檔案信息化建設(shè)與檔案管理探討

劉睿

摘 要：伴隨社會(huì)進(jìn)步及經(jīng)濟(jì)發(fā)展，信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，促使各個(gè)事業(yè)單位以響應(yīng)國家政策號召為前提條件擴(kuò)大信息化建設(shè)力度，尤其是檔案信息化建設(shè)工作，得到越來越多研究人員的關(guān)注及重視。如何切實(shí)解決檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題，是相關(guān)部門在實(shí)際工作過程中所面臨的主要挑戰(zhàn)。本文以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題，就提出具體的檔案管理措施進(jìn)行深入探究，旨在為相關(guān)工作人員積累更多建設(shè)性經(jīng)驗(yàn)提高管理有效性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；實(shí)踐措施

自進(jìn)入21世紀(jì)以來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展的大背景下，我國檔案管理工作已取得一定進(jìn)步及發(fā)展，社會(huì)對于檔案管理工作提出全新的要求及標(biāo)準(zhǔn)。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流滿足日趨嚴(yán)格的檔案管理工作要求，檔案管理工作重心逐步向分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題及提出具體管理措施轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)不止能大大提高檔案利用率擴(kuò)大其利用范圍，以養(yǎng)老保險(xiǎn)、婚姻狀況及住房公積金為例，與城市居民個(gè)人檔案信息間存在著密切聯(lián)系，而實(shí)行信息化管理后能有效打破原有資源網(wǎng)絡(luò)限制，為城市居民提供更為便利快捷的檢索服務(wù)[1]。由于信息化建設(shè)范圍較為廣泛，涉及信息數(shù)據(jù)庫、信息網(wǎng)絡(luò)及資源開發(fā)等方面內(nèi)容。鑒于此，本文針對檔案信息化建設(shè)及檔案管理的研究具有重要意義。

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

1.1制度問題

從目前我國國情角度來看，大部分事業(yè)單位及企業(yè)單位尚未建立完善的管理制度且制度存在著一定的不足及弊端，檔案信息化建設(shè)工作無法得到事業(yè)單位及企業(yè)單位的重視及關(guān)注，并且管理制度不完善問題無法徹底解決得到令人滿意的結(jié)果。由此可見，切實(shí)解決事業(yè)單位及企業(yè)單位管理制度弊端問題是加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的主要方法[2]。同時(shí)，如何做好基層單位檔案管理工作對相關(guān)單位未來規(guī)劃產(chǎn)生有利影響，是相關(guān)單位在發(fā)展進(jìn)程中所面臨的主要挑戰(zhàn)。此外，事業(yè)單位及企業(yè)單位各個(gè)部門與檔案部門間存在著密切聯(lián)系，而完善檔案管理工作制度能充分發(fā)揮自身帶頭作用推動(dòng)其他部門制度趨向健全。

1.2素質(zhì)問題

俗語有云“人乃治國根本”，簡而言之人才是保證信息化建設(shè)工作順利開展的核心要素，是加快信息化建設(shè)進(jìn)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的大背景下，我國各個(gè)領(lǐng)域面臨著不同程度的挑戰(zhàn)及機(jī)遇，檔案管理工作也不無例外，而檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員綜合素質(zhì)及職業(yè)道德的要求更為嚴(yán)格[3]。然而，從現(xiàn)階段我國檔案管理水平來看，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足新形勢下檔案管理工作需求，部分檔案管理人員受自身綜合素質(zhì)水平參差不齊的限制僅僅掌握紙質(zhì)檔案管理流程，管理理念落后、管理方法單一及管理效率低下等問題亟待解決，無法快速掌握電子檔案開發(fā)、利用及保存等操作方法。

1.3資金問題

我國檔案信息化建設(shè)進(jìn)程相對曲折深受技術(shù)人員素質(zhì)水平及計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施條件等因素的制約，客觀上影響檔案管理工作效率。從現(xiàn)階段我國檔案信息化建設(shè)進(jìn)程角度來看，部分資金投入于課題研究領(lǐng)域且對于檔案信息化建設(shè)投入比例較低投入力度較弱，一旦電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度過快則造成部分事業(yè)單位及企業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施過于落后[4]。同時(shí)，部分事業(yè)單位及企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層素質(zhì)參差不齊思想觀念較為陳舊落后，錯(cuò)誤認(rèn)為信息化建設(shè)不需要擴(kuò)大資金投入將所有資金投入于信息技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域不愿意接受全新的信息技術(shù)及信息維護(hù)技術(shù)。此外，基礎(chǔ)設(shè)施后期維護(hù)及長期保養(yǎng)需要消耗大量資金，客觀阻礙其建設(shè)進(jìn)程。

2 檔案信息化建設(shè)管理措施

2.1重視硬件配置

檔案信息化建設(shè)管理過程無法脫離硬件設(shè)備的支持，對于保證檔案信息化管理正常運(yùn)行具有不可比擬的積極租用。從設(shè)備角度來看，局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)及管理軟件等硬件設(shè)備均是檔案信息化管理工作不可或缺的主要組成部分[5]。為了推動(dòng)檔案管理工作后期有序運(yùn)行，必須做好相應(yīng)的前期準(zhǔn)備工作。因此在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)單位遵循實(shí)事求是的工作原則積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，做好計(jì)算機(jī)推廣工作提前備好數(shù)量充足的計(jì)算機(jī)提高檔案信息化管理效率，重視局域網(wǎng)保護(hù)工作充分發(fā)揮局域網(wǎng)自身傳遞作用，并且從根源上認(rèn)識到數(shù)據(jù)庫資源共享與局域網(wǎng)間存在著密切聯(lián)系，擺脫信息傳遞過程中不規(guī)范現(xiàn)象。

2.2增強(qiáng)管理水平

目前高新技術(shù)應(yīng)用一定程度上推動(dòng)了電子檔案管理發(fā)展進(jìn)程，換而言之引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展作用深遠(yuǎn)，客觀上要求相關(guān)技術(shù)人員開發(fā)計(jì)算機(jī)相關(guān)管理系統(tǒng)時(shí)靈活應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，產(chǎn)品轉(zhuǎn)型升級必須與信息化產(chǎn)業(yè)實(shí)際情況相匹配，確保檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)時(shí)搜索，為用戶提供網(wǎng)絡(luò)平臺查詢自身所需數(shù)據(jù)信息等便利服務(wù)滿足更多用戶實(shí)際使用需求，以達(dá)到促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目標(biāo)。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)對于我國信息化產(chǎn)業(yè)全面發(fā)展意義非凡。受信息化產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展的影響，檔案資源已成為全新可利用資源及潛在資源財(cái)富。

同時(shí)，即便檔案管理對社會(huì)利益及經(jīng)濟(jì)利益不存在直接性影響，但是檔案管理兼具社會(huì)價(jià)值及文化價(jià)值，最終產(chǎn)生社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。由于電子檔案逐步成為檔案管理的主流方向，客觀上要求相關(guān)單位加大對于電子檔案管理的重視程度靈活應(yīng)用相應(yīng)的電子檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)最佳管理效果。無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理或電子檔案管理，管理人員必須靈活應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段提高檔案管理效率及水平構(gòu)建合理的管理制度保證管理效果。此外，為了提高檔案管理綜合水平，研究人員熟練應(yīng)用相關(guān)檔案管理系統(tǒng)及管理軟件充分發(fā)揮其自身作用，以相關(guān)技術(shù)規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)約束自身操作行為。

2.3樹立服務(wù)意識

檔案管理以更好的服務(wù)于廣大群眾為最終目標(biāo)，客觀上要求相關(guān)管理人員以社會(huì)大眾為立足點(diǎn)不斷拓寬自身思路擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式積極與現(xiàn)代先進(jìn)文化理念相結(jié)合彌補(bǔ)傳統(tǒng)“輕利用、重保管”模式的不足做好檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理方法以全面掌握檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)理論知識及實(shí)踐技能要點(diǎn)為前提條件，靈活應(yīng)用各種技術(shù)手段提高檔案管理工作效率，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平及技能水平，進(jìn)一步培養(yǎng)高素質(zhì)高水平的復(fù)合型檔案管理人才提高其檔案利用效率，為加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程奠定夯實(shí)基礎(chǔ)。

總而言之，檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)全新的計(jì)算機(jī)檔案管理知識掌握新型檔案管理設(shè)備的操作方法及操作要點(diǎn)，選擇與目前檔案管理模式相符合的檔案管理軟件。

3 結(jié)語

通過本文探究，認(rèn)識到為了貫徹落實(shí)國家政策積極響應(yīng)其政策號召，各個(gè)行政事業(yè)單位加大對于信息化建設(shè)的重視程度予以人力、物力及財(cái)力等層面支持，以檔案信息化建設(shè)為例得到越來越多人員的關(guān)注及重視。伴隨檔案信息化建設(shè)問題日趨凸顯，普遍存在于各個(gè)事業(yè)單位管理機(jī)制之中，而如何切實(shí)解決檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題，成為各個(gè)單位所面臨的主要挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念立足于檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題，制定行之有效的積極方案及信息化管理制度，確保檔案信息化管理機(jī)制處于長效狀態(tài)，為城市居民提供更為快捷高效的檔案檢索服務(wù)。

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