文書檔案管理流程優(yōu)化和信息化思考

劉丹

摘 要：隨著信息和科技的不斷進步對事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)和要求，事業(yè)單位在進行檔案管理工作時變得越來越吃力，事業(yè)單位的文書檔案管理工作作為事業(yè)單位檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其對于事業(yè)單位的檔案管理具有重要的作用，因此在信息化不斷發(fā)展的背景下事業(yè)單位的文書檔案管理工作是一定要加強并且要對文書的管理流程進行優(yōu)化和信息化的加強才行，通過對文書檔案管理工作流程的優(yōu)化和信息化的應用可以有效的提升文書檔案管理工作的效率，有利于事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展和持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：科技；事業(yè)單位；文書檔案管理；優(yōu)化流程；信息化 持續(xù)發(fā)展

1 前言

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要部分，但是事業(yè)單位對于檔案的管理工作往往容易忽視，隨著事業(yè)單位在整體構建上的重視程度不斷加強，檔案管理工作也逐漸的得到了事業(yè)單位的認可和重視，而文書檔案管理又是事業(yè)單位檔案管理工作中不可分割和忽視的一個環(huán)節(jié)，對于事業(yè)單位檔案管理工作的整體發(fā)展具有重要的作用和價值，所以為了有效的加強事業(yè)單位的文書檔案管理工作就必須要優(yōu)化其在管理流程上的設計，通過信息化應用可以有效的加強事業(yè)單位文書檔案管理流程的進步和創(chuàng)新，只有這樣事業(yè)單位的文書檔案管理工作才能夠更加準確和高效的開展起來。

2 文書檔案管理的流程優(yōu)化分析

2.1 目前文書檔案管理工作的發(fā)展情況分析

目前事業(yè)單位文書檔案管理工作主要存在兩大方面的問題，其一就是事業(yè)單位在文書檔案管理工作中的方法單一、工作效率不高，事業(yè)單位在進行文書檔案管理工作時大多情況下還是通過紙質的這種工作方式來進行文書檔案管理的整理和搜集工作的，由于紙質的文書檔案不但工作起來效率不高反而在整理和搜集的過程中還很容易出現(xiàn)錯誤，這就會導致文書檔案管理工作的效率進一步的降低。而且紙質的文書檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應事業(yè)單位對于文書檔案管理工作的要求了，必須要通過信息化的檔案工作方法和紙質的檔案工作相結合才行。

其二就是對于信息化手段的利用率不高導致文書檔案管理的流程無法優(yōu)化，上文已經(jīng)說到傳統(tǒng)的紙質的文書檔案管理和操作方式已經(jīng)越來越適應不了現(xiàn)如今事業(yè)單位對于文書檔案管理，為了有效的加強文書的檔案管理必須要進行信息化的利用和加強。但是并不是說信息化的文書檔案管理就是要徹底舍棄原有的紙質檔案工作形式，紙質的文書檔案無論在合適都有其自身的價值和作用，我們只是通過信息化的文書檔案管理來優(yōu)化文書答案管理。

2.2 優(yōu)化文書檔案管理的流程分析

2.21事業(yè)單位和文書檔案管理工作人員要加強對文書檔案管理的流程優(yōu)化意識，首先事業(yè)單位要加強自身對文書檔案管理流程的重視程度，對于文書檔案管理流程要具有優(yōu)化的意識，然后對于文書檔案管理工作人員事業(yè)單位要提高其在文書檔案管理流程上的優(yōu)化意識，定期的組織文書檔案工作人員參加相關的培訓，還要定期的對文書檔案工作人員進行一定的考核和監(jiān)督，以此來提高文書檔案工作人員對于文書檔案管理流程的重視程度。

2.22事業(yè)單位中其他崗位的工作人員也要積極的參與到文書檔案管理工作的優(yōu)化中去，事業(yè)單位作為一個有機整體每個人都會影響到事業(yè)單位的長足發(fā)展，因此文書檔案管理流程的優(yōu)化就要求每個人都要參與其中，雖然各個工作環(huán)節(jié)是相對獨立的，但是彼此之間是存在著一定的聯(lián)系的，所以想要做好文書檔案管理的流程就必須要在事業(yè)單位的各個工作環(huán)節(jié)上都進行相應的優(yōu)化，讓每個人都參與到事業(yè)單位的流程優(yōu)化工作中去。只有這樣才能夠有效的促進事業(yè)單位文書檔案管理工作的流程優(yōu)化。

3 文書檔案管理信息化管理分析

3.1 文書檔案管理在信息化方面存在的問題分析

3.11事業(yè)單位對于信息化的文書檔案管理觀念不足，這是普遍存在于我國企事業(yè)單位中的一個文書檔案管理工作問題，事業(yè)單位長期以來都是把工作的重心放在其他職能部門中，而對于文書檔案管理工作從單位領導到文書檔案管理人員都沒有對其起到足夠的重視，雖然事業(yè)單位現(xiàn)在在文書檔案管理工作中已經(jīng)建立起了信息化的基礎設施來進行文書檔案的管理。但是在實際的工作中很多文書檔案管理人員仍然習慣于通過傳統(tǒng)的工作方式來進行文書檔案的管理。

3.12信息化的文書檔案管理方式還容易產(chǎn)生的一個問題就是檔案的保密和可靠性不高，經(jīng)常會發(fā)生檔案盜取或者泄露的情況，這是由于信息化自身的一些因素造成的，因為信息化的文書檔案是基于互聯(lián)網(wǎng)才能夠完成的，而互聯(lián)網(wǎng)在對信息數(shù)據(jù)進行處理的時候是非常容易出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)被盜取和泄密的現(xiàn)象，因此這也是目前文書檔案管理工作在信息化方面有待加強的一個方面和工作環(huán)節(jié)。而事業(yè)單位在進行文書檔案安全平臺的搭建時還是欠缺一定的抗風險能力的。

3.2 文書檔案管理工作信息化管理措施

3.21 加強文書檔案管理數(shù)據(jù)上的信息化處理

現(xiàn)在在進行文書檔案管理工作時對于數(shù)據(jù)的處理量是非常龐大的，傳統(tǒng)的紙質工作方式已經(jīng)無法適應對龐大信息數(shù)據(jù)的處理要求了，因此文書檔案管理工作必須要通過信息化的文書檔案管理才能夠更好的對龐大的信息數(shù)據(jù)做好優(yōu)化和處理，信息化的文書檔案管理可以通過電子檔案的形式來完成檔案的整理工作，無論數(shù)據(jù)多么龐大也不需要擔心，可以通過信息化的文書檔案管理方法構建文書檔案的電子存檔歸檔等工作的完成，這樣不僅可以提高文書檔案的工作時間，還可以節(jié)省大量的人力消耗，從而大大的提升文書檔案的工作效率。

3.22 加強對文書檔案工作人員的信息化培養(yǎng)和人才的引進

信息化的文書檔案的應用和實踐就要求文書檔案管理工作要具有信息化專業(yè)的人才配置才行，因此必須要加強文書檔案管理信息化的人才培養(yǎng)和引進才行，我國高校應該針對文書檔案信息化管理的要求開設專門的課程來培養(yǎng)文書檔案專業(yè)的信息化人才，這樣可以為我國提供符合文書檔案信息化要求的專門人才，就事業(yè)單位來說可以通過定期的組織單位內(nèi)的文書檔案管理工作人員參加相應的文書檔案信息化的培訓學習，可以是信息化的操作學習也可以是信息化的理念學習，通過思想和實踐上同步的提升來加強文書檔案工作人員的信息化水平，事業(yè)單位也要肯定文書檔案信息化在事業(yè)單位中的重要價值，通過完善的薪酬制度來留住事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案信息化專業(yè)人才，通過這種方法也可以有效的吸引信息化文書檔案管理人才的加入。

結語

通過對文章的分析可以看出事業(yè)單位文書檔案管理工作流程的優(yōu)化對于事業(yè)單位來說具有重要的作用和價值。通過信息化的文書檔案的應用可以有效的優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的工作流程。

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（作者單位：昆明市呈貢區(qū)食品藥品檢驗檢測中心）