李雪瑩
摘要:“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提高了檔案管理效率,同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為此,企業(yè)應(yīng)重視檔案管理的現(xiàn)代性,保證其實(shí)效性。文章針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案服務(wù)外包問(wèn)題進(jìn)行分析,分析了其具體的解決方案。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;服務(wù)外包;問(wèn)題;策略
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨新的挑戰(zhàn),目前企業(yè)將檔案管理外包給其它公司管理,這一過(guò)程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。需要企業(yè)根據(jù)實(shí)際進(jìn)行區(qū)分,減少風(fēng)險(xiǎn),確保檔案管理的高效性和安全性。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問(wèn)題
(一)檔案服務(wù)外包面臨安全風(fēng)險(xiǎn)
檔案服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)主要為檔案的丟失和損壞。將檔案托付給外包公司,要對(duì)公司進(jìn)行考察。一些公司的水平差,基本設(shè)施不全,人員配置不到位,導(dǎo)致檔案丟失嚴(yán)重。在檔案服務(wù)外包過(guò)程重視涉及大量的檔案丟失問(wèn)題,主要來(lái)自于搬運(yùn)、拆裝等過(guò)程的損壞,甚至是檔案丟失,影響工作質(zhì)量。企業(yè)缺乏對(duì)員工的培訓(xùn),使其檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng),使檔案服務(wù)存在損壞。企業(yè)對(duì)員工的管理不嚴(yán),也是其缺乏安全意識(shí),導(dǎo)致信息的泄露,甚至轉(zhuǎn)賣給別人,給企業(yè)帶來(lái)極大的損失。
(二)外包行業(yè)整體水平低,缺乏統(tǒng)一管理
檔案服務(wù)外包在興起和發(fā)展過(guò)程中,企業(yè)之間存在一定的差距。一些實(shí)力不足的企業(yè)在發(fā)展中存在問(wèn)題,整體水平低,服務(wù)不佳。檔案外包起源于上世紀(jì)90年代,經(jīng)歷幾十年的發(fā)展,水平有所提高,但是檔案管理工作任務(wù)重,且薪資不高,因此導(dǎo)致了外包行業(yè)的整體水平不高。主要外包服務(wù)集中于一線城市,但是檔案管理需要整體發(fā)展,在其它地區(qū)的檔案管理水平依然不高,這就造成了服務(wù)類型小,不能形成獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),小規(guī)模的檔案外包服務(wù)公司乙二胺大量存在。且缺乏統(tǒng)一的管理,使得其發(fā)展缺少規(guī)范性,行業(yè)不成熟性依然存在。
時(shí)間不長(zhǎng),發(fā)展時(shí)間較短,缺乏培訓(xùn)體系,因此使檔案公司的發(fā)展受到了制約。
(三)檔案外包公司的工作質(zhì)量有待提升
檔案管理外包公司由于對(duì)檔案管理的重視程度不足,人員的綜合素質(zhì)不高,因此導(dǎo)致其工作質(zhì)量不高。對(duì)于當(dāng)下而言,服務(wù)是企業(yè)發(fā)展的根本,檔案管理外包的主要問(wèn)題就是保證質(zhì)量和工作效率,但是目前的檔案外包服務(wù)質(zhì)量也的確堪憂。究其主要原因,檔案管理低下一方面是托付公司對(duì)檔案管理缺乏概念,將檔案管理全權(quán)托付給外包公司,缺少溝通,外包公司工作人員無(wú)法掌握其外包的基本要求,也就無(wú)法提高管理質(zhì)量。另外,外包管理企業(yè)缺乏制度性,驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)缺陷欠缺。檔案管理部門很少在服務(wù)外包中進(jìn)行分階段的驗(yàn)收,而只是在檔案服務(wù)中減少外包工作,統(tǒng)一驗(yàn)收不僅工作量大,且復(fù)雜容易出錯(cuò),影響檔案管理的質(zhì)量。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代應(yīng)檔案服務(wù)外包問(wèn)題與策略
(一)采取有效的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范措施
檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范措施主要包括(1)外包場(chǎng)所的安全管理:根據(jù)檔案管理方針,對(duì)檔案管理場(chǎng)所應(yīng)進(jìn)行全面的檢查,尤其是數(shù)字化管理時(shí)代,電子信息安全檢查十分重要。檔案外包加工場(chǎng)所需要安裝監(jiān)控系統(tǒng),并且做到對(duì)全部部位進(jìn)行監(jiān)控。在檔案加工場(chǎng)所,不能使用聯(lián)網(wǎng)功能,以免造成信息的丟失。也應(yīng)對(duì)檔案場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)管,禁止所有與工作無(wú)關(guān)的人和物進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)。(2)保證信息安全。從法律手段出發(fā),對(duì)檔案服務(wù)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行強(qiáng)調(diào),保證其檔案管理部門與檔案外包公司之一簽訂保密合同,并且任何外包公司不得以任何理由泄露公司檔案內(nèi)容。加大對(duì)信息泄露的懲罰,上升到法律和制度層面。
(二)完善檔案服務(wù)外包的行業(yè)管理
發(fā)揮國(guó)家行政管理部門對(duì)檔案服務(wù)的管理,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資質(zhì)的管理。要求國(guó)家相關(guān)部門履行其職能,對(duì)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展強(qiáng)化國(guó)家檔案行政管理部門的職能。國(guó)家檔案行政管理部門需要定時(shí)定期地對(duì)檔案外包公司進(jìn)行專項(xiàng)檢查,檢查內(nèi)容可以量化、制度化。如檢查不合格的機(jī)構(gòu),國(guó)家檔案部門應(yīng)將其記錄在案,為檔案外包發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。外包公司的資質(zhì)管理目前尚缺少統(tǒng)一管理資源,但是目前僅有部分省份出臺(tái)了本省的檔案管理?xiàng)l例,并不足以解決根本問(wèn)題。而現(xiàn)階段由于檔案服務(wù)外包行業(yè)比較混亂,需要十分明確的管理制度,但當(dāng)?shù)氐慕鹑谕獍什桓?,檔案服務(wù)工作尚未跟上。
(三)優(yōu)化檔案服務(wù)外包的過(guò)程管理
檔案服務(wù)外包優(yōu)化過(guò)程有多種方式,筆者現(xiàn)介紹主要的兩種方式。其一是實(shí)行質(zhì)量控制績(jī)效管理。也就是將檔案質(zhì)量能夠有效地提高檔案外包公司的水平,在選擇了檔案外包公司后,與其進(jìn)行溝通,交代檔案存儲(chǔ)、保護(hù)要求,要求檔案部門應(yīng)對(duì)金融服務(wù)外包企業(yè)進(jìn)行把控,隨時(shí)了解企業(yè)發(fā)展進(jìn)程,實(shí)施檔案外包工作的連續(xù)性和發(fā)展性。負(fù)責(zé)檔案外包工作。隨時(shí)了解檔案外包公司的工作進(jìn)展。檔案外包的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整,如果遇到問(wèn)題,雙方應(yīng)該共同協(xié)商解決。檔案部門采取質(zhì)量控制績(jī)效管理是企業(yè)通用的一種管理方法,對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代而言,外包需要更專注質(zhì)量和是否丟失。采用合理的獎(jiǎng)懲制度,保證檔案部門和服務(wù)外包部門都能夠認(rèn)識(shí)到自身的重要性,一旦出現(xiàn)問(wèn)題,第一時(shí)間解決。
三、總結(jié):
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,檔案管理外包服務(wù)面臨著新的挑戰(zhàn),如何提高這一時(shí)期檔案管理的質(zhì)量、效率和安全性就是當(dāng)今最應(yīng)考慮的問(wèn)題。此外,檔案管理還應(yīng)降低其管理成本。隨著時(shí)間的推移,檔案服務(wù)外包問(wèn)題成為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的主要問(wèn)題。只有針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整才能最大作用的發(fā)揮其潛能。檔案部門采取服務(wù)外包,在一定程度上幫助了檔案推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)使其的檔案服務(wù)外包發(fā)展。
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