葉素球

摘 要：新的歷史發(fā)展時期，對檔案管理也提出了新的要求。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，積極有效地將科學(xué)技術(shù)融入檔案管理中勢在必行。在現(xiàn)如今的檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)全面推進(jìn)，其有效地提高了檔案管理效率。本文即主要對檔案信息化建設(shè)與檔案管理做以下思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；思考

計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，為諸多行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供了新思路。在檔案管理改革創(chuàng)新進(jìn)程中，信息化建設(shè)表現(xiàn)出巨大的價值。其不僅解決了檔案數(shù)量日益增長但存儲空間不足的矛盾，同時還極大地提升了檔案管理的效率。下文即主要從檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容、現(xiàn)狀及有關(guān)改進(jìn)策略等方面進(jìn)行了深入的研究。

一、檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

在探究檔案管理信息化建設(shè)基本內(nèi)容時，我們需要結(jié)合其定義進(jìn)行細(xì)致化的探索。立足實際而言，檔案管理信息化建設(shè)的含義主要有廣義和狹義兩個層面。狹義層面的檔案信息管理是指，利用計算機(jī)信息技術(shù)建立信息化管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案資料的信息管理，如達(dá)到信息收集、分析、存儲信息化的效果。從此定義上看，檔案管理信息化建設(shè)具有以下基本內(nèi)容，首先建立以計算機(jī)為核心的信息化管理系統(tǒng)；其次，將檔案完善地錄入計算機(jī)信息系統(tǒng)中，并進(jìn)行有效的利用。從廣義層面講，檔案信息化建設(shè)主要指，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)各個領(lǐng)域信息的相互融合，即建構(gòu)起以信息共享為基礎(chǔ)的檔案管理體系。從此視域看，檔案管理信息化建設(shè)還包含以下幾點(diǎn)內(nèi)容：首先，建立起以互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息交互平臺為基礎(chǔ)的信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的有效流通；其次，切實有效地建立起一個良好的信息交流互信機(jī)制，全面推動檔案信息共享。一言以蔽之，基于不同的視角，檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容不盡相同，因此我們應(yīng)該全面審視其本質(zhì)，方才能夠推動信息化建設(shè)大步邁進(jìn)。

二、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的思考

正如上文所言，隨著信息化時代的到來，推動檔案管理信息化建設(shè)已然成為優(yōu)化檔案管理的最佳方式。但是，目前諸多企業(yè)或單位在檔案管理信息建設(shè)上卻存在一些問題，譬如檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，難以勝任檔案信息化管理工作；同時，對檔案信息深層資料的挖掘較乏力，沒有真正體現(xiàn)檔案資料的實際價值，也是檔案管理信息化建設(shè)的重大問題之一。之所以會存在以上問題，是受以下幾方面因素的影響：其一，檔案管理信息化建設(shè)觀念的缺失，即相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對檔案管理信息化建設(shè)不甚重視。其二，檔案管理信息化建設(shè)方法錯誤。

三、新時期檔案管理信息化建設(shè)的建議和措施

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無疑是推動檔案管理信息化建設(shè)的必要保障。因此在新時期，計算機(jī)信息技術(shù)在不斷更新，檔案管理信息化建設(shè)也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了推動檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，我們就需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并切實做好以下幾方面的工作：其一，結(jié)合計算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)，譬如拓展信息管理系統(tǒng)的存儲能力，為融合大數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)奠定基礎(chǔ)；其二，完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率，并增加新的管理功能，全面推動檔案管理信息化建設(shè)。

（二）做好計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作

隨著大數(shù)據(jù)和共享時代的到來，檔案信息的融合共享已然成為檔案管理信息化建設(shè)的主要趨勢。在此情境下，檔案管理信息化體系即將打破獨(dú)立封閉的狀態(tài)，并營造起一個開放共享的“新生態(tài)”。在開放化的檔案管理生態(tài)中，我們應(yīng)該注重計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，在保證檔案信息共享不受阻礙的前提下，也應(yīng)該切實避免檔案信息被不法分子盜取。由此可見，在檔案管理信息化建設(shè)中，我們就應(yīng)該重視計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，并做好以下幾方面工作：其一，創(chuàng)設(shè)并使用虛擬專用網(wǎng)（VPN），即在公共網(wǎng)絡(luò)上建立專用網(wǎng)絡(luò)，使數(shù)據(jù)通過安全的“加密管道”保證信息在安全的渠道中傳輸，從而增強(qiáng)檔案信息的安全性；其二，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險評估工作，首先參照網(wǎng)絡(luò)安全事故案例，評估計算機(jī)信息管理系統(tǒng)存在的安全隱患，其次，根據(jù)安全隱患評估報告，對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行風(fēng)險評級，并確定應(yīng)對策略的強(qiáng)度，譬如針對高風(fēng)險安全隱患，我們就應(yīng)該制定專項研究小組，快速、準(zhǔn)確地清除隱患；其三，改善檔案信息化管理準(zhǔn)則，為了營造一個安全的檔案管理信息化體系，不能僅僅依賴防護(hù)技術(shù)，同時還應(yīng)該加強(qiáng)管理及日常維護(hù)，譬如加強(qiáng)系統(tǒng)賬戶管理，即設(shè)置一個相對復(fù)雜的賬戶密碼，增加破譯難度。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低是決定檔案管理信息化的重要因素。然而正如上文所述的那樣，諸多檔案管理人員并不具備良好的信息化管理素質(zhì)，為了切實解決這樣的問題，那么我們就有必要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)幫助檔案管理人員提高業(yè)務(wù)水平。首先，我們應(yīng)該通過培訓(xùn)活動幫助檔案管理人員明晰檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，并樹立起良好的服務(wù)意識。其次，通過培訓(xùn)提升管理人員的信息管理技能，即有效培養(yǎng)管理人員的計算機(jī)應(yīng)用能力。最后，拓展管理人員的職能范圍，打破傳統(tǒng)檔案管理僅以收集、保管為主體的單向化管理模式，建立起以服務(wù)為核心，以共享及數(shù)據(jù)利用為手段的新型信息化管理模式。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著計算機(jī)信息技術(shù)的全面發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)獲得了發(fā)展機(jī)遇。利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以有效提高檔案收集與整理的效率，同時也可以打破檔案信息流通性較弱的壁壘，全面建構(gòu)起開放共享的檔案信息管理體系。為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，我們一方面要切實加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，另一方面則還需增強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度。除此之外，我們還需通過有效的培訓(xùn)工作，幫助檔案管理的工作人員提高自身的素質(zhì)與技術(shù)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

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