米力坎木·艾木拉江

摘要：接受大學(xué)高等教育的人數(shù)在不斷增加，大學(xué)生數(shù)量增加對(duì)社會(huì)產(chǎn)生了很大的影響，一方面為社會(huì)提供了更多高質(zhì)量的人才，大學(xué)生成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的中堅(jiān)力量；另一方面，大學(xué)生數(shù)量增加，管理工作難度增加，高素質(zhì)人才難以充分發(fā)揮作用。大學(xué)生的市場(chǎng)范圍在不斷擴(kuò)大，一定要對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行合理分配，根據(jù)不同專業(yè)人才進(jìn)行不同領(lǐng)域的分配。對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行分配的依據(jù)就是根據(jù)學(xué)生的實(shí)際能力，高校畢業(yè)生的檔案記錄學(xué)生的基本情況，一定要對(duì)高校畢業(yè)生檔案進(jìn)行合理管理，以提高人力資源效用。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案管理；提升人力資源效用

引言：

高校畢業(yè)生數(shù)量的增加為就業(yè)市場(chǎng)帶來了很大的壓力，一定要對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行合理管理，充分發(fā)揮其作用。加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生檔案的管理是一件非常重要的工作，高校畢業(yè)生檔案主要記錄了學(xué)生的籍貫，年齡，學(xué)習(xí)成就等個(gè)人情況，讓企業(yè)可以對(duì)學(xué)生的基本情況有一個(gè)了解，根據(jù)對(duì)學(xué)生能力的分析為學(xué)生安排合適的崗位。高校畢業(yè)生檔案管理工作在不斷改進(jìn)，但是仍然存在著一些問題，對(duì)人力資源的分配產(chǎn)生影響。本文主要針對(duì)加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理提升人力資源效用的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

一、高校畢業(yè)生檔案管理工作中常見的問題

在尋找加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理提升人力資源效用措施之前，首先對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作中常見的問題進(jìn)行分析，然后針對(duì)具體問題尋找對(duì)應(yīng)的解決方法。

（一）檔案數(shù)量多，管理工作難度大。大學(xué)教育的普及化使得接受大學(xué)教育的人數(shù)迅速增加，人數(shù)的增加使得檔案管理工作量增加，很容易出現(xiàn)檔案混亂，導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人情況記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)人力資源的分配產(chǎn)生影響。這種情況在進(jìn)行檔案管理工作中非常常見，對(duì)人力資源效用產(chǎn)生影響。

（二）檔案管理方式落后，工作效率低下。在進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案管理過程中很多學(xué)校的檔案管理工作還是采取傳統(tǒng)的方法--人工管理，在進(jìn)行人工管理的工作過程中，工作人員的情緒很可能影響檔案記錄情況，而且人工工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況比較多。很多高校都開始引入自動(dòng)化辦公設(shè)備對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，學(xué)生檔案會(huì)隨著學(xué)生的實(shí)際情況變化而變化，通過使用自動(dòng)化辦公設(shè)備，可以很輕松的找到學(xué)生的檔案進(jìn)行修改填補(bǔ)，這些優(yōu)勢(shì)都是人工工作沒有的。

（三）檔案管理工作人員工作能力有所欠缺，工作態(tài)度不端正。在進(jìn)行檔案管理過程中，工作人員是必不可少的，工作人員的能力水平和工作態(tài)度可以間接決定學(xué)生的檔案管理情況。在有的高校中，會(huì)讓老師或者學(xué)生兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作，這些人大多缺乏專業(yè)的檔案管理工作能力，在進(jìn)行管理的過程中工作態(tài)度不端正，會(huì)導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)很多疏漏。

（四）在進(jìn)行檔案管理的過程中，太過注重保密，不注重應(yīng)用。在高校畢業(yè)生的檔案管理中，保密工作的重要性不言而喻，涉及到學(xué)生的個(gè)人隱私情況，在進(jìn)行檔案管理的工作過程中首先一定保證信息的安全性，避免被一些有心人利用，對(duì)學(xué)生的信息造成泄露。但是現(xiàn)在高校中普遍出現(xiàn)這樣的情況：對(duì)學(xué)生的信息保護(hù)過于嚴(yán)密，導(dǎo)致企業(yè)在招聘的過程中不能及時(shí)了解到學(xué)生的相關(guān)信息，導(dǎo)致人力資源不能合理分配。

二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作，提升人力資源效用

在進(jìn)行檔案管理的過程中一定要考慮到各方面的因素，對(duì)檔案進(jìn)行管理，減少在檔案管理中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，而且讓檔案可以充分發(fā)揮檔案本身的作用。規(guī)范檔案管理工作，嚴(yán)格工作程序，對(duì)整體高校學(xué)生負(fù)責(zé)。接下來對(duì)具體的措施進(jìn)行表述。

（一）在檔案管理工作中，創(chuàng)新辦公，引入新型辦公設(shè)備。科技是第一生產(chǎn)力這句話是毋庸置疑的，在進(jìn)行檔案管理工作過程中可以引入具有一定科技含量的機(jī)器設(shè)備，優(yōu)化工作程序，提高工作效率。在各行各業(yè)中，自動(dòng)化辦公已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，在檔案管理工作過程中可以引入自動(dòng)化設(shè)備，進(jìn)行辦公。學(xué)生在高校就讀期間，積極學(xué)習(xí)各種新東西，參加各種實(shí)踐活動(dòng)，學(xué)生的檔案應(yīng)該隨著學(xué)生的變化不斷完善。在落后的檔案管理工作方法中，檔案的管理工作一般是人工進(jìn)行管理，通過紙質(zhì)材料對(duì)學(xué)生的情況進(jìn)行記錄，如果要對(duì)檔案情況進(jìn)行修改或者添加時(shí)非常困難的，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力。如果能夠及時(shí)引進(jìn)自動(dòng)化辦公設(shè)備，將學(xué)生的信息都錄入到數(shù)據(jù)庫中，如果需要修改或者添加可以直接通過計(jì)算機(jī)端進(jìn)行操作，輕松完成檔案的修改。而且將學(xué)生的檔案錄入到數(shù)據(jù)庫中，管理和使用都是非常方便。因此，在檔案管理工作中，可以適當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新，引入自動(dòng)化辦公設(shè)備，提高檔案管理工作效率。

（二）提高檔案管理工作人員的工作能力，端正其工作態(tài)度。

隨著檔案辦公自動(dòng)化的發(fā)展，在辦公過程中機(jī)器發(fā)揮著越來越大的作用，但是機(jī)器是沒有自己的思維的，很多事情不能考慮周全，工作過程離不開工作人員，工作人員的作用是不可替代的。在高校的檔案管理工作中，聘請(qǐng)有專業(yè)管理能力的老師對(duì)檔案進(jìn)行管理，在工作人員的選擇過程中，盡可能選擇經(jīng)驗(yàn)豐富，肯吃苦耐勞，細(xì)心謹(jǐn)慎的工作人員。制定科學(xué)的管理方法對(duì)工作人員進(jìn)行管理。例如，實(shí)行專崗專人的制度，每個(gè)崗位都有專門的人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)一崗多人的情況，因?yàn)槿绻霈F(xiàn)一崗多人的情況，工作過程中互相推辭工作，在工作出現(xiàn)問題之后互相推諉責(zé)任，嚴(yán)重影響工作效率。在工作過程中，不放松對(duì)工作人員的監(jiān)督，學(xué)校可以邀請(qǐng)全校的師生對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，一旦工作人員出現(xiàn)疏忽可以對(duì)其舉報(bào)。學(xué)校方面可以組織員工們進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作人員的工作能力，例如，可以組織工作人員參加相關(guān)內(nèi)容的主題講座；組織工作人員集體到其他地方學(xué)習(xí)；實(shí)行一些獎(jiǎng)懲制度，對(duì)表現(xiàn)好工作認(rèn)真的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作態(tài)度消極的工作人員進(jìn)行懲罰等。

（三）對(duì)高校畢業(yè)生檔案進(jìn)行充分利用，優(yōu)化人力資源配置。高校畢業(yè)生在求職過程中，相關(guān)企業(yè)一定會(huì)對(duì)學(xué)生的個(gè)人檔案進(jìn)行了解，從目前的情況來看，學(xué)校對(duì)于學(xué)生的檔案進(jìn)行保密，企業(yè)很難了解到學(xué)生的個(gè)人檔案，只有通過學(xué)生個(gè)人遞上簡(jiǎn)歷了解，檔案的作用沒有充分發(fā)揮出來。在檔案的管理過程中，對(duì)檔案進(jìn)行管理，在對(duì)學(xué)生的隱私進(jìn)行保護(hù)同時(shí)方便一些企業(yè)對(duì)學(xué)生的情況進(jìn)行了解。

三、結(jié)語

個(gè)人檔案對(duì)于高校畢業(yè)生是非常重要的，一定要做好高校畢業(yè)生的檔案工作，重視工作中的細(xì)節(jié)，充分發(fā)揮檔案管理的作用，優(yōu)化高校人力資源分配，充分發(fā)揮當(dāng)代大學(xué)生的作用。

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