大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

靳薇薇

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案工作環(huán)境也發(fā)生了變化，這種變化迫使企業(yè)必須加快檔案信息化建設(shè)。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；企業(yè)；檔案；信息化建設(shè)

隨著移動(dòng)互聯(lián)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也越來(lái)越普遍，數(shù)據(jù)的類型、結(jié)構(gòu)、存在形態(tài)也發(fā)生了巨大變化。對(duì)于企業(yè)而言，其要想在日益復(fù)雜的市場(chǎng)中生存下去，強(qiáng)化檔案管理工作尤為重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代里，信息化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，在這種趨勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，要加大投入，加快檔案信息化建設(shè)，以信息化手段來(lái)開展檔案管理，進(jìn)而為企業(yè)帶來(lái)更好的效益。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性分析

檔案信息化即企業(yè)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理、加工以及利用等環(huán)節(jié)的信息化操作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)的信息化發(fā)展水平一定程度上決定了其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。而企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策的重要依據(jù)，保證檔案的真實(shí)、完整是企業(yè)獲得良好效益的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理也開始朝著大數(shù)據(jù)的方向邁進(jìn)，大數(shù)據(jù)特征也愈發(fā)明顯，傳統(tǒng)的檔案工作方式已經(jīng)不適合企業(yè)檔案工作的需要，而要想發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有的作用，企業(yè)就必須加快檔案信息化建設(shè)。以信息化技術(shù)取代傳統(tǒng)的檔案工作方式，有利于檔案的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的更好發(fā)展[1]。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化建設(shè)一成企業(yè)生產(chǎn)的必要條件，加快信息化建設(shè)有利于增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)帶來(lái)更好的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已成為必然，但是對(duì)于許多企業(yè)而言，他們還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。

2.1信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足

在這個(gè)以經(jīng)濟(jì)效益為核心價(jià)值觀的社會(huì)里，許多企業(yè)的工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)就是創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。而檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的產(chǎn)物，企業(yè)很容易忽略檔案工作，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)不能為企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，不愿意或者沒(méi)有資金投入到檔案信息化建設(shè)中來(lái)，使得企業(yè)檔案依然以紙質(zhì)為主，檔案管理依然采用傳統(tǒng)的方式。

2.2檔案信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

大數(shù)據(jù)時(shí)代里，信息化技術(shù)的優(yōu)越性也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)也開始注重檔案信息化建設(shè)。但是，在具體推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)沒(méi)有結(jié)合自身檔案實(shí)際工作來(lái)開展，而是盲目地引入不符合企業(yè)實(shí)際情況的檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案工作沒(méi)有做好系統(tǒng)、整體規(guī)劃，以至于企業(yè)所建立的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法與實(shí)際工作銜接起來(lái)，弱化了信息處理能力。

2.3檔案工作人員難以滿足信息化建設(shè)的需要

檔案管理工作的主體為人，在企業(yè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，如果檔案工作人員能力無(wú)信息化建設(shè)不相符，就會(huì)影響到檔案信息化水平。目前來(lái)看，企業(yè)檔案工作人員依然在沿襲傳統(tǒng)的檔案管理理念，對(duì)檔案信息化管理看作是一種簡(jiǎn)單的信息錄入、整理，一定程度上使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)脫離了正常的軌道。再加上檔案管理人員能力上的缺陷，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，使得檔案不能及時(shí)歸檔、檔案信息失真，不能全面地反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況。

2.4信息安全問(wèn)題

在企業(yè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息安全問(wèn)題應(yīng)被重視起來(lái)。檔案信息化是建立在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，而互聯(lián)網(wǎng)具有開放性、虛擬性，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)很容易受到非法攻擊，從而造成檔案信息被竊取、篡改。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑

3.1加大檔案信息化建設(shè)的投入

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)要想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于解決信息化建設(shè)的資金問(wèn)題。只有解決了資金，才能更好地推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，加大資金投入，為檔案信息化建設(shè)配置先進(jìn)的設(shè)置、設(shè)施，完善企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)提供保障。

3.2做好檔案信息化規(guī)劃

首先，結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)；其次，要根據(jù)檔案的類別建立針對(duì)性的檔案系統(tǒng)，分門別類的進(jìn)行檔案管理，確保檔案信息能夠及時(shí)歸檔。再者，要明確檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照檔案信息化流程來(lái)開展檔案管理工作，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化的更好發(fā)展[2]。

3.3加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)

只有提升檔案工作人員的能力和素質(zhì)，才能更好地應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)開展檔案管理工在，促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。首先，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，包括檔案管理能力、檔案信息處理能力、計(jì)算機(jī)操作能力等，全面提升檔案工作人員的能力[3]。其次，要加強(qiáng)檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)教育，提升其職業(yè)素養(yǎng)，使其自覺(jué)反復(fù)起職責(zé)，進(jìn)而提高檔案工作效率和質(zhì)量。

3.4加強(qiáng)檔案信息安全管理

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，如果企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全性不高，就會(huì)造成檔案信息的失真、丟失，進(jìn)而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理。首先，結(jié)合檔案工作需要，從軟件和硬件入手，全面提升檔案信息系統(tǒng)的安全性；其次，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，以先進(jìn)的技術(shù)為檔案信息系統(tǒng)提供基礎(chǔ)支撐，從而避免檔案信息系統(tǒng)遭受惡意攻擊，保障檔案信息的完整[4]。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案工作環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的檔案工作方式已經(jīng)不適合企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)檔案工作的革新已成為必然。信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作提出的新要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，為檔案信息化建設(shè)提供支出和保障，從而不斷提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程的積極作用，推動(dòng)企業(yè)的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]方愛明.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（18）：154-155.

[2]邱麗琴.試析大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：56.

[3]張曉晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代的黨校檔案信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016（27）：160-161.

[4]張英奎，王飛，房彥君.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].北京化工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2014（03）：32-36.