金明輝

(佳木斯大學(xué) 辦公室，黑龍江 佳木斯 154007)

檔案是一所大學(xué)發(fā)展歷程的全面記錄，是大學(xué)歷史文化與精神文明的積淀、傳承和延續(xù)，它既是極為寶貴的歷史與文化資源，又是學(xué)校發(fā)展建設(shè)中不可缺少的信息資源。文書檔案作為檔案體系的重要組成部分，對大學(xué)育人、教學(xué)、科研和管理等工作的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+”這一時代背景，客觀評價現(xiàn)階段大學(xué)文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，積極探索今后發(fā)展的方向，不僅能夠提升大學(xué)文書檔案管理工作水平，更有助于促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、大學(xué)文書檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的作用日益凸顯

“互聯(lián)網(wǎng)+”代表著一種新的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形態(tài)，是創(chuàng)新2.0下的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，它是在知識社會創(chuàng)新2.0推動下的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài)演進(jìn)及催生的。大學(xué)文書檔案是指高校在教學(xué)育人、文化建設(shè)、日常管理、科學(xué)研究、服務(wù)社會等活動中所產(chǎn)生的，由原有通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案，國家檔案局令(第8號)對文書檔案的歸檔范圍和保管期限等方面都進(jìn)行了明確規(guī)定。“互聯(lián)網(wǎng)+”對大學(xué)文書檔案管理工作影響巨大，使得大學(xué)文書檔案在新時代背景下的功能和作用日趨明顯突出。

(一)文書檔案具備查詢研究的功能和作用。大學(xué)的文書檔案是伴隨著學(xué)校的誕生而產(chǎn)生，伴隨學(xué)校的發(fā)展而豐富起來的，是學(xué)校發(fā)展歷程的原始記錄。隨著時間推移和歷史變遷，要想了解和研究學(xué)校特定時期的某項工作只能通過查閱和調(diào)取文書檔案進(jìn)行尋求。因此，文書檔案在學(xué)校里承擔(dān)著快速調(diào)取資料、便捷查閱信息的重任。

(二)文書檔案具備原始憑證的功能和作用。國家檔案局令(第8號)明確規(guī)定：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。這就為文書檔案發(fā)揮原始憑證功能和作用提供了法規(guī)依據(jù)，使大學(xué)文書檔案管理工作進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和制度化。大學(xué)的文檔資料詳細(xì)、全面的記載著學(xué)校的發(fā)展歷程，是學(xué)校各階段歷史變遷的客觀體現(xiàn)，是學(xué)校發(fā)展歷史的見證者，具有較強(qiáng)的可靠性與真實(shí)性。

(三)文書檔案具備促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展的功能和作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，高校教學(xué)育人、日常管理、科學(xué)研究和社會服務(wù)等方面所取得的成果都記錄在文書檔案中，使文書檔案具備了回顧過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃美好未來的特殊功能，對學(xué)校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要的參考研究價值，對推動學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展具有無可替代的作用。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下大學(xué)文書檔案管理工作中面臨的主要問題

檔案作為大學(xué)精神傳承與歷史文化積淀的載體，在學(xué)校中發(fā)揮著重要作用，檔案的建設(shè)和管理在高校中是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。特別是文書檔案的丟失和損毀，將給學(xué)校帶來無法挽回的重大損失。現(xiàn)階段，有些大學(xué)在檔案建設(shè)和管理中隨意、隨行，缺少規(guī)范的管理制度和完善的管理體系，由于管理不當(dāng)和工作不規(guī)范造成重要資料缺失、損毀的問題時有發(fā)生。此外，很多大學(xué)對檔案工作投入不夠，導(dǎo)致先進(jìn)的設(shè)備無法配備，硬件設(shè)施陳舊老化。這些突出問題嚴(yán)重阻礙了文書檔案的信息化建設(shè)工作，使得這些學(xué)校的檔案管理工作蝸步難移。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，大學(xué)文書檔案管理工作除受以上因素影響外，更大的影響還在于檔案管理人員自身的問題與不足。

(一)對文書檔案管理工作思想認(rèn)識不到位。思想認(rèn)識的誤區(qū)是形成問題的根本原因，很多高校的師生對文書檔案管理工作比較陌生，只是略微聽說過歸納、轉(zhuǎn)交、存檔等工作，對文書檔案管理工作缺乏全面、深入和正確的認(rèn)識，忽視了這項工作的系統(tǒng)性、完整性和重要性。據(jù)了解，很多大學(xué)都未將檔案管理工作納入學(xué)校的重點(diǎn)工作范圍，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理部門是“冷門”機(jī)構(gòu)，無法為學(xué)校創(chuàng)收經(jīng)濟(jì)效益，只要不出太大漏洞和問題就可以了，無需投入太多的人力、物力、財力。在這種錯誤思想觀念的影響下，產(chǎn)生了一系列的不良反應(yīng)，比如，檔案管理人員晉職困難、薪資待遇水平低下，工作積極性不足；硬件投入和新技術(shù)引進(jìn)力度不夠等。這些實(shí)際問題必然影響到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下文書檔案管理平臺的建設(shè)和優(yōu)化以及管理工作的質(zhì)量和效率。

(二)文書檔案信息資源利用率低下。很多大學(xué)的檔案管理機(jī)構(gòu)在傳統(tǒng)工作模式和環(huán)境的影響下，文檔資料都大多被嚴(yán)密的保存起來的，管理人員只能做到“藏好”歸檔資料，卻很少與外界開展業(yè)務(wù)交流與互動，這種因循守舊、重藏輕用的思想觀念長期得不到改變，使文書檔案管理很難做到“管好”和“用好”。更為嚴(yán)重的是，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，很多高校文書檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識淡薄，對瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新形態(tài)尚未完全適應(yīng)，只習(xí)慣于接受和享受信息化時代所帶來的日常生活的便捷服務(wù)，卻很少思考和探索文書檔案管理工作與信息技術(shù)的深度融合，從而導(dǎo)致文書檔案資源利用率低下，使文書檔案的利用價值被淹沒。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，作為檔案管理人員應(yīng)充分考慮的是要如何利用信息技術(shù)，為學(xué)校文書檔案的規(guī)范管理和有效利用創(chuàng)造條件，如何為文書檔案資料保存與利用搭建更好的平臺，為使用者提供豐富的信息資源和便捷的服務(wù)。

(三)文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，專業(yè)人才缺乏。由于思想認(rèn)識缺失和重視程度不夠，使大學(xué)在人才引進(jìn)方面很少考慮引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案管理人才，真正的專業(yè)人才很少，既精通檔案業(yè)務(wù)又掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的人才更是寥寥無幾。檔案管理人員大多是由行政人員轉(zhuǎn)崗或大齡員工分流而來，缺乏專業(yè)知識和工作積極性，對“互聯(lián)網(wǎng)+”和信息化發(fā)展趨勢的認(rèn)識不明確，無法精準(zhǔn)把握文書檔案工作的建設(shè)方向和發(fā)展趨勢。同時，高校文書檔案管理部門缺乏充足的經(jīng)費(fèi)保障，文書檔案從業(yè)人員無法參加必要的專業(yè)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，使他們在文書檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)知識知之甚少。這些因素直接導(dǎo)致很多高校文書檔案管理面臨著從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力低下、管理經(jīng)驗不夠、互聯(lián)網(wǎng)思維缺乏的問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與檔案管理工作的深入融合，大學(xué)文書檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化和共享化已大勢所趨，這樣的發(fā)展趨勢就要求從業(yè)者具備更強(qiáng)的綜合素質(zhì)，理念陳舊、專業(yè)性差以及缺乏學(xué)習(xí)培訓(xùn)等已成為影響大學(xué)文書檔案管理工作的主要因素。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提高大學(xué)文書檔案管理工作水平的有效措施

伴隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的廣泛普及，高校運(yùn)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)思維、借助網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，努力實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展已成為當(dāng)前大學(xué)文書檔案管理工作的必然趨勢。

(一)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，重視和支持文書檔案管理工作。文書檔案是大學(xué)發(fā)展建設(shè)中各項工作的客觀記錄和歷史見證，通過對一所大學(xué)文書檔案的查閱和研究，就可以清晰了解這所大學(xué)的發(fā)展歷程、辦學(xué)理念、文化內(nèi)涵和發(fā)展精神等信息，文書檔案中那些珍貴的原始資料讓廣大師生產(chǎn)生了對學(xué)校的認(rèn)同感和歸屬感。高校文書檔案管理人員要通過多種方式積極宣傳這項工作的重要性，努力轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者對文書檔案管理工作的思想認(rèn)識，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到這項工作并非“可有可無”而是“至關(guān)重要”。與此同時，要加強(qiáng)對文書檔案建設(shè)和管理工作的組織和管理，學(xué)校要積極樹立開放共享的合作意識，組建領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各相關(guān)部門深入推進(jìn)文書檔案信息資源建設(shè)工作，加快搭建文書檔案信息資源共享平臺和信息中心，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門之間開放性文書檔案資源信息的互訪和利用。

(二)建立文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)資料標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高文書檔案資源的利用率。就目前高校文書檔案以紙質(zhì)資料為主體，資料信息化加工處理相對滯后的現(xiàn)狀，實(shí)施文書檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的加工處理，建立起高質(zhì)量的文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下提升高校文書檔案信息化管理水平和開發(fā)利用的重要策略。各高?？刹捎脗鹘y(tǒng)載體圖像文字識別技術(shù)和自動著錄標(biāo)引技術(shù)等技術(shù)手段，大力提高文書檔案中傳統(tǒng)載體資料的數(shù)字化水平和數(shù)據(jù)庫建設(shè)效率。高校檔案管理機(jī)構(gòu)要以資料數(shù)字化和資源共享化為指引堅持走標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)道路，努力建設(shè)一支專業(yè)過硬、能力突出的檔案管理隊伍，優(yōu)化硬件設(shè)施；對文書檔案各類資料進(jìn)行統(tǒng)籌分類，在轉(zhuǎn)交、存檔、分發(fā)、借閱等過程中做到規(guī)范化管理，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化和規(guī)范化管理，充分發(fā)掘文書檔案中所蘊(yùn)含的豐富信息資源，努力提高文書檔案的資源利用率。

(三)加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升管理隊伍的整體素質(zhì)。文書檔案管理是一項既專業(yè)又復(fù)雜的工作，對管理人員的綜合素質(zhì)提出了很高的要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案專業(yè)人才就成了大學(xué)文書檔案管理和信息化建設(shè)的關(guān)鍵，他們是檔案資源與服務(wù)對象之間的橋梁和紐帶。現(xiàn)階段，我國高校文書檔案管理隊伍的建設(shè)并不理想，普遍存在管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過硬、工作能力參差不齊、科班出身少、年齡結(jié)構(gòu)老化等問題，對文書檔案的建設(shè)工作產(chǎn)生了諸多不利影響。因此，為適應(yīng)新形勢的要求，高校文書檔案管理人員既要掌握檔案專業(yè)及文秘、新媒體等領(lǐng)域的相關(guān)知識，又要精通計算機(jī)和管理軟件等操作技能。各高校一方面要加強(qiáng)文書檔案管理從業(yè)人員的在職培訓(xùn)力度，有計劃的組織管理人員到高水平專業(yè)機(jī)構(gòu)參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓管理人員扎實(shí)掌握這一領(lǐng)域最新的專業(yè)知識。另一方面要積極引導(dǎo)管理人員樹立新媒體意識，提高他們應(yīng)用多種媒介管理和使用檔案資源的能力，如通過校園網(wǎng)站、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、微信公眾號等收集檔案、發(fā)布資源、宣傳檔案工作，擴(kuò)大文書檔案管理工作的影響力。在文書檔案管理隊伍中積極營造學(xué)習(xí)新知識、新技能的良好氛圍，堅持邊學(xué)邊用和以學(xué)促用，切實(shí)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。此外，各高校還應(yīng)積極引進(jìn)高學(xué)歷、高職稱、高技能的專業(yè)人才充實(shí)到文書檔案管理隊伍中，更好的服務(wù)于文書檔案管理和建設(shè)工作。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對大學(xué)文書檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，文書檔案管理和利用的規(guī)范化、系統(tǒng)化和信息化是評價一所大學(xué)辦學(xué)水平和管理水平的重要依據(jù)。作為高校應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想觀念，重視和支持文書檔案管理工作；建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案資源的利用率；加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)力度，提升從業(yè)人員工作能力。讓大學(xué)文書檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下實(shí)現(xiàn)飛躍和發(fā)展。