不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化面臨的問題及對策

秦萌萌

摘要：不動產(chǎn)登記工作要堅持服務大局、服務民生的原則，加快實施不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案的掃描，推進數(shù)字化建設，建立不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，消除紙質(zhì)檔案安全隱患，切實保障紙質(zhì)檔案和電子數(shù)據(jù)安全，充分發(fā)揮檔案利用價值，提高服務效率、服務能力和服務水平。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)；登記業(yè)務；檔案；數(shù)字化

一、不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

（1）有效保護檔案原件。不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案調(diào)檔利用頻率高，許多宗地圖紙是采用手風琴式折疊保管的，反復查閱、復印，容易造成折疊部分斷裂、污損，影響檔案的準確性和分辨率，對檔案本身造成巨大損害。檔案數(shù)字化后，可以通過調(diào)閱數(shù)字檔案來替代直接借閱檔案原件，減少了對原始檔案的損壞，能夠更好地保護檔案。

（2）提高檔案利用效率。不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化，實現(xiàn)了原始影像信息與業(yè)務信息的統(tǒng)一，檔案的利用將不會受到時間、地域以及孤本的限制，真正實現(xiàn)了檔案資源的信息共享，能夠?qū)崿F(xiàn)異地調(diào)閱檔案或者數(shù)個檔案利用主體同時調(diào)閱，擴大了檔案的利用空間，提高了利用效率，也極大地提升了國土資源部門的服務質(zhì)量。

（3）整合檔案信息資源。一宗土地要經(jīng)歷選址立項到上報審批，再到后期的掛牌、招標、出讓，最后到土地使用權(quán)屬證件的辦理等程序。這使得國土資源檔案歸檔周期較長。因此，只有將不同時間段、不同業(yè)務部門相互關(guān)聯(lián)的國土業(yè)務檔案信息進行有機整合，才能如實、完整地展現(xiàn)國土檔案信息。不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化，將不同時間段的檔案信息通過多媒體、數(shù)據(jù)以及計算機技術(shù)，形成完整有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，將檔案信息資源有機整合起來，提高國土資源檔案現(xiàn)實應用價值。

二、不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化存在的問題

（1）文本檔案數(shù)量大。目前，許多國土資源管理部門的檔案管理還以文本檔案為主，電子檔案只占很少的一部分，并沒有完全實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。一般，市級國土資源檔案管理部門每年地籍檔案的入庫量就有1萬多宗，建設用地類的卷宗也有四、五百卷，對這些檔案進行數(shù)字化管理，任務十分艱巨。

（2）“軟”、“硬”件需改善。目前，省、市級國土部門紛紛建立了自己的檔案管理信息中心，無論是檔案室?guī)旆?、計算機、掃描儀等硬件，還是數(shù)字化檔案管理軟件等方面都有較大改觀。但與數(shù)字化要求相比，還有較大差距，數(shù)據(jù)庫、與其他部門的信.息共享尚未完全建立，無論是硬件還是軟件方面，都還難以有效滿足不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案的數(shù)字化要求。

（3）復合型人才匱乏。目前，很多不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案管理還沒有正式的機構(gòu)編制，從事檔案業(yè)務工作的大多是從辦公室等綜合部門借調(diào)的，也有部分離退休人員返聘的，真正的檔案專業(yè)性人才少之又少，懂檔案、不動產(chǎn)登記業(yè)務以及信息技術(shù)的復合型人才嚴重匱乏，無論是專業(yè)技術(shù)還是綜合素能都難以滿足當前國土資源檔案數(shù)字化現(xiàn)實需要。

（4）不動產(chǎn)登記檔案管理軟件差異性較大。筆者研究了不同不動產(chǎn)登記部門使用的檔案管理軟件后發(fā)現(xiàn)，不動產(chǎn)檔案管理機構(gòu)使用的軟件差異性較大，在管理對象、采用載體、管理理念等方面都存在著很大的差異。由于各部門管理人員水平、重視程度的不同，導致對不動產(chǎn)檔案管理的軟件設計、硬件功能、管理流程和管理模式都有所不同，他們對檔案數(shù)字化管理過程中新技術(shù)的應用和軟件開發(fā)的程度不同。通過對這些不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的實際狀況的了解，軟件在數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)功能等方面均沒有達到國家規(guī)定的相關(guān)標準。一些不動產(chǎn)登記部門在使用軟件的過程中沒有即時更新軟件動態(tài)，發(fā)布一些虛假無效的信息，對基礎(chǔ)地形圖的管理不規(guī)范，在信息數(shù)據(jù)的接收和交換方面存在漏洞。有些部門為了應對統(tǒng)一不動產(chǎn)檔案管理軟件，防止“倒庫”中的信息數(shù)據(jù)丟失，將舊軟件拋棄，重新開發(fā)新的檔案數(shù)字化管理軟件，造成了檔案管理工作的重復性。

三、有關(guān)不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化管理的有效措施探討

（1）制定嚴格的規(guī)章制度，完善現(xiàn)有的法律法規(guī)。面對不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化管理工作中缺乏制度保障的問題，相關(guān)管理部門需要及時出臺合理的法律法規(guī)，明確規(guī)范工作職責，做到責任到人，避免責任追究無制度可循；同時有關(guān)不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案的數(shù)字化管理必須要有統(tǒng)一的評價標準，確保參與相關(guān)工作的每個部門的工作達標，避免信息透漏等現(xiàn)象。只有有法可依，有制度可循，不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理工作才能互惠互通，不動產(chǎn)的登記工作才能順利開展。

（2）加強領(lǐng)導，加大各登記機構(gòu)數(shù)據(jù)信息之間的整合力度，實現(xiàn)數(shù)字化的現(xiàn)代管理。要加大各登記機構(gòu)檔案部門之間的整合力度，按照部門崗位職能合理分配任務，使不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化工作落實到位。

（3）做好檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)與計算機網(wǎng)絡的有機結(jié)合。數(shù)字化的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用，在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下進行檔案的收集和管理工作是現(xiàn)在不動產(chǎn)登記業(yè)務的主要任務和渠道。檔案管理所必須首先剔除無用的檔案，以鑒定檔案開放為主要目標，然后按照需求篩選數(shù)字化檔案，為數(shù)字化信息的實現(xiàn)提供幫助。除此之外，在不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案數(shù)字化管理中還要使用統(tǒng)一穩(wěn)定的管理軟件，不斷提高工作人員自身的計算機和管理技術(shù)，提高專業(yè)知識，利用計算機等網(wǎng)絡對其進行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化、透明化登記，使登記檔案信息的安全性和方便l生有所提高。

綜上所述，不動產(chǎn)登記業(yè)務檔案的數(shù)字化管理的重要性以及其現(xiàn)存問題在當代社會尤其顯著，我們必須不斷加強對此方面工作的改革。在改革過程中，相關(guān)職能部門要制定嚴格、合理的規(guī)章制度和規(guī)范統(tǒng)一的工作流程，加大各部門之間的協(xié)調(diào)工作，完善現(xiàn)有工作體制，將信息網(wǎng)絡技術(shù)應用到此項管理工作中，減少信息透漏現(xiàn)象，提高透明度，為天津市不動產(chǎn)登記工作奠定扎實的工作基礎(chǔ)。

（作者單位：浙江合創(chuàng)律師事務所）