公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及建議

陳蕾嫣

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代后，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的工作內(nèi)容發(fā)生較大變化。結(jié)合新會(huì)計(jì)檔案法及公立醫(yī)院實(shí)際執(zhí)行中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出建議，便于會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地服務(wù)于公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，保障其健康、可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；會(huì)計(jì)檔案；信息化管理；問(wèn)題及建議

公立醫(yī)院是一類(lèi)較為特殊的單位，公立醫(yī)院中的會(huì)計(jì)檔案管理工作，不僅涵蓋普通單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，而且增加了諸如醫(yī)療改革、部門(mén)預(yù)決算、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展等行業(yè)特色的管理內(nèi)容。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理上出現(xiàn)了新的要求，會(huì)計(jì)檔案管理的工作內(nèi)容發(fā)生較大變化，表現(xiàn)在：會(huì)計(jì)檔案存放介質(zhì)由單一紙質(zhì)延伸為紙質(zhì)和電子化相結(jié)合，未來(lái)以會(huì)計(jì)檔案大數(shù)據(jù)管理為主。2015年12月11日財(cái)政部頒布的中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案令79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的電子化進(jìn)程。文章結(jié)合新會(huì)計(jì)檔案法及會(huì)計(jì)檔案管理在公立醫(yī)院執(zhí)行中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出建議，以便公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作更好的服務(wù)于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，為醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展提供保障。

一、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容及其重要性

（一）公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

1.基本內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容也就是會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)象。國(guó)家檔案令79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日?qǐng)?zhí)行）中第三條明確了會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容即會(huì)計(jì)檔案是指“單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”。辦法強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)象涉及紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案。并在第六、八條列明了會(huì)計(jì)檔案的包括項(xiàng)目，其中第八條中著重闡述電子會(huì)計(jì)檔案的特征，為會(huì)計(jì)檔案管理工作指明了方向。

2.體現(xiàn)行業(yè)特殊性的管理內(nèi)容

公立醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的一種類(lèi)別，是具有公益性質(zhì)的非營(yíng)利性單位，在接受政府財(cái)政補(bǔ)助、執(zhí)行國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革政策等過(guò)程中留存了反映上述項(xiàng)目的會(huì)計(jì)憑據(jù)，這是普通單位未有的部分，具有財(cái)務(wù)與醫(yī)療衛(wèi)生相結(jié)合的性質(zhì)，它包括：反映醫(yī)藥費(fèi)用控制情況的上級(jí)文件和報(bào)表、反映衛(wèi)生科研教學(xué)事業(yè)發(fā)展的立項(xiàng)情況說(shuō)明書(shū)及經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)、反映醫(yī)保結(jié)算情況專(zhuān)項(xiàng)明細(xì)賬務(wù)、反映部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況的決算報(bào)表、預(yù)算批復(fù)等、反映衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展基本情況的年度報(bào)表及政府合并報(bào)告、以及反映公立醫(yī)院等級(jí)評(píng)審和考核指標(biāo)的執(zhí)行情況說(shuō)明等。

（二）公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，它是公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)過(guò)程的全部記錄，其重要性主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

首先，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平直接反映醫(yī)院自身管理情況。公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案不僅屬于財(cái)務(wù)檔案機(jī)密，而且屬于醫(yī)院檔案機(jī)密，是財(cái)務(wù)管理與醫(yī)院管理相融合的產(chǎn)物。公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案記載著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程，是對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的客觀體現(xiàn)及經(jīng)濟(jì)性評(píng)價(jià)，也是公立醫(yī)院內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。不僅可以反映公立醫(yī)院過(guò)去交易或事項(xiàng)的內(nèi)容，也能對(duì)公立醫(yī)院未來(lái)發(fā)生的活動(dòng)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)計(jì)、提供參考依據(jù)。

其次，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理在解決醫(yī)院內(nèi)外經(jīng)濟(jì)糾紛、稅收查證、公安取證、改革調(diào)研等其他事項(xiàng)證明等方面提供了重要依據(jù)。為保障醫(yī)院及其分部分院運(yùn)營(yíng)整體的完整性，以及為防止醫(yī)療業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)資料的遺失或損壞提供了充分的資料證明。

最后，運(yùn)用科學(xué)方法有序有序管理公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，便于醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)人員及其他需用人員合理使用，減少無(wú)序工作而浪費(fèi)的時(shí)間，提高工作效率，并保障醫(yī)院其他職能部門(mén)工作的順利進(jìn)行。

二、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

在日常的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，由于醫(yī)院管理者職業(yè)局限，表現(xiàn)在：多數(shù)為醫(yī)務(wù)工作者，雖進(jìn)行管理運(yùn)營(yíng)相關(guān)方面的培訓(xùn)但管理思路涉及面不全，只專(zhuān)注于醫(yī)療業(yè)務(wù)各方面的管理，會(huì)計(jì)檔案管理相對(duì)薄弱，存在如下問(wèn)題：

（一）醫(yī)院管理者不重視會(huì)計(jì)檔案管理工作

因?yàn)榇嬖诼殬I(yè)局限性及主觀上醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展為各項(xiàng)工作重點(diǎn)，醫(yī)院管理者不重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，會(huì)計(jì)檔案管理只局限在財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、紀(jì)檢監(jiān)察這類(lèi)科室，其他行政后勤部門(mén)及臨床業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案概念不明晰，主觀上認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容簡(jiǎn)單、無(wú)技術(shù)含量，僅在上級(jí)檢查或申報(bào)繼續(xù)教育學(xué)分、差旅報(bào)銷(xiāo)、科研項(xiàng)目評(píng)審、處理經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)多數(shù)人才意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性。會(huì)計(jì)檔案所體現(xiàn)的全局性未能引起醫(yī)院管理者重視，醫(yī)院管理者的檔案重要性觀念不強(qiáng)。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存放空間不足、管理設(shè)施配備不足，管理難度大。

以廈門(mén)為例，在嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)藥費(fèi)用控制任務(wù)的前提下公立醫(yī)院醫(yī)療收入每年增長(zhǎng)5%-8%，而會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)憑證本數(shù)在近十年的時(shí)間里增長(zhǎng)超過(guò)50%。因業(yè)務(wù)增加而產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案逐年增加，但紙質(zhì)資料存放空間仍保持在十年前水平，遠(yuǎn)低于當(dāng)前一年憑證量，存放空間嚴(yán)重不足，無(wú)法適應(yīng)逐年增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求。醫(yī)院在規(guī)劃建設(shè)中未考慮檔案管理需要，新建大樓基本用于業(yè)務(wù)發(fā)展，就診環(huán)境改善、病區(qū)擴(kuò)容、病床增加，對(duì)行政后勤管理用存放空間不予增加。同時(shí)在檔案管理管理設(shè)施配備上，缺少必要設(shè)施采購(gòu)經(jīng)費(fèi)來(lái)源及現(xiàn)有輔助管理工具，如除濕機(jī)、溫度調(diào)節(jié)器等電子調(diào)控設(shè)備，由此增加了管理的難度。

2.電子化會(huì)計(jì)檔案未能由系統(tǒng)控制，沒(méi)有嵌入在諸如HRP內(nèi)部管理系統(tǒng)中。主要表現(xiàn)為：

（1）根據(jù)新會(huì)計(jì)檔案管理辦法，目前公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案主要實(shí)現(xiàn)辦法中第八條的第1點(diǎn)“形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸”及第5點(diǎn)“建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”。即目前電子會(huì)計(jì)檔案管理僅限于存取會(huì)計(jì)檔案電子資料、賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、數(shù)據(jù)備份等基礎(chǔ)方面，暫無(wú)可用電子會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案。

（2）目前會(huì)計(jì)檔案管理無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的經(jīng)辦、審核、審批等必要簽審程序的電子化處理，即網(wǎng)上經(jīng)辦、網(wǎng)上審核、網(wǎng)上審批的無(wú)紙化管理流程。

（3）醫(yī)院手工編制會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)表，會(huì)計(jì)檔案查詢以檔案清冊(cè)表中的編號(hào)查詢?yōu)橹?，暫無(wú)系統(tǒng)支持通過(guò)輸入經(jīng)濟(jì)內(nèi)容相關(guān)字段搜索查詢，內(nèi)容定位性差，容易發(fā)生人為錯(cuò)誤。一方面是電子會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)研發(fā)少，不能與會(huì)計(jì)賬務(wù)處理系統(tǒng)相連接，未能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料的直接生成與存檔、形成會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)云平臺(tái)；二是醫(yī)院在預(yù)算編制及實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，均缺少支持電子會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)自籌、財(cái)政補(bǔ)助來(lái)源的資金，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)更新?lián)Q代迅猛的情況下，會(huì)計(jì)檔案管理信息化未能有效全面實(shí)現(xiàn)，無(wú)法滿足電子化管理要求，與業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理工作量大、內(nèi)容繁瑣，崗位需求迫切，而目前人員配備不足、業(yè)務(wù)水平普遍較低，管理方式陳舊

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)與醫(yī)療活動(dòng)相結(jié)合的產(chǎn)物，不僅有基礎(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的管理內(nèi)容也有體現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展等行業(yè)特殊性的管理內(nèi)容。由此，需要具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的相關(guān)工作人員來(lái)勝任，崗位設(shè)置上要求專(zhuān)業(yè)對(duì)口、責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真仔細(xì)，由此招聘上人選范疇窄。目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員配備以兼任為主、數(shù)量不足，僅有辦公室、財(cái)務(wù)部設(shè)置檔案管理崗位并兼任其他工作，人數(shù)一般控制在1人。受會(huì)計(jì)檔案管理工作設(shè)施環(huán)境無(wú)法全面保障、現(xiàn)代化的管理手段欠缺、管理模式落后、管理信息不通暢的影響，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理人員僅停留在諸如整理、裝訂、排序編號(hào)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的基礎(chǔ)階段，無(wú)法通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理、對(duì)會(huì)計(jì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、獲取經(jīng)驗(yàn)，檔案管理技術(shù)與方式滯后，易發(fā)人為錯(cuò)誤，給日常繁重的會(huì)計(jì)檔案管理工作增加不必要的負(fù)擔(dān)。

（四）公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范

1.公立醫(yī)院內(nèi)部暫無(wú)建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度體系用以涵蓋電子會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息安全性等大數(shù)據(jù)時(shí)代下新管理要求。

2.現(xiàn)有的公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度流于形式，管理流程仍在完善中。諸多管理項(xiàng)目，如憑證借閱、報(bào)表復(fù)印等管理流程正持續(xù)完善中，沒(méi)有系統(tǒng)地形成于醫(yī)院管理制度中。新出現(xiàn)的管理項(xiàng)目，如無(wú)紙化票據(jù)（廈門(mén)財(cái)政票據(jù)無(wú)紙化）管理空白、數(shù)據(jù)對(duì)接的安全性由誰(shuí)保障未明確。檔案管理權(quán)限不明晰，檔案管理質(zhì)量無(wú)人監(jiān)控、許多管理的紕漏只有在實(shí)際執(zhí)行中才逐步被發(fā)現(xiàn)。

3.因缺失專(zhuān)門(mén)的電子會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)，盡管借助簡(jiǎn)單電子化管理工具，如Excel表等，會(huì)計(jì)檔案管理中也會(huì)存在一些錯(cuò)誤，包括：編號(hào)錯(cuò)誤、打印錯(cuò)誤、時(shí)間錯(cuò)誤等，目前無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)加以防范、并留有更正痕跡。

4.紙質(zhì)介質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案均有嚴(yán)格的存放管理要求，而目前檔案管理實(shí)踐中無(wú)法全面滿足。紙質(zhì)介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存放要求防水、防火、防潮、防蟲(chóng)等；電子會(huì)計(jì)檔案存放要求存放路徑防病毒、設(shè)置專(zhuān)門(mén)權(quán)限，電子簽名可識(shí)別、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、接口安全等。由于缺失專(zhuān)門(mén)的信息化管理系統(tǒng)和安全防護(hù)措施，必然影響會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性。

（五）缺少公立醫(yī)院行業(yè)特殊性的會(huì)計(jì)檔案管理

2009年以來(lái)醫(yī)療改革政策在公立醫(yī)院中的經(jīng)濟(jì)執(zhí)行情況是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特有的會(huì)計(jì)檔案資料、屬于公立醫(yī)院具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，有利于反映改革成果。在實(shí)際運(yùn)行中，所執(zhí)行的改革政策相關(guān)文件、落實(shí)情況的經(jīng)濟(jì)影響報(bào)告沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一存檔。一方面是改革政策的經(jīng)濟(jì)影響報(bào)告沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的存檔標(biāo)準(zhǔn)；另一方面是新會(huì)計(jì)檔案管理辦法對(duì)諸如行業(yè)特有、具有價(jià)值的會(huì)計(jì)資料存檔無(wú)硬性要求。由此導(dǎo)致行業(yè)特有檔案資料缺失，無(wú)法有效輔助公立醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)運(yùn)行影響分析。

三、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的建議

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，使其能夠?yàn)獒t(yī)院的各個(gè)部門(mén)服務(wù)，不僅方便內(nèi)部管理也為外部檢查工作的順利進(jìn)行提供保障，對(duì)此公立醫(yī)院可以從六個(gè)方面完善現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理工作：

（一）敦促醫(yī)院形成檔案管理小組，并在檔案管理小組下設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理小組，從組織架構(gòu)上完善會(huì)計(jì)檔案管理工作。并強(qiáng)化醫(yī)院管理者檔案管理的全局思想，促使醫(yī)院管理者認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容涉及全院全員的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程與結(jié)果，它與業(yè)務(wù)管理一樣重要，能有效地保障醫(yī)院可持續(xù)運(yùn)營(yíng)。

（二）應(yīng)增加會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的預(yù)算編制項(xiàng)目，從資金源頭上助力會(huì)計(jì)檔案信息化管理。加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的資金預(yù)算等，將其作為醫(yī)院HRP管理中的一部分，與業(yè)務(wù)發(fā)展相匹配，使其能更好地為醫(yī)院內(nèi)外部服務(wù)。

（三）完善現(xiàn)有醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理流程、制度，結(jié)合新會(huì)計(jì)檔案管理辦法設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的流程及制度、突出電子會(huì)計(jì)檔案管理方式、系統(tǒng)的安全性，加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)制度約束的必要性。做到制度上不斷完善、流程上不斷優(yōu)化、執(zhí)行上不斷糾正，形成會(huì)計(jì)檔案全面質(zhì)量管理的PDCA循環(huán)。

（四）為會(huì)計(jì)檔案管理人員定期或不定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)提供保障，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子會(huì)計(jì)檔案管理的需要，借助信息化系統(tǒng)管理減輕會(huì)計(jì)檔案管理工作強(qiáng)度、有序分步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理、提高工作效率。

（五）應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入醫(yī)院內(nèi)部控制活動(dòng)中，作為內(nèi)部控制的重要控制內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)全院全員全程控制。會(huì)計(jì)檔案屬于財(cái)務(wù)機(jī)密，因此加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密管理尤為重要。特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)用信息化管理手段，保障系統(tǒng)的安全性、防范風(fēng)險(xiǎn)是管理工作的重要內(nèi)容。內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)防控等諸多內(nèi)容可以有效防止會(huì)計(jì)檔案管理工作的紕漏，減少人為錯(cuò)誤的發(fā)生、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理行為。

（六）完善現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理方式、借助信息化管理系統(tǒng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)門(mén)內(nèi)容模塊的管理。針對(duì)公立醫(yī)院這一特殊行業(yè)性質(zhì)的單位，在紙質(zhì)與電子會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，需專(zhuān)門(mén)進(jìn)行醫(yī)療改革經(jīng)濟(jì)運(yùn)行影響效果相關(guān)方面的會(huì)計(jì)檔案管理工作。特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代后，應(yīng)將反映醫(yī)療改革經(jīng)濟(jì)運(yùn)行影響的會(huì)計(jì)資料嵌入會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)中，通過(guò)精確內(nèi)容定位、單獨(dú)歸集此類(lèi)會(huì)計(jì)檔案形成專(zhuān)門(mén)模塊管理。為后續(xù)醫(yī)院自身運(yùn)行情況及改革的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)提供檔案保障，并為未來(lái)醫(yī)療改革大數(shù)據(jù)云平臺(tái)的形成提供對(duì)接依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：廈門(mén)大學(xué)附屬中山醫(yī)院財(cái)務(wù)部）