chǔ)更加的科學(xué)，最大程度的提高對(duì)檔案的使用程度，從而在根本上提高一個(gè)醫(yī)院的整體水平。

（3）與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化檔案管理工作

在進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理工作的時(shí)候，要樹(shù)立時(shí)代眼光，與時(shí)俱進(jìn)，不斷的吸收先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，來(lái)優(yōu)化自己的檔案管理工作程序，從而在整體上提高自己的檔案管理水平。

對(duì)于一個(gè)從事檔案管理工作的人來(lái)說(shuō)，不僅要求其業(yè)務(wù)能力，而且還要求其道德水。在實(shí)際的檔案管理工作中，常常由于相關(guān)的工作人員由于缺乏專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，而在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，不能夠很好的對(duì)檔案進(jìn)行管理和歸類(lèi)，從而給檔案的后期查找和使用造成了極大的麻煩[5]。此外，在檔案工作的日常管理中，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，培養(yǎng)檔案工作人員的安全防范意識(shí)，在秋季干燥的季節(jié)，要注意防火；在濕潤(rùn)的雨季，要注意防潮，確保紙質(zhì)檔案保存的完好性。若是電子檔案，則要確保相關(guān)存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全性，可以增加防火墻等，防止木馬黑客等的侵入，此外還可以強(qiáng)化相關(guān)的登錄系統(tǒng)的身份認(rèn)證。總之，一切的手段措施都是為了檔案資料的安全性和完備性，以確保醫(yī)院的檔案資料能夠在實(shí)際的工作中發(fā)揮其應(yīng)盡的作用。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，一個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作在一個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作職能中扮演著重要的角色。所以需要醫(yī)院的相關(guān)工作部門(mén)重視檔案管理工作，將檔案管理工作落到實(shí)處，提高相關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)能力，對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行信息化的管理，從而保證檔案資料能夠在醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)當(dāng)中發(fā)揮好自己的作用。

參考文獻(xiàn)

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[5]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：79-79.endprint