新形勢(shì)下做好檔案管理工作的探討

歐陽(yáng)美

【摘 要】在人類(lèi)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案是具備價(jià)值屬性、可以記錄并再現(xiàn)歷史的最為直接的一種記錄形式，往往指代的是社會(huì)組織或者個(gè)人以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中形成清晰、直觀及具備完整記錄作用的固化模式信息。因此在嶄新形勢(shì)之下怎樣將檔案管理工作做好就顯得較為重要。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；檔案管理；工作；做好；分析

檔案掛歷隸屬于基礎(chǔ)管理包含的范圍之內(nèi)，科學(xué)合理的檔案管理工作，可以從整體的角度上、科學(xué)合理的將部門(mén)、單位以及企業(yè)發(fā)展情況反應(yīng)出來(lái)，以便于可以在領(lǐng)導(dǎo)者優(yōu)化調(diào)整政策的過(guò)程中提供科學(xué)合理的依據(jù)。現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較為穩(wěn)定，在嶄新發(fā)展形勢(shì)之下自然會(huì)對(duì)檔案管理工作提出一些嶄新的要求，因此怎樣才可以在新形勢(shì)之下將檔案管理工作妥善的完成，成為了檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中各個(gè)工作人員應(yīng)當(dāng)注意到的問(wèn)題。

一、目前我國(guó)檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中存在的問(wèn)題

思想意識(shí)較為薄弱。以往的一段時(shí)間當(dāng)中，某些人員其中甚至包含一些領(lǐng)導(dǎo)干部都難以對(duì)檔案工作形成清晰的認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)成是收集、整理和保管已經(jīng)成為歷史東西的工作，僅僅是一項(xiàng)十分簡(jiǎn)單的事務(wù)而已，在單位各項(xiàng)工作當(dāng)中占據(jù)的地位較為低下，只要不講檔案丟失，不泄密，或者可以將查檔工作應(yīng)付過(guò)去就可以了，甚至在某些情況下會(huì)極端的認(rèn)為檔案管理工作是可有可無(wú)的。除此之外，從事檔案管理工作的人員也沒(méi)有將檔案管理放置在較為重要的地位上，大多數(shù)檔案管理人員在進(jìn)入到工作崗位中之前都沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，難以對(duì)檔案管理工作的重要性形成全面的認(rèn)識(shí)，也難以在實(shí)際工作的過(guò)程中展現(xiàn)出來(lái)很強(qiáng)的責(zé)任感以及職業(yè)道德，難以將任何形式的理論知識(shí)和科技知識(shí)積累下來(lái)，因此我國(guó)檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中各個(gè)工作人員的管理意識(shí)水平較為低下。

硬件設(shè)施的落后性比較強(qiáng)。檔案管理工作需要具備一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房等物質(zhì)基礎(chǔ)，但是一些單位和企業(yè)因?yàn)殡y以對(duì)檔案管理工作重要性形成充分的認(rèn)識(shí)，因此也就不會(huì)在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中投入充分的經(jīng)費(fèi)，甚至在某些嚴(yán)重的情況下單位不會(huì)將檔案工作劃歸到經(jīng)費(fèi)預(yù)算領(lǐng)域中去，幾百年是某些單位會(huì)將檔案管理工作經(jīng)費(fèi)放置在預(yù)算領(lǐng)域當(dāng)中，占據(jù)的比例也比較小。在實(shí)際工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是，某些單位當(dāng)中因?yàn)闆](méi)有固定的檔案庫(kù)房，因此會(huì)隨意的找一些地方存放檔案，甚至在某些情況下會(huì)衍生出來(lái)檔案的弄孫和破壞問(wèn)題。在上文中所說(shuō)的這種管理模式實(shí)施的過(guò)程中，難以形成有效保護(hù)檔案的效果，也難以對(duì)檔案的正常使用壽命做出保證。

管理措施的滯后性強(qiáng)。一方面，在社會(huì)形勢(shì)變化以及社會(huì)發(fā)展速度大幅度提升的背景下，涌現(xiàn)出來(lái)了各種類(lèi)型的新生事物，檔案的形勢(shì)以及內(nèi)容也向著多樣化、復(fù)雜化的方向轉(zhuǎn)變，檔案涉及到的范圍也逐漸提升。但是不難發(fā)現(xiàn)的是，我國(guó)范圍內(nèi)某些單位和企業(yè)仍然使用到的是傳統(tǒng)型管理模式，尤其是在電子科技、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理技術(shù)難以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需求，有一些地區(qū)硬件設(shè)備匱乏問(wèn)題較為嚴(yán)重，軟件滯后性也比較強(qiáng)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用型人才數(shù)量不充足，因此會(huì)沿用人工檔案管理模式。另外一個(gè)層面上，這種滯后性比較強(qiáng)的檔案管理模式，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐漸構(gòu)建起來(lái)的基礎(chǔ)上，難以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中提出的客觀要求。檔案管理模式以及檔案管理機(jī)制構(gòu)建工作，應(yīng)當(dāng)可以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中提出的客觀要求。

二、新形勢(shì)之下的檔案管理措施

有上文中的敘述可以得知的是，規(guī)范檔案管理對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，都顯得十分重要，但是目前我國(guó)檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中仍然存在著規(guī)范性不充足這樣一個(gè)問(wèn)題。在這些問(wèn)題的影響之下，我國(guó)檔案管理模式實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中難以將各項(xiàng)性能充分的發(fā)揮出來(lái)。因此在嶄新的形勢(shì)之下檔案管理規(guī)范化水平應(yīng)當(dāng)不斷的提升，筆者依據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)文獻(xiàn)資料的記載，提出了一些檔案管理規(guī)范化措施，希望可以在今后檔案管理向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變的過(guò)程中做出一定的貢獻(xiàn)。

檔案管理應(yīng)當(dāng)?shù)玫綉?yīng)有的重視，單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)予以檔案管理工作充分的重視，領(lǐng)導(dǎo)需要在實(shí)際工作的過(guò)程中逐漸對(duì)檔案管理的意義和價(jià)值形成深入的了解，以便于可以在實(shí)際工作的過(guò)程中正確的對(duì)待檔案管理工作，促使檔案管理工作向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變。

在我國(guó)范圍之內(nèi)開(kāi)展全面普查案卷工作，針對(duì)某些出處時(shí)間比較差、沒(méi)有標(biāo)題、格式不貴單的案卷進(jìn)行清理，將沒(méi)有任何實(shí)際作用的案卷清除掉，以便于可以讓計(jì)算機(jī)錄入工作的效率大幅度提升。

目前我國(guó)施行的檔案管理制度應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范起來(lái)，在檔案管理工作向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變的過(guò)程中需要得到科學(xué)合理規(guī)章制度的保證，所以應(yīng)當(dāng)明確的將管理制度編制出來(lái)，比方說(shuō)整理歸檔制度以及庫(kù)房管理制度等等，各個(gè)單位可以將本單位的實(shí)際情況作為依據(jù)，編制出來(lái)適應(yīng)性比較強(qiáng)的檔案管理制度，以便于可以讓我國(guó)檔案管理工作在規(guī)章制度的限制之下開(kāi)展。

充分的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展儲(chǔ)存、目錄編制以及資料檢索工作，以便于可以讓工作人員的工作強(qiáng)度得到有效地控制，大幅度節(jié)省空間，并將工作效率提升到一定的水平上，在檔案各種類(lèi)型案卷明確分類(lèi)和妥善擺放的情況下，后續(xù)各項(xiàng)查找工作自然可以順利開(kāi)展。

針對(duì)某些案卷保存較為完好并且具備完整目錄的案卷，應(yīng)當(dāng)直接在目錄之上做出分類(lèi)標(biāo)志，針對(duì)某些形式較為特殊的案卷應(yīng)當(dāng)經(jīng)由計(jì)算機(jī)程序?qū)⑿彰?、時(shí)間以及地址等信息放置在目錄當(dāng)中，在此基礎(chǔ)之上制定出來(lái)獨(dú)特的分類(lèi)號(hào)碼，以便于可以讓錄入速度大幅度提升，也可以在日后查詢(xún)工作進(jìn)行的過(guò)程中起到一定程度的促進(jìn)性作用。

檔案管理人員的整體素質(zhì)水平應(yīng)當(dāng)?shù)玫揭欢ǖ奶嵘?，單位?yīng)當(dāng)定期針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作，也應(yīng)當(dāng)定期組織一定數(shù)量的檔案管理人員去優(yōu)秀檔案管理單位當(dāng)中參觀學(xué)習(xí)，致力于使得檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平得到一定程度的提升，在實(shí)際工作的過(guò)程中不斷的總結(jié)和完善自己，爭(zhēng)取妥善的完成檔案管理工作。

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