交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性及途徑研究

摘 要：作為交通運(yùn)輸管理中的重要組成部分，檔案管理已經(jīng)成為影響交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，將交通運(yùn)輸管理中產(chǎn)生的交通信息及交通案件進(jìn)行整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)交通行業(yè)的進(jìn)一步管理，為解決交通行業(yè)發(fā)展問題提供基礎(chǔ)信息。為適應(yīng)發(fā)展需要，交通檔案管理工作面臨著進(jìn)一步的改革，針對(duì)檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及產(chǎn)生的問題進(jìn)行有效地分析，利用計(jì)算機(jī)發(fā)展技術(shù)推動(dòng)交通檔案工作朝著信息化的方向發(fā)展。本文首先對(duì)交通檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行有效闡述，結(jié)合交通檔案信息化管理中存在的問題提出相應(yīng)的解決方案，提升交通檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：交通管理；檔案信息化；建設(shè)發(fā)展；研究分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，我國交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展愈加繁榮，為人們營造方便、快捷的生活環(huán)境外，也增加了交通運(yùn)輸管理工作任務(wù)，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不適合交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，使交通運(yùn)輸管理任務(wù)在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期面臨著新的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展改善了傳統(tǒng)檔案管理的形式，在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上增加了電子檔案，由于電子檔案信息共享和保存的時(shí)間相對(duì)來說很難控制，再加上大量的紙質(zhì)檔案電子檔案的出現(xiàn)增加了交通檔案管理工作的難度，因此信息化管理十分必要。針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理人員對(duì)信息化管理流程不熟悉，難以有效使用信息化管理手段的情況，應(yīng)提高交通檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，為交通檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

1 交通檔案管理涉及到得重要信息內(nèi)容

綜合看交通檔案管理中的材料信息，主要有以下幾個(gè)方面：公路試驗(yàn)及檢測(cè)資料、公路橋涵等設(shè)計(jì)圖、對(duì)交通項(xiàng)目的咨詢、審查、評(píng)估等。公路檢測(cè)主要是為公路施工項(xiàng)目中用到的材料進(jìn)行檢測(cè)，為施工工作提供施工標(biāo)準(zhǔn)。檢測(cè)資料主要包括公路工程和水運(yùn)工程試驗(yàn)檢測(cè)，涉及到檢測(cè)后產(chǎn)生的大量信息內(nèi)容。公路橋涵設(shè)計(jì)圖是涵蓋公路施工過程中大量施工信息的設(shè)計(jì)圖紙，對(duì)公路維護(hù)和維修來說有著重要的作用。對(duì)交通項(xiàng)目的咨詢、審查和評(píng)估等工作，工作結(jié)束要做好相關(guān)信息登記，進(jìn)行材料歸檔。

2 交通檔案信息化管理的必要性

2.1 響應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

隨著交通環(huán)境不斷變化，愈加復(fù)雜的交通環(huán)境給檔案管理工作提出新的管理要求：交通檔案管理工作要能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷完善工作中的不足，提升交通檔案工作質(zhì)量，對(duì)交通管理提供良好的服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是響應(yīng)建設(shè)發(fā)展做出的決定，利用信息化管理能夠有效提升檔案管理工作效率，提高其服務(wù)水平。在進(jìn)行檔案信息化工作中，應(yīng)考慮采取有效地手段降低信息加工的費(fèi)用，使交通發(fā)展更能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，改善不足，提高工作質(zhì)量。

2.2 變革傳統(tǒng)的管理方式

交通工程相關(guān)的信息管理是交通檔案工作中的重要內(nèi)容，涉及大量的公路檢測(cè)等相關(guān)信息，對(duì)其材料進(jìn)行歸檔需要耗費(fèi)大量的人力、物力及足夠的資金，同時(shí)材料整理耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，管理工作進(jìn)行非常困難。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作不能滿足交通工程信息資料歸檔的要求，需要采取信息化管理手段保證交通工程方面信息的完整和全面，通過前端控制促進(jìn)整體工作的完整實(shí)施，對(duì)檔案管理進(jìn)行全面控制。

2.3 推動(dòng)交通檔案管理向?qū)I(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

在傳統(tǒng)的檔案管理中，多為紙質(zhì)材料，當(dāng)要對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，需要到指定的檔案管理地點(diǎn)借閱檔案，根據(jù)相關(guān)的借閱管理規(guī)定到期歸還。雖然提供了檔案服務(wù)功能，但是影響了檔案材料在其他交通工作中的作用，影響交通管理工作的開展。采取信息化的管理方式，能夠保證信息的共享和管理與實(shí)體管理之間的分離，轉(zhuǎn)變了檔案信息的服務(wù)模式，節(jié)約了檔案管理工作人員的實(shí)踐，讓檔案管理人員將時(shí)間用在檔案開發(fā)和利用工作中。

3 交通檔案信息化建設(shè)中面臨的問題

3.1 資金投入不夠

檔案信息化建設(shè)需要足夠的資金支持，引進(jìn)設(shè)備，為檔案管理工作人員提供相應(yīng)的硬件支持。但就目前交通檔案信息化管理看，很多企業(yè)并沒有投入足夠的資金，購買相應(yīng)的設(shè)備。嚴(yán)重存在檔案庫房地域狹窄，硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋的問題，很多計(jì)算機(jī)設(shè)備多為舊設(shè)備，計(jì)算機(jī)使用速度無法保證信息化管理，沒有達(dá)到檔案信息化管理的要求。資金投入是制約檔案信息化建設(shè)工作的重要內(nèi)容，因此要想做好信息化建設(shè)工作，就要投入足夠的資金。

3.2 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理不夠重視，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要性。很多單位在進(jìn)行單位內(nèi)部管理改革時(shí)，將檔案管理部門作為調(diào)整的基礎(chǔ)，檔案工作人員擔(dān)任多項(xiàng)工作職務(wù)，沒有足夠的實(shí)踐進(jìn)行檔案工作和學(xué)習(xí)，使自身的檔案管理知識(shí)不能及時(shí)更新，跟緊時(shí)代發(fā)展的步伐，響應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)交通管理提出的要求。

3.3 沒有配套的軟件體系，知識(shí)結(jié)構(gòu)不牢固

很多單位工作人員依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，一是由于單位內(nèi)部沒有配備相應(yīng)的軟件設(shè)施，很多單位中軟件不配套，使用標(biāo)準(zhǔn)不一，很難達(dá)到使用要求上的統(tǒng)一。二是管理工作人員對(duì)信息化管理建設(shè)沒有足夠的認(rèn)識(shí)，缺乏計(jì)算機(jī)使用技能及信息化管理方面的知識(shí)，導(dǎo)致交通檔案信息化建設(shè)工作不到位。

4 有效進(jìn)行交通檔案信息化建設(shè)的途徑

4.1 建立有效的領(lǐng)導(dǎo)共走體系

檔案管理工作開展的初衷就是為社會(huì)服務(wù)，交通檔案管理工作要能夠促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，做好為交通運(yùn)輸業(yè)服務(wù)工作。要能夠在實(shí)際中利用檔案檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量，建立健全領(lǐng)導(dǎo)工作體系和網(wǎng)絡(luò)體系，由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化部門進(jìn)行管理、審查和組織，做好信息資源的開發(fā)利用和信息歸檔。

4.2 提升檔案管理工作的開放性

現(xiàn)如今是信息快速發(fā)展時(shí)代，要想做好檔案信息化建設(shè)工作，就要改變傳統(tǒng)的以提供信息為主的工作出發(fā)點(diǎn)，將選擇信息作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，全面推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。建立一個(gè)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)完備、信息準(zhǔn)確的綜合管理體系，對(duì)交通系統(tǒng)中的工程建設(shè)、公路養(yǎng)護(hù)保養(yǎng)、車輛治超等相關(guān)工作產(chǎn)生的信息進(jìn)行有效歸檔，為檔案信息化管理提供新方法、新途徑，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、科學(xué)化的檔案信息化建設(shè)。

4.3 以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)交通運(yùn)輸發(fā)展

新時(shí)期進(jìn)行檔案信息化管理不僅要能夠?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸業(yè)提供服務(wù)，還應(yīng)利用檔案信息化建設(shè)推動(dòng)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展。交通檔案管理與公路交通建設(shè)有著密切的聯(lián)系，進(jìn)行檔案管理能夠推動(dòng)信息的開發(fā)與使用，成為交通企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營的動(dòng)力。進(jìn)行檔案管理是進(jìn)行檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為生產(chǎn)力才是工作開展的目的。因此，檔案信息化建設(shè)要結(jié)合實(shí)際情況，有效分析檔案管理工作中的問題，構(gòu)建使用價(jià)值的管理系統(tǒng)，提升檔案管理服務(wù)功能與使用功能。

5 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是保證交通行業(yè)良好發(fā)展的根本內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)要結(jié)合實(shí)際問題，在有效分析的基礎(chǔ)上，采取有效的手段，使檔案信息化建設(shè)發(fā)展能夠適應(yīng)發(fā)展需要，滿足人們的生活。

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作者簡(jiǎn)介

申雁君（1982-），女，漢族，甘肅省平?jīng)鍪腥耍究?，甘肅省交通科學(xué)研究院有限公司科技信息部，館員，主要從事研究方向：檔案及圖書管理