倪小紅
摘 要:所謂涉密檔案就是企業(yè)最核心的秘密,它涉及的范圍很廣,包括企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)的成功或是失敗,甚至是企業(yè)的安全;因此,為了促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,必須規(guī)范化管理企業(yè)的涉密檔案,確保企業(yè)內(nèi)部信息的安全。本文以中國(guó)石油企業(yè)為例,簡(jiǎn)要概括中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理存在的一些問題,提出管理涉密檔案的一系列措施,希望對(duì)以后的研究能有所幫助。
關(guān)鍵詞:檔案管理;涉密檔案;石油企業(yè)
1 中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理存在的問題
1.1 硬件設(shè)備缺乏
有部分石油企業(yè)在對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理時(shí)有很大的疏忽,所以檔案管理中會(huì)出現(xiàn)很多問題;例如,存放涉密檔案的地點(diǎn)與管理涉密檔案地點(diǎn)之間的距離太遠(yuǎn);庫房?jī)?nèi)沒有質(zhì)量過硬的監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)及最基礎(chǔ)的防護(hù)門,這些問題對(duì)管理涉密檔案來說都十分重要,如果不能及時(shí)解決好這些問題,那會(huì)給企業(yè)帶來不小的損失。因此應(yīng)當(dāng)增加硬件設(shè)備,防止安全隱患的發(fā)生。
1.2 檔案管理人員缺乏安全責(zé)任意識(shí)
檔案管理人員是管理涉密檔案過程中較為重要的一環(huán),若是管理人員沒有較強(qiáng)的專業(yè)水平、缺乏安全意識(shí)、或是在工作中比較懶散,那么就會(huì)導(dǎo)致涉密檔案信息的丟失,給企業(yè)帶來無法挽回的后果。
1.3 文件登記手續(xù)不規(guī)范
在石油企業(yè)涉密檔案管理中,檔案文件登記時(shí)會(huì)出現(xiàn)文件分類不細(xì)致、記錄不標(biāo)準(zhǔn)、或是不及時(shí)等現(xiàn)象,這些都容易導(dǎo)致文件丟失或是遺漏,甚至是涉密檔案登記混亂。
1.4 管理功能不健全
在部分石油企業(yè)涉密檔案管理的過程中,對(duì)人員的分配極不合理,在相同區(qū)域內(nèi)由同一批檔案管理人員進(jìn)行整理和儲(chǔ)存的工作,部分人員在閱讀時(shí)也沒有遮擋,這很容易導(dǎo)致在管理過程中出現(xiàn)涉密檔案信息丟漏的問題。
2 加強(qiáng)涉密檔案管理的措施
2.1 配備完善的硬件設(shè)施,做好安全管理基礎(chǔ)工作
無論何種企業(yè)在管理涉密檔案過程中,應(yīng)該把企業(yè)普通的檔案與涉密檔案進(jìn)行分離,分成不同的區(qū)域進(jìn)行管理,必要時(shí)要設(shè)立專門的場(chǎng)所,用來存放涉密檔案。存放涉密檔案的區(qū)域或是房間必須要安裝防盜門、防護(hù)欄,還要有質(zhì)量過硬的硬件設(shè)備,如除濕設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。另外,普通檔案與涉密檔案的存儲(chǔ)區(qū)域要分隔一段距離,所有需要進(jìn)入管理涉密檔案區(qū)域的人員必須要進(jìn)行身份確認(rèn),有條件的可以采用面部識(shí)別、指紋識(shí)別等高科技技術(shù),以防止不相關(guān)的人員進(jìn)入?yún)^(qū)域。為了確保涉密檔案的安全管理,需要有專業(yè)水平較高的人員進(jìn)行管理。
2.2 提高檔案管理人員的安全意識(shí),做好保密工作
檔案管理人員要有良好的全局意識(shí)、保密安全責(zé)任意識(shí)及政治意識(shí),這是企業(yè)做好保密工作最重要的環(huán)節(jié);因此,要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),提高管理人員的專業(yè)水平,在日常工作中,要大力宣傳保密工作的重要性,領(lǐng)導(dǎo)人員也要在平時(shí)的工作中注意觀察,將專業(yè)水平較高和安全意識(shí)較強(qiáng)的管理人員安排在涉密檔案管理工作中。加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理工作,通過各種培訓(xùn)提高管理人員安全責(zé)任意識(shí),管理檔案的相關(guān)部門要善于總結(jié),總結(jié)每年在涉密檔案管理過程中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行歸納,提出有效的解決方案;同時(shí),在整個(gè)部門做好宣傳教育工作,通過專題性的教育,提高員工的安全意識(shí),使管理人員深刻意識(shí)到涉密檔案對(duì)企業(yè)甚至是國(guó)家的重要意義。
隨著社會(huì)的發(fā)展,我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代,隨之出現(xiàn)大量高科技手段的介入;因此,石油企業(yè)除了讓管理人員熟練掌握理論知識(shí)外,還應(yīng)鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)現(xiàn)代的高科技手段,做好預(yù)防竊聽等工作,從而加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理。
2.3 完善規(guī)章制度
完善的規(guī)章制度、法律法規(guī)是企業(yè)涉密檔案管理工作最堅(jiān)實(shí)的保障。有了法律法規(guī)和規(guī)章制度的約束,企業(yè)對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理才有依據(jù)。每一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)涉密檔案管理模式都會(huì)有一套科學(xué)合理的制度標(biāo)準(zhǔn),我國(guó)有一句很有名的俗語:“沒有規(guī)矩,不成方圓”,用來形容企業(yè)涉密檔案管理再合適不過,科學(xué)合理的制度規(guī)范可以使管理達(dá)到事半功倍的效果。從涉密檔案的接收、整理存放到對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)再到提供借閱等一系列工作,都必須要有一套科學(xué)合理的管理規(guī)范,同時(shí)要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管工作。依照相應(yīng)的規(guī)章制度,企業(yè)要對(duì)管理工作進(jìn)行不定期地抽查或是定期檢查,以確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患,從而優(yōu)化企業(yè)管理涉密檔案的模式,不斷完善檔案管理的相關(guān)
制度。
2.4 做好對(duì)企業(yè)涉密檔案的管理工作
為了確保企業(yè)在管理涉密檔案過程中的安全性,進(jìn)行企業(yè)涉密檔案管理的相關(guān)部門必須要做好自己的本職工作。
2.4.1 保管職責(zé)
企業(yè)涉密檔案管理人員在工作過程中,涉及多方面的內(nèi)容,日常工作包括涉密文件的接受、分類整理等,還有對(duì)涉密檔案管理區(qū)域的進(jìn)入人員按照嚴(yán)格的制度進(jìn)行登記。專業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)涉密級(jí)別的高低對(duì)涉密檔案進(jìn)行分類管理,并將分類好的檔案放入不同的保險(xiǎn)柜中,根據(jù)需要取出要進(jìn)行閱讀的檔案。
2.4.2 執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度
如果想要借閱涉密檔案或是復(fù)制涉密檔案內(nèi)的信息時(shí),必須要按照制度填寫借閱表或者是復(fù)制審批單,填寫完畢后交由企業(yè)涉密檔案的相關(guān)部門進(jìn)行審核,在經(jīng)過反復(fù)檢查后,符合相關(guān)制度規(guī)定的才能借閱。在借閱過程中,借閱者應(yīng)該在管理人員的視線范圍內(nèi)進(jìn)行閱讀,不能離開制定的地點(diǎn),以防止居心叵測(cè)的人泄露信息;對(duì)于級(jí)別較高的涉密檔案,應(yīng)當(dāng)遵守更嚴(yán)格的規(guī)定,嚴(yán)禁出現(xiàn)損壞或者破壞甚至是偷拍的行為;如果需要復(fù)制檔案的內(nèi)容,應(yīng)在取得上級(jí)同意后,在指定的復(fù)印機(jī)上進(jìn)行復(fù)印,而且旁邊要有專人進(jìn)行監(jiān)管。
3 結(jié)束語
企業(yè)涉密檔案在很大程度上直接影響著企業(yè)的發(fā)展,為了確保涉密檔案管理的安全性,無論是何種企業(yè),都應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況,配備質(zhì)量過硬的專業(yè)設(shè)備,經(jīng)常對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行安全責(zé)任教育,以提高涉密檔案管理人員的專業(yè)水平;企業(yè)要針對(duì)涉密檔案的具體管理情況,建立一套科學(xué)合理的管理制度,將管理責(zé)任制落在實(shí)處,盡可能做好對(duì)涉密檔案的管理工作。
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