淺探Excel在財(cái)會(huì)工作中的應(yīng)用

汪曉欣

摘要：財(cái)會(huì)人員在日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程中需要處理的數(shù)據(jù)量非常大，雖然不少單位已經(jīng)使用了會(huì)計(jì)軟件處理賬務(wù)工作，但在現(xiàn)實(shí)工作中還是經(jīng)常會(huì)使用到一些常用的辦公軟件來(lái)靈活處理數(shù)據(jù)，特別是未進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理的單位。Excel作為一種常用和流行的辦公工具，有著較好的數(shù)據(jù)處理功能，將其應(yīng)用到財(cái)會(huì)工作中，可以高效和準(zhǔn)確的處理財(cái)會(huì)工作，提高財(cái)會(huì)工作效率。本文就Excel在財(cái)會(huì)工作中的應(yīng)用作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：Excel；財(cái)會(huì)；應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，財(cái)會(huì)工作的信息化發(fā)展已成為必然。Excel作為一種常用的表格制作軟件，具有數(shù)據(jù)計(jì)算、排序篩選、圖表分析等多種強(qiáng)大功能，已成為財(cái)會(huì)工作人員的不二之選。 財(cái)會(huì)工作主要內(nèi)容有工資統(tǒng)計(jì)、補(bǔ)助的核算、稅務(wù)計(jì)算、收支核算、職工費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等。Excel 的出現(xiàn)為財(cái)會(huì)工作提供了巨大的便利，可以大大地提高工作效率和質(zhì)量，減少財(cái)會(huì)信息的失真。

一、Excel的概述

Excel是Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows 和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫(xiě)和運(yùn)行的一款試算表軟件，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)、分析等。在財(cái)會(huì)工作中，運(yùn)用Excel，可以取代手工賬務(wù)處理的大部分登記、計(jì)算工作，完成賬簿登記，報(bào)表編制，從而提高工作效率。同時(shí)，在Excel軟件中，有許多可用的模板，利用這些模板，可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿，或者在Excel選用類(lèi)似的模板，然后對(duì)模板進(jìn)行調(diào)整、修改、增加項(xiàng)、刪減項(xiàng)等操作，制作出符合用戶需要的模板文件。

二、Excel在財(cái)會(huì)工作中的應(yīng)用

在財(cái)會(huì)工作中，信息是根本，只有保障信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，才能全面地反映企業(yè)資金使用情況以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果。而要想保證財(cái)會(huì)信息的準(zhǔn)確性，就必須借助有效的處理工具。Excel作為一種數(shù)據(jù)處理軟件，將其應(yīng)用到財(cái)會(huì)工作中，可以大大提高財(cái)會(huì)工作效率。

（一）Excel在排列和篩選記賬憑證中的應(yīng)用

記賬是財(cái)會(huì)工作的一項(xiàng)基本工作，在記賬工作中，數(shù)據(jù)的排列、篩選至關(guān)重要。在財(cái)會(huì)工作中，會(huì)計(jì)軟件無(wú)法對(duì)現(xiàn)有憑證發(fā)生金額的大小進(jìn)行有效的排序，因此，在具體工作中就會(huì)出現(xiàn)對(duì)不上賬、出錯(cuò)的現(xiàn)象。而Excel的應(yīng)用為記賬工作提供了便利。在財(cái)會(huì)工作中，財(cái)會(huì)人員可以將憑證查詢的結(jié)果輸入到Excel軟件中，然后根據(jù)具體要求，合理命名；然后啟動(dòng)Excel系統(tǒng)，打開(kāi)命名的工作表，點(diǎn)擊“金額”列的任一單元后，根據(jù)由大到小的排列指令進(jìn)行排列，財(cái)會(huì)人員就可以一目了然的看到憑證發(fā)生金額的排序情況；同時(shí)，財(cái)會(huì)人員還可以根據(jù)實(shí)際工作需要，從Excel軟件中選擇相應(yīng)的指令來(lái)對(duì)憑證發(fā)生金額進(jìn)行相應(yīng)的處理。

（二）Excel財(cái)會(huì)報(bào)表中的應(yīng)用

報(bào)表是財(cái)會(huì)工作中最常見(jiàn)的工作，在報(bào)表制作中，需要處理的數(shù)據(jù)非常多，而且很容易出錯(cuò)，從而影響到財(cái)會(huì)信息的真實(shí)性。而Excel的應(yīng)用將大大提高財(cái)會(huì)報(bào)表制作效率。Excel最常用的功能就是編制報(bào)表，其中以.XLS格式的報(bào)表最常見(jiàn)，該格式的報(bào)表具有編制簡(jiǎn)單、界面簡(jiǎn)潔明了、易修改、安全性高等特點(diǎn)。在財(cái)會(huì)報(bào)表制作中，財(cái)會(huì)人員可以利用Excel軟件來(lái)制作出符合需要的財(cái)務(wù)報(bào)表。以資產(chǎn)負(fù)債報(bào)表為例，財(cái)會(huì)人員在制作的時(shí)候，可以按照以下操作步驟來(lái)進(jìn)行。

1.建立工作報(bào)表，在工作表標(biāo)簽雙擊鼠標(biāo)，然后輸入報(bào)表的名稱，以8月份資產(chǎn)負(fù)債表為例，命名時(shí)候輸入“8月份資產(chǎn)負(fù)債報(bào)表”即可。

2.根據(jù)表格的需要，在單元格選項(xiàng)中，設(shè)置單元格式，輸入相應(yīng)的信息，需要合并單元格的時(shí)候，合并單元格，初步編制報(bào)表。

3.設(shè)置報(bào)表數(shù)據(jù)的函數(shù)關(guān)系。在資產(chǎn)負(fù)債表中，流動(dòng)資金上期合計(jì)欄，可選擇相關(guān)單元格后，輸入“=”號(hào)，分別點(diǎn)擊相關(guān)函數(shù)的單元格，根據(jù)需要輸入函數(shù)關(guān)系的負(fù)號(hào)即可，在設(shè)置完成后，用復(fù)制的方式將該單元格的函數(shù)關(guān)系復(fù)制到其它欄。

4.根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債報(bào)表實(shí)際情況，在對(duì)應(yīng)的單元格里分別填寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，在電腦自動(dòng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的單元格，不需要填寫(xiě)數(shù)據(jù)；在相對(duì)復(fù)雜的單元格的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的方式編制報(bào)表。

（三）Excel在財(cái)務(wù)分析中的應(yīng)用

所謂財(cái)務(wù)分析就是在會(huì)計(jì)核算和報(bào)表資料及其他相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，利用專(zhuān)門(mén)的分析方法，對(duì)經(jīng)濟(jì)組織過(guò)去和現(xiàn)在有關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)能力、償債能力、發(fā)展能力進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)的一項(xiàng)管理活動(dòng)。通過(guò)有效的財(cái)務(wù)分析，可以將經(jīng)濟(jì)組織過(guò)去的經(jīng)營(yíng)狀況全面地反映出來(lái)，從而方便管理者找出不足，制定出正確的決策 。而要想保證財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確性，財(cái)會(huì)人員可以借助Excel軟件。在實(shí)際工作中，財(cái)會(huì)人員可以利用現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ)，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的一些項(xiàng)目作一些必要的調(diào)整，如增加變動(dòng)成本、固定成本、稅息前利潤(rùn)等，從而設(shè)置出全面的報(bào)表；其次，在報(bào)表中，針對(duì)主欄，設(shè)置必要欄目，包括比較欄、本期數(shù)欄、上期數(shù)欄、目標(biāo)欄等，通過(guò)分析，確定分析指標(biāo)。另外，在計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo)的時(shí)候，財(cái)會(huì)人員可以利用Excel中的計(jì)算公式來(lái)完成，從而保證財(cái)務(wù)指標(biāo)的準(zhǔn)確性。值得注意的是，在應(yīng)用公式處理財(cái)務(wù)指標(biāo)的時(shí)候，公式的位置必須與計(jì)算的指標(biāo)保持在同一行，公式的寫(xiě)法要根據(jù)實(shí)際工作需要來(lái)表示。Excel主要是以表格的形式，將相關(guān)信息展示出來(lái)，財(cái)會(huì)人員在完成相關(guān)工作后，生成的結(jié)果比較直觀，在查閱的時(shí)候一目了然，比較清晰。同時(shí)，在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候，財(cái)會(huì)人員還可以進(jìn)行修改，進(jìn)而大大的滿足了實(shí)際工作的需要。

（四）Excel在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)展示中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)人員很多時(shí)候需要將各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)展示出來(lái)，簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)表格非常乏味，為了使數(shù)據(jù)展示更形象生動(dòng)，可以用圖形演示財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如餅圖、柱形圖、折線圖等。Excel可以完成這項(xiàng)工作，以Excel2010為例，具體操作如下：首先啟動(dòng)Excel2010表格編輯軟件，新建一個(gè)Excel文件表格；第二在打開(kāi)的Excel表格窗口，點(diǎn)擊打開(kāi)菜單欄的“插入”選項(xiàng)卡；第三在打開(kāi)的插入選項(xiàng)卡的“插入”分組功能區(qū)下點(diǎn)擊“SmartArt”功能按鈕；第四點(diǎn)擊“SmartArt”功能按鈕后，會(huì)打開(kāi)“選擇SmartArt圖形”對(duì)話窗口，在選擇SmartArt圖形窗口選擇左側(cè)窗格的循環(huán)選項(xiàng)，再選擇一個(gè)圖形樣式，點(diǎn)擊“確定”按鈕；第五返回到表格編輯窗口，可以看到插入的圖形；最后，在圖形中的文本位置，根據(jù)實(shí)際需要編輯相應(yīng)的名稱即可。如果還需要制作PPT，只需要將制作出來(lái)的數(shù)據(jù)圖形粘貼到PPT文檔中即可。

（五）Excel可以實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息的共享

通過(guò)財(cái)會(huì)信息，可以反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，了解企業(yè)過(guò)去的不足，制定科學(xué)的經(jīng)營(yíng)決策。然而，在傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)工作模式下，財(cái)會(huì)信息得不到共享，增加了財(cái)務(wù)信息統(tǒng)計(jì)難度，容易造成財(cái)會(huì)信息的失真。而借助Excel軟件，財(cái)會(huì)人員可以將那些分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到同一工作簿上，方便工作人員查閱。在財(cái)會(huì)工作中，財(cái)會(huì)工作人員可以通過(guò)Excel軟件建立定制的工作簿，可根據(jù)實(shí)際需要，設(shè)置相應(yīng)的項(xiàng)，建立各個(gè)分會(huì)計(jì)組所需要工作表的框架，然后把這個(gè)工作簿建立成為工作簿的共享區(qū)，方便工作人員查閱、下載使用。建立共享工作簿的方法就是點(diǎn)擊菜單里的“工具”選項(xiàng)，然后找到“共享工作簿”，再選擇選項(xiàng)卡“編輯”，對(duì)工作簿進(jìn)行相應(yīng)的編輯，最后選擇“確定”，當(dāng)出現(xiàn)提示窗口時(shí)，點(diǎn)擊保存工作簿即可。

三、結(jié)語(yǔ)

上述僅是Excel在財(cái)務(wù)工作中比較簡(jiǎn)單易用的功能，該軟件在實(shí)際工作中還可以發(fā)揮更大的作用。在財(cái)會(huì)工作中，借助Excel，可以編制財(cái)務(wù)報(bào)表，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的分析，直觀形象的展示數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)的失真。同時(shí)，Excel可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，提高數(shù)據(jù)的時(shí)效性，減輕財(cái)會(huì)工作人員的工作強(qiáng)度，從而大大提高財(cái)會(huì)工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋彪.Excel在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用[J].商，2015（46）：158+154.

[2]邱敏.Excel在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用淺談[J].管理觀察，2015（32）：156-158.

[3]張耀勻，紀(jì)海榮.Excel在會(huì)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用[J].時(shí)代金融，2015（02）：22-23.

[4]許小珩.Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J].時(shí)代金融，2014（02）：261-262.

[5]羅孝騫，郭娜娜.Excel在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用技巧探究[J].雞西大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，13（10）：52-53+61.

（作者單位：廣東省對(duì)外貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)校）endprint