論采購(gòu)方案在采購(gòu)活動(dòng)中的重要性

王麗

【摘 要】采購(gòu)是企業(yè)的主要職能，其是企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，在管理期間起到的作用較大，自身效率和質(zhì)量對(duì)后期生產(chǎn)活動(dòng)的正常開展有著直接的聯(lián)系，一般體現(xiàn)在管理、全局性以及操作等環(huán)節(jié)中。當(dāng)前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)加大了對(duì)成本的控制力度，為經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提升采購(gòu)效率和質(zhì)量，減少成本過(guò)度輸出，避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，從一定程度上最大限度滿足公司的整體需求。本文主要論述了采購(gòu)方案在采購(gòu)活動(dòng)中的重要性。

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)方案；采購(gòu)活動(dòng)；重要性；改進(jìn)措施

采購(gòu)從標(biāo)的物的屬性上不僅僅是狹義的設(shè)備采購(gòu)，還有施工、服務(wù)等類型的采購(gòu)，從支付對(duì)價(jià)的方式進(jìn)行劃分甚至包含購(gòu)買、租賃以及雇傭。采購(gòu)涉及了企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)等方方面面，良好的采購(gòu)工作能夠盡可能的為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)做好支撐。怎樣在節(jié)省成本、保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上購(gòu)買，制定好合理的采購(gòu)方案是做好采購(gòu)工作重要的基礎(chǔ)，減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的各類采購(gòu)的盲目性，減少企業(yè)成本，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)水平和抵抗市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而使采購(gòu)活動(dòng)發(fā)揮出企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中重要的能動(dòng)性。本文僅從采購(gòu)方案在采購(gòu)活動(dòng)的影響和重要性進(jìn)行說(shuō)明。

一、采購(gòu)方案的定義

采購(gòu)方案是采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程中很重要的一項(xiàng)內(nèi)容，是采購(gòu)人明確采購(gòu)要求并了解市場(chǎng)實(shí)際情況之后，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施做出的詳細(xì)安排。包括了確定采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)機(jī)構(gòu)、編制出詳細(xì)的采購(gòu)文件等。

二、采購(gòu)方案對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的影響與重要性有以下幾個(gè)方面

1.采購(gòu)方案制定工作可反向引導(dǎo)制定合理的采購(gòu)需求計(jì)劃

在企業(yè)中運(yùn)行中，庫(kù)存管理開支是經(jīng)營(yíng)費(fèi)用開支的重要組成部分，保持好采購(gòu)計(jì)劃和企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)之間的平衡性：積壓過(guò)多會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本、貶值成本以及倉(cāng)儲(chǔ)管理的浪費(fèi)，占據(jù)企業(yè)大量的資金，需要加快周轉(zhuǎn)率，減少庫(kù)存；庫(kù)存不足會(huì)降低企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的連續(xù)性，影響采購(gòu)活動(dòng)的正常實(shí)施。這就需要加大庫(kù)存管理力度，從企業(yè)加強(qiáng)對(duì)需求的管控開始，合理制定采購(gòu)需求計(jì)劃是良好有序經(jīng)營(yíng)和采購(gòu)的開始。根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求去采購(gòu)，盡可能減少不必要的成本問(wèn)題，快速消化庫(kù)存，除了供不應(yīng)求的銷售需要，任何理由都不能夠成為采購(gòu)產(chǎn)品和壓貨的理由。因此，在制定采購(gòu)方案時(shí)，采購(gòu)人員可反向引導(dǎo)經(jīng)營(yíng)者提交需求時(shí)從企業(yè)庫(kù)存入手，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)實(shí)際需求確定采購(gòu)，從而將企業(yè)庫(kù)存保持在合理范圍中。

2.采購(gòu)方案中，確定好合適的采購(gòu)方式和采購(gòu)實(shí)施機(jī)構(gòu)是需求得以有效支撐的保障

（1）對(duì)于必須進(jìn)行公開招標(biāo)的項(xiàng)目不進(jìn)行公開招標(biāo)，采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式，甚至規(guī)避招標(biāo)是項(xiàng)目采購(gòu)方式審查要點(diǎn)。審查不到位或疏于管控審查項(xiàng)目需求是否有被肢解，化整為零規(guī)避公開招標(biāo)的行為，不僅會(huì)加大企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，還不利于公平競(jìng)爭(zhēng)和降低需求造價(jià)。

而反之，對(duì)非依法必招的項(xiàng)目采購(gòu)為了一味追求規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)而采用或過(guò)多采用招標(biāo)方式，忽略采購(gòu)時(shí)間的合理性，不僅使得企業(yè)增加采購(gòu)成本，而且因招標(biāo)方式的實(shí)施時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)需求遲遲得不到有效落實(shí)到位，反而使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率降低。

（2）確定合適的采購(gòu)具體實(shí)施機(jī)構(gòu)。其中招標(biāo)方式是對(duì)專業(yè)性、操作性要求很高的一種方式，國(guó)家專門對(duì)此進(jìn)行了立法來(lái)進(jìn)行約束和規(guī)范。很多企業(yè)自身的組織實(shí)施能力難以達(dá)到法律法規(guī)的要求，建議招標(biāo)方式的采購(gòu)盡可能委托專業(yè)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)來(lái)實(shí)施。

3.采購(gòu)方案編制中，完整合理的采購(gòu)文件是保障采購(gòu)實(shí)施工作的關(guān)鍵

（1）采購(gòu)文件的模板化：招標(biāo)文件相關(guān)內(nèi)容必須符合相關(guān)法律法規(guī)等文件規(guī)定要求。發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件的錯(cuò)漏，需要及時(shí)糾正或澄清。我國(guó)招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律規(guī)定：依法必須招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件違反法律規(guī)定，對(duì)中標(biāo)結(jié)果造成實(shí)質(zhì)性影響，且不能采取補(bǔ)救措施予以糾正的，招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)無(wú)效，應(yīng)當(dāng)依法重新招標(biāo)或者評(píng)標(biāo)。因此，從法律角度可以看出招標(biāo)文件如果存在錯(cuò)漏之處，將直接影響招標(biāo)活動(dòng)的順利進(jìn)行，甚至導(dǎo)致招標(biāo)失敗，而且對(duì)后期工程結(jié)算也會(huì)帶來(lái)一定的麻煩和風(fēng)險(xiǎn)。所以及時(shí)糾正招標(biāo)文件的錯(cuò)漏尤為重要。采用非模板化的采購(gòu)文件，往往會(huì)因?yàn)椴少?gòu)人員水平不夠，難以描述準(zhǔn)確采購(gòu)的要求，或工作疏忽導(dǎo)致未向供應(yīng)商充分說(shuō)明應(yīng)答文件的編制要求，一會(huì)導(dǎo)致賣方不明白，增加答疑，修改采購(gòu)文件，無(wú)法按即定采購(gòu)時(shí)間應(yīng)答；二會(huì)導(dǎo)致買方制作的應(yīng)答文件粗糙，質(zhì)量不高，應(yīng)答不全，使得評(píng)審難以選出合適的賣方，增加流標(biāo)等可能影響采購(gòu)效率的情況。建議將采購(gòu)文件模板化，這樣使得采購(gòu)內(nèi)容完整準(zhǔn)確，就可盡可能的減少工作失誤，順利保障采購(gòu)實(shí)施按預(yù)訂時(shí)間進(jìn)度進(jìn)行，減少不必要的延時(shí)甚至采購(gòu)中斷。采購(gòu)方案、采購(gòu)文件也應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)公司相關(guān)部門甚至聘評(píng)外部專家進(jìn)行評(píng)審，在采購(gòu)規(guī)定時(shí)間內(nèi)采用答疑或補(bǔ)充說(shuō)明等手段來(lái)確保采購(gòu)文件的準(zhǔn)確性。

（2）編制清晰明確的技術(shù)規(guī)范書：向賣方說(shuō)明了買方要購(gòu)買的標(biāo)的屬性、技術(shù)參數(shù)、到貨時(shí)時(shí)間要求、驗(yàn)收、售后要求等。清晰的描述，可以使供應(yīng)商一目了然的知曉需求。技術(shù)規(guī)范模糊不清，或未完全表達(dá)采購(gòu)意愿，會(huì)使得賣方難以理解或錯(cuò)誤理解，會(huì)加大賣方應(yīng)答文件編制的難度，甚至導(dǎo)致采購(gòu)回來(lái)的標(biāo)的難以滿足我們的需求。技術(shù)規(guī)范應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求量體裁衣，編制合理的技術(shù)參數(shù)要求，技術(shù)條件要求過(guò)高，也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本過(guò)高。因此，提升需求部門技術(shù)規(guī)范書擬定水平，完整規(guī)范編制技術(shù)規(guī)范書是保障和提升采購(gòu)質(zhì)量第一要素。

4.采購(gòu)方案中，確定選擇合理的專業(yè)評(píng)委組成評(píng)審小組是后期采購(gòu)實(shí)施中有效評(píng)審的保證

采購(gòu)評(píng)審過(guò)程中，評(píng)委的水平高低，專業(yè)適用與否，直接決定了評(píng)審結(jié)果的質(zhì)量好壞。任何一個(gè)評(píng)委，不可能對(duì)所有專業(yè)及項(xiàng)目需求均有足夠?qū)I(yè)的知識(shí)水平底蘊(yùn)和談判技巧。采購(gòu)方案中，預(yù)先確定好與需求、采購(gòu)評(píng)審相適配的談判人員的適用專業(yè)及來(lái)源，可以有效保障后期評(píng)審質(zhì)量。目前，除開政府采購(gòu)及企業(yè)招標(biāo)以外的采購(gòu)方式大多未采用評(píng)標(biāo)專家?guī)斓膶＜襾?lái)進(jìn)行評(píng)審。這就要求企業(yè)為保障優(yōu)質(zhì)的完成采購(gòu)目標(biāo)，合理的制定公司采購(gòu)談判管理辦法，組成相對(duì)專業(yè)的評(píng)審專家?guī)祜@得至關(guān)重要。

5.采購(gòu)方案中，選擇確定采購(gòu)傳播的媒體渠道

媒體的傳播及被閱知的范圍越廣泛，才可吸引足夠多、優(yōu)質(zhì)的潛在供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，從而使得競(jìng)爭(zhēng)更充分，使企業(yè)采購(gòu)更具經(jīng)濟(jì)性。

6.采購(gòu)方案可在企業(yè)采購(gòu)管理期間發(fā)揮出監(jiān)督職能

當(dāng)前，大部分企業(yè)對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃管理重視力度不足，它們簡(jiǎn)單的認(rèn)為依靠人為的制定采購(gòu)計(jì)劃沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性作用，在購(gòu)買的時(shí)候只需要遵循價(jià)格成本低的原則便可以了，受這種想法的影響，很多企業(yè)在購(gòu)買的時(shí)候沒(méi)有制定完善的采購(gòu)計(jì)劃，使得跟多企業(yè)發(fā)生盲目購(gòu)買的現(xiàn)象。在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，對(duì)比制定的采購(gòu)方案，有效的對(duì)采購(gòu)行為加以管理和監(jiān)督，以此確保采購(gòu)計(jì)劃管理活動(dòng)的合理性，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全面實(shí)施和管理。

三、企業(yè)采購(gòu)的改進(jìn)措施

1.增加管理意識(shí)

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要以身作則，轉(zhuǎn)換自身落后的想法，主動(dòng)學(xué)習(xí)法律法規(guī)，全面了解和認(rèn)識(shí)到采購(gòu)方案的計(jì)劃管理重要性，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)方案的重視力度。其次，采購(gòu)人員要詳細(xì)的調(diào)查市場(chǎng)情況，將滿足市場(chǎng)需求當(dāng)做購(gòu)買的主要依據(jù)，然后根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)和需要生產(chǎn)產(chǎn)品的數(shù)量來(lái)確定類型。最后，在決定需要購(gòu)買之后，企業(yè)采購(gòu)人員需要制定詳細(xì)的采購(gòu)方案，并且建立健全的業(yè)務(wù)鏈管理系統(tǒng)，以此全面監(jiān)督和管理整個(gè)采購(gòu)過(guò)程。此外，在制定采購(gòu)方案的時(shí)候，要在滿足市場(chǎng)需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行，然后使用科學(xué)的方法加以計(jì)算，確保其合理性。

2.提高業(yè)務(wù)水平

采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了采購(gòu)方案的基礎(chǔ)。當(dāng)前，在大部分企業(yè)中，都面臨采購(gòu)人員整體業(yè)務(wù)水平低下、專業(yè)能力不高能問(wèn)題，這些現(xiàn)狀的出現(xiàn)無(wú)法滿足新形勢(shì)下新采購(gòu)實(shí)際需求，大部分采購(gòu)人員沒(méi)有全面了解市場(chǎng)情況，設(shè)計(jì)出來(lái)的采購(gòu)方案不完善，使得流標(biāo)現(xiàn)象嚴(yán)重，嚴(yán)重拉低了采購(gòu)工作的工作效率。企業(yè)需要根據(jù)自身實(shí)際情況，可建立專門的采購(gòu)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)工作，提升工作效率。

3.與企業(yè)廉潔風(fēng)險(xiǎn)管控要求相結(jié)合，加強(qiáng)采購(gòu)的評(píng)估評(píng)價(jià)工作

加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員、評(píng)標(biāo)專家、供應(yīng)商管理，制訂、落實(shí)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控措施，增強(qiáng)廉潔操作意識(shí)。采購(gòu)工作需要及時(shí)總結(jié)，評(píng)估評(píng)價(jià)，重點(diǎn)加強(qiáng)項(xiàng)目審批、采購(gòu)方式、采購(gòu)方案會(huì)審等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范，對(duì)采購(gòu)方案的合法性、流程完整性、采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性等廉潔風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，把廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控進(jìn)流程，到崗位，進(jìn)一步規(guī)范權(quán)力運(yùn)作。

四、結(jié)語(yǔ)

制定科學(xué)的采購(gòu)方案，內(nèi)部生產(chǎn)管理中，合理的進(jìn)行采購(gòu)都可以確保采購(gòu)活動(dòng)的正常實(shí)施，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)水平，確保企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能穩(wěn)定運(yùn)行。從以上論述可以看出，采購(gòu)方案管理作為企業(yè)計(jì)劃管理中重要的一部分，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)方案的管理力度是很有必要的。完善的采購(gòu)方案不僅可以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)還能夠使企業(yè)呈現(xiàn)良好的發(fā)展方向，確保企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。

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