關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的思考

黃東英

摘 要：人事檔案的管理也是醫(yī)院管理中十分重要的一個(gè)部分，是職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映。管理好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。本文分析了醫(yī)院人事檔案管理目前存在的問題，并提出加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)建議，以期提高醫(yī)院人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；創(chuàng)新；管理策略

新時(shí)代，醫(yī)院的發(fā)展是以人作為核心，注重醫(yī)院人事檔案管理工作，是完善和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的重要環(huán)節(jié)。人事檔案是醫(yī)院寶貴的財(cái)富，重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分利用人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，合理分配醫(yī)院人力資源，能有效促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。因此如何加強(qiáng)和完善醫(yī)院人事檔案管理工作是各醫(yī)院管理者所需要深刻探討的一個(gè)重要課題。

1 醫(yī)院人事檔案管理目前存在的問題

醫(yī)院人事檔案存放沒有統(tǒng)一要求醫(yī)院人事檔案能為醫(yī)院的日常人事管理提供重要依據(jù)，對(duì)整個(gè)醫(yī)療事業(yè)來說至關(guān)重要。因此醫(yī)院人事檔案必須真實(shí)、客觀、安全。所以，對(duì)于醫(yī)院的人事檔案應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格統(tǒng)一的存放制度由專人管理，來確保醫(yī)院人事檔案的安全性和真實(shí)性。但就目前的現(xiàn)狀來說，醫(yī)院的人事檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)較重，而相關(guān)人才也是供不應(yīng)求，導(dǎo)致相關(guān)的工作人員不能及時(shí)的添補(bǔ)、分類、匯總、存放。而且，醫(yī)院人事檔案隨著時(shí)間流逝和人才隊(duì)伍的不斷增加，會(huì)造成醫(yī)院人事檔案的管理人員工作負(fù)擔(dān)越來越大。對(duì)未來檔案的儲(chǔ)存空間來說也是一大挑戰(zhàn)。

醫(yī)院的人事檔案管理模式過于落后社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，人事管理制度也在不斷的完善改進(jìn)，隨著醫(yī)院人才流動(dòng)性逐漸增大，相關(guān)的文件手續(xù)也隨之不斷的簡(jiǎn)化[1]。例如：在招聘新員工時(shí)無需簽訂聘用合同入檔即可入職，對(duì)人事檔案的管理方面略有松懈，要求在不斷降低。隨著醫(yī)院人才的流動(dòng)性逐漸增加，人事檔案需要隨之轉(zhuǎn)移，很多人因?yàn)檗D(zhuǎn)檔手續(xù)的復(fù)雜放棄了轉(zhuǎn)移檔案，導(dǎo)致了人檔分離現(xiàn)象十分嚴(yán)重，從而進(jìn)一步導(dǎo)致了人事信息、資料不能時(shí)時(shí)更新補(bǔ)充，降低了檔案的使用效率，缺乏了參考價(jià)值。目前，檔案管理信息化水平不高，缺乏統(tǒng)一的專門的管理系統(tǒng)。

管理人員缺乏檔案管理理念目前，醫(yī)院檔案管理人才供不應(yīng)求，導(dǎo)致檔案管理人才極其缺乏。而且缺乏專業(yè)的有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人才，導(dǎo)致很多人事檔案管理人員面對(duì)數(shù)量巨大的檔案無從下手。導(dǎo)致人事檔案管理人才工作負(fù)擔(dān)較大，不能及時(shí)收集檔案材料及時(shí)歸檔。部分人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任感不強(qiáng)，不能完全按照統(tǒng)一規(guī)范來歸檔，缺乏人事檔案的管理理念。因醫(yī)院人事檔案目前來說信息化程度不高，只能進(jìn)行傳統(tǒng)的手工方法編輯、檢索，工作量大，操作難度也大。

2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)建議

2.1 進(jìn)一步完善人事檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理理念和意識(shí)，增加人事檔案管理人員編制，為人事檔案管理工作輸送人才，增設(shè)符合檔案保存環(huán)境的庫房，為人事檔案管理工作提供足夠空間，從而提高檔案的利用率和利用價(jià)值。合理建設(shè)醫(yī)院人事檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)，完善相關(guān)考核制度與激勵(lì)制度，保障人事檔案管理人才的穩(wěn)定性。人事檔案管理的工作人員應(yīng)定時(shí)補(bǔ)充、更新檔案內(nèi)容，保證人事檔案的完整性。

2.2 促進(jìn)人事檔案管理工作信息化，提高人事檔案的可利用性

就目前來說，人事檔案管理工作的全面信息化是當(dāng)前的一項(xiàng)重大目標(biāo)，隨著信息化水平的不斷提升，人事檔案信息管理系統(tǒng)能更加有效率的反映出人員資料、個(gè)人特色以及過往的履歷，所以，構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理人事檔案是勢(shì)在必行。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)可以建立全體員工的檔案目錄以及快速檢索功能，能夠及時(shí)更新、補(bǔ)充、整理檔案內(nèi)容[2]，如：近期的獲獎(jiǎng)證書、專業(yè)技術(shù)職稱、績(jī)效明細(xì)的人事資料，可以實(shí)現(xiàn)人力資源的動(dòng)態(tài)管理，能夠通過檢索以及目錄快速的查詢員工的所有信息，對(duì)員工的履歷全面掌控。這既能減輕傳統(tǒng)的醫(yī)院人事管理檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)提高工作效率，而且可以提升檔案的利用率、有效性、及時(shí)性。我們可以通過人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的查閱功能，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存巨大的人事信息，并且能通過系統(tǒng)自動(dòng)分析、匯總、歸納，為院方領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供相關(guān)的資料信息，為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、考評(píng)職稱、評(píng)優(yōu)晉升提供可靠的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)高度利用人事檔案，從而進(jìn)一步帶動(dòng)人才的培養(yǎng)，保障人才的穩(wěn)定性，為醫(yī)療事業(yè)今后的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 收集、更新有價(jià)值的人事檔案資料

醫(yī)院人事檔案是員工評(píng)優(yōu)晉升、職稱考評(píng)、加薪提干的重要依據(jù)，因此，保障人事檔案有參考價(jià)值是十分必要的。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)盡量收集重要的、有價(jià)值的資料，并做到及時(shí)更新，為人事考核提供可靠依據(jù)[2]。就目前來說，檔案的內(nèi)容大多是片面性的內(nèi)容，無法體現(xiàn)個(gè)人的綜合素質(zhì)以及綜合能力，因此，可以將一些能全面反映個(gè)人綜合能力和綜合素質(zhì)的資料加入到人事檔案中來，例如：患者評(píng)價(jià)、平均工作量、科研成果等。這樣可以綜合的體現(xiàn)個(gè)人的情況，可以更加全面、公正的為醫(yī)院的人力資源管理工作提供可靠的參考內(nèi)容。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的高低，是做好檔案管理工作和保證檔案質(zhì)量的決定性因素。要完善對(duì)人事檔案管理人才的培養(yǎng)計(jì)劃，系統(tǒng)的進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，構(gòu)建人才梯隊(duì)，保障核心人才的穩(wěn)定性，同時(shí)加強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，弘揚(yáng)奉獻(xiàn)精神。工作過程中，首先，要有足夠的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力去甄別材料的真?zhèn)?，通過匯總、分析、歸納提煉出有利用價(jià)值的信息，嚴(yán)格避免檔案內(nèi)容的偽造、作假行為，為人事檔案的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，它將直接影響著人事檔案管理工作的效率。這就要求了人事檔案管理人員要具有深厚的理論基礎(chǔ)以及相關(guān)的專業(yè)醫(yī)學(xué)知識(shí)，同時(shí)，還應(yīng)該具備公文寫作、辦公軟件的使用的相關(guān)綜合素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)具備深厚的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，嚴(yán)格按照歸檔范圍、檔案的真實(shí)情況、內(nèi)容完整度、精確度、編排、整理等六項(xiàng)指標(biāo)對(duì)人事檔案進(jìn)行把控，可以為檔案利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)品質(zhì)，為人力資源管理工作提供可靠的參考內(nèi)容。

3 結(jié)語

人事檔案為人力資源的管理工作提供服務(wù)，使醫(yī)院的人事檔案管理工作得以高效、安全的進(jìn)行。因此，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理工作信息化，收集、更新有價(jià)值的人事檔案資料，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

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