淺析行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決對策

摘 要：在行政事業(yè)單位檔案信息的管理過程中，為了讓檔案信息的管理具有嚴肅性和規(guī)范性，應該在原有檔案管理的基礎(chǔ)之上建立檔案信息化管理，進而提高檔案信息管理工作的效率。但由于檔案信息管理的不完善，以及檔案管理人員沒有熟練掌握信息網(wǎng)絡(luò)技能，也在工作上出現(xiàn)了很多問題。因此，為了讓管理信息網(wǎng)絡(luò)得到有效的實施，本文詳細的分析了行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并針對存在的問題提出相應的對策。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；信息化；網(wǎng)絡(luò)

隨著社會的進步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，行政事業(yè)單位信息化管理得到了提升。為了讓行政事業(yè)的檔案信息管理得到順利的發(fā)展，必須采用信息化管理，以此來提高檔案管理的工作效率。因此，為了讓檔案信息管理能夠得到更好的發(fā)展，行政事業(yè)單位需要根據(jù)自身的情況建立檔案信息化系統(tǒng)，以及構(gòu)建檔案管理的新秩序，提升檔案管理的服務(wù)水平。

1、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1對檔案的信息化發(fā)展的重視程度不夠

在事業(yè)單位中，有些單位對檔案信息化的發(fā)展不夠重視，他們認為檔案的信息化建設(shè)只是實現(xiàn)計算機的操作而已。但這只是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。同時，還有一些事業(yè)單位的領(lǐng)導層對本單位檔案信息化建設(shè)的認識程度還不夠，他們認為只要將本單位的檔案信息保持完成就可以了，沒有必要建設(shè)相對比較復雜的檔案信息化建設(shè)。

1.2檔案管理人員的信息化技術(shù)掌握不足

當前，事業(yè)單位的檔案管理人員在長期的工作中，一般只傾向于紙質(zhì)版的信息管理，沒有真正的去了解和認識信息化技術(shù)，因此，當他們在事業(yè)單位的信息檔案管理工作中，是很難接觸并掌握相關(guān)的信息技術(shù)，從而阻礙了檔案信息化的發(fā)展。尤其是檔案管理人員對大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息化的技術(shù)和理念沒有深入的認識，只停留在表面的概念上，在運用時，自身的技術(shù)水平也得不到相應的提高。

1.3網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境不穩(wěn)定

在事業(yè)單位的信息檔案管理中，是會涉及到很多需要保密資料的，因此，在建設(shè)信息化答案管理的過程中，如果網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境不穩(wěn)定，就會導致機密信息的泄露。不過，導致機密信息泄露的主要原因還是事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作人員，因為他們沒有很強的網(wǎng)絡(luò)安全意識，沒有將屬于機密的檔案信息管理資料進行獨立保存，而是和其他的互聯(lián)網(wǎng)電腦一起混用。

此外，還有外界的病毒等阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)。由于檔案信息的管理人員沒有網(wǎng)絡(luò)的安全常識，在使用電腦時對病毒庫沒有進行及時的更新，讓黑客有更多的攻擊空間，因此無法適應如此復雜多變的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。

2、檔案信息化建設(shè)的具體措施

2.1管理人才信息化技術(shù)的培養(yǎng)

在檔案信息管理工作中，相關(guān)工作人員不僅需要具備有很高的個人修養(yǎng)和良好的職業(yè)道德，還需要具備有相應的專業(yè)技能。但由于檔案的類型不同，管理的形式也就不一樣，因此，檔案管理人員要掌握和了解相關(guān)的專業(yè)技能。然而，作為現(xiàn)代的檔案管理人員，不僅要掌握信息化的專業(yè)知識，還需要熟練運用電腦和信息技術(shù)來管理檔案，并且要達到零失誤的效果，從而提高管理人員的工作效率。

同時，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，需要不斷的優(yōu)化信息等技術(shù)水準，讓檔案管理人員學習相關(guān)的知識和技能，以及自身的更新知識結(jié)構(gòu)，為員工創(chuàng)造和工作相關(guān)的更多的學習機會，尤其是加深對大數(shù)據(jù)等的認識。此外，對于那些在信息技能比較薄弱的管理人員，采用傳幫帶的方法，讓信息技能水平比較好的工作人員來帶他們，讓他們在學習中迅速的掌握信息技能管理，從而增強他們的信息技術(shù)的管理能力。

2.2構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障

在事業(yè)單位的檔案管理中，相關(guān)的工作人員要提高網(wǎng)絡(luò)安全管理意識，否則就有可導致機密的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)泄露。因此，相關(guān)管理部門需要做好網(wǎng)絡(luò)安全措施，并不斷的更新服務(wù)系統(tǒng)和病毒庫，定期檢查殺病毒等的不良程序。此外，為了讓檔案管理更加有效的開展，還需要建立檔案調(diào)閱的相關(guān)程序。

為了確保檔案信息的不被泄露出去，相關(guān)管理部門需要根據(jù)信息的重要及核心程度的不同，對其進行細化管理。當然，更重要的是國家需要加強構(gòu)建和規(guī)范為了安全的相關(guān)法規(guī)，要堅決打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪分子，凈化我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為我國提供一個良好的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，尤其是事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，從而促進事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

2.3強化檔案信息推進力度

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，需要建立和電子化相關(guān)的紙質(zhì)資料，促進原始檔案的穩(wěn)定發(fā)展，同時組織相關(guān)的技術(shù)人員對原始檔案進行掃描等。尤其是一些比較珍貴的材料，還需要進行研究，只有這樣才能夠有效的保存原始資料的完整性，同時還需要促進對這些原始資料進行電子化的發(fā)展，并研究出符合檔案保存的有效措施。

2.4推進檔案信息化發(fā)展的硬件建設(shè)

在事業(yè)單位中，無論是領(lǐng)導還是普通員工，都要高度重視檔案信息的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化的管理工作。為了有效的管理檔案化并得到順利的發(fā)展，因此，需要建立系統(tǒng)的檔案管理制度。比如，在調(diào)閱檔案的管理上，需要具體規(guī)定時間，這樣可以降低檔案的缺失率，讓檔案信息的管理變得更加的規(guī)范。同時，在現(xiàn)有條件允許的情況下，要不斷的更新事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備，無論是硬件設(shè)備還是軟件設(shè)備，這樣才可以更好的實施檔案管理的信息化，并建立與時俱進的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。

在當前，事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了辦公電腦化，在一定程度上已經(jīng)提高了工作效率。當網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在不斷的迅速發(fā)展中，因此事業(yè)單位的相關(guān)人員需要不斷更新和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)交流平臺，促進網(wǎng)絡(luò)信息的管理工作。然而，在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，還需要事業(yè)單位的財政支持，在硬件上要加大其采購力度，滿足檔案信息管理的穩(wěn)定發(fā)展。

3、總結(jié)

目前，檔案已經(jīng)成為社會發(fā)展的資源寶庫，行政事業(yè)單位檔案是其在發(fā)展的過程中進行記錄的客觀資料，也是當?shù)氐陌l(fā)展過程，它有效的記錄了當?shù)氐臍v史事件。因此，為了將這些信息完整的保存下去，再加上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位需要根據(jù)自身的具體情況進行檔案管理信息化建設(shè)，提高行政事業(yè)單位管理工作的效率，增強檔案管理的權(quán)威性和客觀性。

文獻參考

[1]徐亞華.淺談如何提高檔案管理人員素質(zhì)之我見[A]“學術(shù)視域下的2015全國兩會熱點解讀——決策論壇”倫文集（下）2015.03：149-150

[2]李凌燕.檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（13）.89-90

作者簡介

廖春韻，廣西欽州，欽州市欽南區(qū)財政局，大學本科，研究方向：檔案管理。