付玉環(huán)

摘 要：人事檔案工作是人力資源管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位在日常運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中需要大量的從業(yè)人員，為了加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的管理，需要建立人事檔案資料。人事檔案資料不僅提高了單位的管理效率，而且能夠讓人才找到合適的崗位，進(jìn)而創(chuàng)造更大的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；檔案管理

人事檔案是對(duì)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)的詳細(xì)記錄，記載著人生的軌跡，對(duì)于人的一生都具有極其重要的意義。在當(dāng)前新時(shí)期，我們需要從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)人事檔案管理工作，推動(dòng)人事檔案管理工作改革的不斷深入，促進(jìn)人事檔案管理開(kāi)放性和現(xiàn)代化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的順利發(fā)展提供重要的人才保障。

1 人事檔案管理工作的特性

人事檔案是對(duì)人的生平的真實(shí)反映，將個(gè)人的經(jīng)歷、工作業(yè)線和道德品質(zhì)等方面的內(nèi)容進(jìn)行集中保存。具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和機(jī)密性等特性。人事檔案囊括的內(nèi)容較為全面，將出生到上學(xué)再到工作中經(jīng)歷的所有重大事項(xiàng)利用文字記錄下來(lái)，是對(duì)個(gè)人全貌的真實(shí)記載，是一個(gè)人人生經(jīng)歷的真實(shí)寫(xiě)照。在實(shí)際工作中，人事檔案與人才的使用和工資息息相關(guān)，是人事部門(mén)開(kāi)展人事工作的重要依據(jù)，其對(duì)個(gè)人和人事部門(mén)都具有非常重要的意義。人事檔案在記錄時(shí)并不是由個(gè)人進(jìn)行填寫(xiě)，而是由單位的人事部門(mén)進(jìn)行填寫(xiě)，具有較強(qiáng)的客觀性和真實(shí)性，人事檔案資料更加真實(shí)，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。由于人事檔案是對(duì)人的一生的真實(shí)記錄，因此隨著時(shí)間的推移會(huì)不斷有一些新信息，因此人事檔案管理工作中，需要不斷對(duì)新材料進(jìn)行收集，不斷對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行更新。近年來(lái)人員流動(dòng)性增加，在人員流動(dòng)過(guò)程中，人事檔案也會(huì)隨之流動(dòng)，這樣人事檔案才能更好地發(fā)揮其重要作用，并及時(shí)進(jìn)行更新。由于人事檔案是對(duì)個(gè)人信息的概括，不僅涉及個(gè)人及家庭的隱私，同時(shí)還能夠從側(cè)面反映出單位的重大決策和一些重要事項(xiàng)，因此人事檔案管理工作中需要做好保密工作。

2 新時(shí)期人事檔案管理工作中存在的不足

首先是從業(yè)人員在入職初期建立人事檔案，介紹從業(yè)人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，然后將其歸類(lèi)編碼，放入檔案庫(kù)中，進(jìn)而完成從業(yè)人員的檔案管理工作。檔案內(nèi)容缺少變動(dòng)，沒(méi)有增加從業(yè)人員職務(wù)變遷、學(xué)歷變動(dòng)、家庭關(guān)系等方面的變化。再次是收集的資料內(nèi)容比較單一，并且比較被動(dòng)，主要是依靠從業(yè)人員個(gè)人填寫(xiě)的資料為主，即使是在工作期間取得的重大工作成果也沒(méi)有記錄到人事檔案信息中。人事檔案中的基礎(chǔ)資料不全，只有部分內(nèi)容，所以無(wú)法真實(shí)地全面地反應(yīng)從業(yè)人員的個(gè)人信息資料。其次，信息化管理檔案的方式尚未普及，大量的用人單位依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，從業(yè)人員在入職前填寫(xiě)個(gè)人的信息資料，然后簽訂就業(yè)合同，將從業(yè)人員的單位資料進(jìn)行編號(hào)、歸檔，工作量巨大。最后，部分單位和部門(mén)逐漸嘗試將從業(yè)人員的信息和檔案目錄輸入到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)系統(tǒng)來(lái)檢索和調(diào)閱資料，但是應(yīng)用范圍較窄、應(yīng)用層級(jí)較低，尤其是一些中小單位，片面地認(rèn)為從業(yè)人員較少，無(wú)需對(duì)其進(jìn)行信息化管理。

3 新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

人力資源部門(mén)是人事檔案的主要管理部門(mén)，但由于單位的人力資源部門(mén)的從業(yè)人員較少，并且要負(fù)責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動(dòng)態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動(dòng)及信息存儲(chǔ)應(yīng)用等角度進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)設(shè)計(jì)，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效果的相對(duì)提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動(dòng)性較大，所以對(duì)人事檔案也要隨著人員的流動(dòng)而進(jìn)行調(diào)整，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段真實(shí)狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個(gè)人的發(fā)展變化而補(bǔ)充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評(píng)價(jià)、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻(xiàn)，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個(gè)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來(lái)增添從業(yè)人員的個(gè)人成就感，并且將讓該項(xiàng)榮譽(yù)伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學(xué)歷資料、工資獎(jiǎng)金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時(shí)也是隨著個(gè)人的發(fā)展而不斷變化的，進(jìn)而見(jiàn)證從業(yè)人員不斷成長(zhǎng)的過(guò)程。通過(guò)不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個(gè)準(zhǔn)確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進(jìn)而為人才的綜合評(píng)定提供大量的理論資料。同時(shí)只有不斷增添個(gè)人信息資料，才能夠做到人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。

3.2 注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建與維護(hù)

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員也出現(xiàn)較大幅度的變化，進(jìn)而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協(xié)調(diào)人才與單位發(fā)展的關(guān)系，推動(dòng)事業(yè)單位的有序運(yùn)行，人事檔案管理的工作越來(lái)越重要。部分單位雖然購(gòu)置了信息化設(shè)備，但是利用效率較低，并未發(fā)揮信息設(shè)備應(yīng)有的作用。所以，需要以完善信息數(shù)據(jù)安全管理制度的方式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息收錄、信息安全、存儲(chǔ)及應(yīng)用等方面進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)處理與調(diào)整，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的相對(duì)處理與調(diào)整，這對(duì)優(yōu)化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重?cái)?shù)據(jù)檔案庫(kù)的安全系數(shù)提升，需要對(duì)其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，在調(diào)整檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)保密性的前提下，實(shí)現(xiàn)信息檔案的處理與調(diào)整。

3.3 提高人事檔案的管理水平

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，人事檔案管理要進(jìn)入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸建立從業(yè)人員的個(gè)人電子檔案，以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱，而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)的總公司和分公司進(jìn)行人事檔案資料的交換，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享，而且保證個(gè)人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式，記錄方式，以便后期進(jìn)行追蹤；二是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象。最后是企業(yè)要加強(qiáng)信息化設(shè)備的投入數(shù)量，并且監(jiān)管其使用效率，保證授權(quán)部門(mén)能夠擴(kuò)充和檢索人事信息，保證人事信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

3.4 推動(dòng)人事檔案管理的信息化。在當(dāng)前人事檔案管理

工作中，需要加快推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，將人事檔案管理工作有效地與計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，依托于信息化手段來(lái)全面提升人事檔案管理工作的效率。同時(shí)還要重視人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)工作，注重多種功能的實(shí)現(xiàn)及軟件之間的兼容問(wèn)題。打造人事檔案管理信息化工作平臺(tái)，使人事檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

4 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期，人事檔案管理工作已步入了一個(gè)嶄新的階段。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，市場(chǎng)對(duì)人才資源的配置對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。因此需要在新時(shí)期加快對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，充分運(yùn)用信息化技術(shù)加快推動(dòng)人事檔案管理信息化水平，進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善，更好地推動(dòng)人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，使人事檔案能夠與新時(shí)期的發(fā)展需求更好地適應(yīng)，為人力資源管理工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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