加強高職院校學(xué)生就業(yè)檔案管理工作的途徑

摘 要：目前，我國當(dāng)代高職學(xué)生對檔案意義缺乏深刻的認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案對其以后踏入社會和就業(yè)發(fā)展有著重要的意義。在這個背景下，本文主要對高職學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀進(jìn)行分析和調(diào)查，提出高職院校對檔案意識方面缺乏教育和檔案表現(xiàn)力不足等問題，并且根據(jù)培養(yǎng)學(xué)生檔案意識的支撐點、著力點和發(fā)散點等幾個方面制定相關(guān)方法和策略。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；檔案管理；方法途徑

學(xué)生在進(jìn)入高中（中專）階段，就會建立一份檔案，這個檔案記錄著學(xué)生在高中乃至大學(xué)期間的個人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷和重要社會實踐活動等具體信息，高職學(xué)生檔案代表著學(xué)生在學(xué)校的具體信息，同時也是聯(lián)系社會的重要的紐帶之一，學(xué)生在踏入社會后，進(jìn)入工作單位時，用人單位根據(jù)學(xué)生檔案進(jìn)行參考，為人才培養(yǎng)提出一定數(shù)據(jù)和信息，因此，在組織人事工作時，學(xué)生檔案具有重要參考價值。

根據(jù)目前高職院校學(xué)生檔案管理情況我們可以知道，在高職院校中，學(xué)生檔案管理主要由學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)，其主要工作內(nèi)容為，將學(xué)生在校期間進(jìn)行的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績和政治表現(xiàn)等全方面的信息整理收集，裝入檔案中，學(xué)生畢業(yè)后，將檔案移交相關(guān)部門。因此，學(xué)生檔案在后面將會變成人事檔案。近幾年來，高職院校對于學(xué)生檔案管理逐漸規(guī)范化，但是在發(fā)展的過程中也存在一定問題。

1 高職院校檔案管理現(xiàn)狀

人們在進(jìn)行社會實踐時，會留有一定信息，而檔案就是記錄和整理這些信息的。人事檔案主要對一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌和品德作風(fēng)等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，具有依據(jù)和參考的作用，對個人轉(zhuǎn)正定級和職稱申報等有重要參考作用。而高校學(xué)生檔案主要對學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的現(xiàn)實表現(xiàn)和學(xué)業(yè)成績等活動信息進(jìn)行記錄，為學(xué)生步入社會和就業(yè)發(fā)展提供重要依據(jù)。對高職院校的學(xué)生來說，其在畢業(yè)后面臨的主要問題為就業(yè)。在踏入社會后，面對眾多行業(yè)和企業(yè)，無從下手。對一些私營企業(yè)來說，在應(yīng)聘過程中對檔案的要求不高，而高職學(xué)生對個人檔案的意義淡泊，導(dǎo)致學(xué)校畢業(yè)生檔案堆積，無人問津。

2 高職院校學(xué)生檔案的特點

高職院校和普通高校在生源和人才培養(yǎng)模式上都有所不同，因此，在檔案管理方式上也存在一定差距。

2.1 學(xué)生檔案多樣化

目前高職院校的生源類型主要有普通高中畢業(yè)生類和高職單招類等類型，因為其在進(jìn)入大學(xué)前學(xué)業(yè)程度不同，因此，檔案內(nèi)容也有所不同。

2.2 學(xué)生檔案內(nèi)容應(yīng)用性高

對于高職院校來說，其辦學(xué)定位主要是培養(yǎng)生產(chǎn)和管理一線的技能型和實用型人才，因此，在培養(yǎng)學(xué)生的過程中，強調(diào)學(xué)生的理論和技能方面。對于高職學(xué)生的學(xué)生檔案，高職院校除了收集學(xué)生專業(yè)知識外，應(yīng)對其社會實踐信息等重點收錄。

2.3 學(xué)生檔案管理周期短

高職院校學(xué)生在推行學(xué)分制后，學(xué)生的學(xué)制在2-1年之間，目前，學(xué)生都能在學(xué)校限定時間內(nèi)完成學(xué)業(yè)，因此，學(xué)校存放和管理學(xué)生檔案時間為2-3年，周期較短。

2.4 學(xué)生檔案使用、利用率低

高職院校畢業(yè)生就業(yè)范圍主要在生產(chǎn)和服務(wù)一線等領(lǐng)域，進(jìn)入私營企業(yè)工作的較多。在《勞動法》未頒布時，很多畢業(yè)生都缺乏個人檔案意識，并沒有和用人單位簽訂用工協(xié)議或合同。學(xué)生對用人檔案缺乏使用意識。

3 高職院校學(xué)生就業(yè)檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識淡薄

目前，大多數(shù)用人單位在錄用人員時，對員工就業(yè)檔案缺乏管理，很多畢業(yè)生認(rèn)為只要找到一份高收入能夠施展才華的工作就行，對人事檔案缺乏重視。當(dāng)然，也有一部分瀟灑一族對自己能力非常自豪，對職稱評定并不在乎，因此，對檔案管理也不重視。目前，我國現(xiàn)行的人事檔案管理制度還是存在并且運行的，隨著人事制度的不斷改革和發(fā)展，其逐漸趨向規(guī)范化。畢業(yè)生在畢業(yè)后，需要面臨落戶和轉(zhuǎn)正定級等問題，這些都需要建立在檔案信息基礎(chǔ)上，如果畢業(yè)生檔案意識淡漠，那么其在步入社會發(fā)展過程中會存在一定阻礙。

3.2 學(xué)生檔案內(nèi)容較單一

目前，高職院校在對學(xué)生就業(yè)檔案進(jìn)行管理時，具體內(nèi)容為，將學(xué)生在校期間在教學(xué)部門、團(tuán)委和個人等方面的學(xué)習(xí)、工作和社會活動等信息和材料進(jìn)行收集和整理。具體信息內(nèi)容為：高中階段的學(xué)籍檔案和畢業(yè)生情況表等，以上屬于靜態(tài)信息資料。對于用人單位來說，除了靜態(tài)信息外，其還需要了解畢業(yè)生的心理健康情況和職業(yè)素質(zhì)等方面信息，而在學(xué)生檔案中，對于這方面的資料并不多，因此，存在一定限制。

3.3 學(xué)生檔案管理手段滯后

根據(jù)對各高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，我們可以知道，目前學(xué)校普遍存在以下問題。第一，學(xué)生檔案只時學(xué)生檔案管理人員的事情。對于學(xué)生檔案信息收集過程來說，班主任和政治輔導(dǎo)員等這些是重要渠道，因此，應(yīng)該加強班主任檔案收集管理意識。第二，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)不完善。對于大學(xué)生來說，畢業(yè)生檔案是其在學(xué)校學(xué)習(xí)和活動的真實信息記錄，而因為管理手段的缺失，導(dǎo)致大學(xué)生在校期間的一些重大活動等都并沒有及時補充和更新。因此，在入校招聘時，用人單位對學(xué)生檔案信息了解較少。

3.4 學(xué)生檔案管理軟、硬件條件不足

根據(jù)各高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，我們可以了解，大多高職院校對學(xué)生檔案管理并不重視，耶未設(shè)立檔案管理部門。學(xué)生檔案由學(xué)生處或招就辦的工作人員兼任。對于部分高職院校來說，他們認(rèn)為學(xué)生檔案管理不過是學(xué)生入學(xué)時收收檔案，學(xué)生畢業(yè)生時轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)檔案等，缺乏對學(xué)生檔案深刻了解。雖然有一部分老師對學(xué)生檔案的信息開發(fā)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，但是因為學(xué)校事務(wù)太多而導(dǎo)致有心無力。而且因為各高職院校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案意識不強，對學(xué)生檔案管理投入不多，限制學(xué)生檔案管理水平的提高。

4 完善就業(yè)視角下高職院校學(xué)生檔案的管理工作

4.1 加大宣傳，提高全社會檔案意識

首先，提高全社會的檔案意識是必要的，需要社會、用人單位、高校和學(xué)生等各方面同時進(jìn)行。具體有以下幾點。endprint

第一，各級人事檔案管理部門應(yīng)深入貫徹宣傳《檔案法》，推進(jìn)社會人員對于檔案的正確認(rèn)識，同時，通過具體實例進(jìn)行宣傳，讓社會人員充分意識到人事檔案關(guān)乎自己的切身利益。設(shè)立管理人事檔案的單位。

第二，目前，我國大部分地區(qū)實行高中畢業(yè)生自帶高中學(xué)籍檔案到錄取院校報到的方法。因此，各院校在新生入學(xué)期間，應(yīng)該抓緊對學(xué)生灌輸檔案的重要性知識。讓學(xué)生樹立檔案信息意識。加強宣傳教育，讓學(xué)生意識到哪些檔案能夠加入畢業(yè)生檔案。學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)該加強檔案意識教育，通過校園網(wǎng)、就業(yè)網(wǎng)和校報等平臺宣傳畢業(yè)生的就業(yè)檔案內(nèi)容，推動學(xué)生樹立檔案意識。

4.2 充實檔案內(nèi)容，滿足用人單位的需要

目前，用人單位對畢業(yè)生檔案也并不重視，具體原因是畢業(yè)生檔案能提供的信息過少。因此，高職院校如果想提高學(xué)生就業(yè)率，為畢業(yè)生提供更好的就業(yè)方向，就應(yīng)該加強學(xué)生檔案管理工作。對檔案內(nèi)容不斷更新，豐富。提高管理水平，增加管理渠道，獲取更多信息。為學(xué)生檔案信息增加更多社會需要的內(nèi)容。讓用人單位有更高的參考價值。只有這樣才能提高畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

1.增加學(xué)生在校期間的誠信材料

學(xué)生誠信材料主要是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活和社會活動等方面信息的整體評價。對學(xué)生誠信的基本形象有一定反應(yīng)。隨著社會不斷發(fā)展，人事制度改革在深入改革，人員流動活躍，社會信用缺失現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，而個人信用利用率逐漸上升。因此，在畢業(yè)生檔案中加入個人誠信情況，有利于提高學(xué)生誠信意識，還能夠推動學(xué)校的誠信教育發(fā)展，為用人單位提供切實可靠的數(shù)據(jù)，推動社會誠信體系的建設(shè)。

2.增加心理測試、職業(yè)測評結(jié)果

目前，高等教育逐漸走入大眾化階段，高職院校逐漸意識到，推動學(xué)生就業(yè)率提高是學(xué)校工作的發(fā)展重點。很多院校富貴引進(jìn)各類心理測試量表等，為學(xué)生進(jìn)行心理測試和職業(yè)測評等，為學(xué)生做好職業(yè)生涯規(guī)劃教育。如果學(xué)校能夠?qū)W(xué)生進(jìn)行的職業(yè)和心理測評等數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃和整理，并且加入學(xué)生檔案，這樣有利于用人單位快速了解到學(xué)生的個性特點，提高人才篩選和培養(yǎng)的能力。

4.3 建設(shè)學(xué)生檔案管理平臺，實現(xiàn)跨平臺信息管理

目前，學(xué)生檔案管理都處于手工管理階段，學(xué)生檔案管理水平受到一定限制。對于這個問題，高職院校學(xué)生檔案管理部門可以結(jié)合教務(wù)部門、團(tuán)委會和實訓(xùn)部等部門，開發(fā)一套完善有效的學(xué)生檔案管理軟件，多個部門進(jìn)行信息資源共享，充分了解學(xué)生的考證情況，學(xué)費繳交情況和職業(yè)測評情況等，有利于對學(xué)生檔案內(nèi)容進(jìn)行及時更新，提高學(xué)校檔案管理水平和質(zhì)量。在期末，學(xué)生檔案管理部門可以通過系統(tǒng)軟件為學(xué)生更新相關(guān)信息，同時，根據(jù)原始材料進(jìn)行收集，有利于提高學(xué)生信息收集的完整性、及時性和準(zhǔn)確性。

4.4 充分利用和開發(fā)信息資源

為了提高學(xué)生檔案管理整體水平，對學(xué)生檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用是重要渠道。對學(xué)生檔案管理人員來說，應(yīng)該改變傳統(tǒng)思想，及時跟進(jìn)社會發(fā)展理念，更新觀念。在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作時，應(yīng)該注重學(xué)生檔案信息開發(fā)利用。比如，運用相關(guān)管理軟件，更新學(xué)生信息庫，對畢業(yè)生就業(yè)信息進(jìn)行跟蹤記錄，并且對畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量進(jìn)行分析和評測，有利于指導(dǎo)學(xué)校更新人才培養(yǎng)模式，提高教學(xué)質(zhì)量水平發(fā)展。

5 結(jié)語

在當(dāng)今社會勞動群體中，高職學(xué)生作為高素質(zhì)高技能專門型勞動者，逐漸顯示其重要性。提高并且強化高職生檔案意識培養(yǎng)有利于提高學(xué)生整體綜合素質(zhì)水平，有利于學(xué)生步入社會后就業(yè)發(fā)展提供一定的積極作用。因此，對于高職院校來說，應(yīng)該加強對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)工作，并且不斷深化，將其價值最大化。

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作者簡介

孟令黛（1987-），女，漢，河北晉州市，科員，助理館員，研究生，濱州職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案系列。endprint