摘 要:在工程項目管理中,文檔管理非常關(guān)鍵,也一直是工程項目管理的一個難點。工程項目管理中文檔管理的強(qiáng)化,能夠?qū)崿F(xiàn)工程項目文檔應(yīng)用率的提升,因而十分有利于工程項目的過程管理和將來驗收竣工圖。為此,本文在分析工程項目管理中文檔管理重要性的基礎(chǔ)上,闡述了工程項目管理中的文檔管理措施。
關(guān)鍵詞:工程項目;文檔管理;重要性;管理措施
DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.14.218
工程項目文檔管理指的是搜集與管理文檔(技術(shù)指標(biāo)、進(jìn)度規(guī)劃、合同、項目要求、開工報告等)的過程。作為工程項目的文檔屬于非常珍貴的財富,其凝聚了工程項目整個過程的智慧。因此,怎樣管理好工程項目文檔,充分地體現(xiàn)其功能,這是建設(shè)單位需要研究的一個重要問題。
1 工程項目管理中文檔管理的重要性
可以說,工程項目的信息是工程項目的血液。工程項目的團(tuán)隊在交流信息的時候,因為存在差異性的立場、地位、知識構(gòu)造等,所以會存在思想認(rèn)識上的不同之處,進(jìn)而導(dǎo)致最終方案存在差異性。結(jié)合一個書面性質(zhì)的文檔能夠結(jié)合所有人的認(rèn)識,從而使一些交流障礙減少。并且,清晰的文檔也能夠?qū)崿F(xiàn)參與者思維空間的拓展。為了實現(xiàn)理想的交流溝通效果,要求在工程項目的開展中傳播與應(yīng)用多樣性與形式化的文檔。與此同時,這一系列的文檔不但對本工程項目體現(xiàn)價值,而且還可能變成企業(yè)以后開展項目的寶貴財富。
工程項目的文檔管理非常重要?;跁r間的變動,不少工程項目會出現(xiàn)人員的改變,即使人員不會出現(xiàn)改變,人的思維習(xí)慣也會逐步地出現(xiàn)改變,編寫和策劃工程項目文檔工作者可能忘記了之前的目標(biāo)與思維模式。倘若缺少健全的文檔管理機(jī)制,那么遺忘某個工程項目的內(nèi)容,或者是丟失工程項目的信息會嚴(yán)重地威脅到工程項目的深入開展。再者,倘若缺少了有效的文檔管理,那么在增加工程項目文檔工作量的同時也難以體現(xiàn)其具備的價值與意義。工程項目文檔的編制較為復(fù)雜與繁瑣,人們青睞于口頭上的溝通,感覺應(yīng)用項目文檔之后原先幾句話的事情顯得十分復(fù)雜化。像是要求的格式比較多,以及要求相關(guān)工作者的批準(zhǔn)與審核等。倘若缺少了完善的文檔管理系統(tǒng),人們發(fā)現(xiàn)編制之后的文檔缺少較高的實用性,常常無從找到切實要求的文檔,以及面臨不一致的文檔說法等問題。為此,實現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化顯得非常關(guān)鍵。為此,實現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化至關(guān)重要。除此之外,高效性的工程項目文檔管理常常意味著工程項目的成功,這跟工程項目的大小卻毫無關(guān)聯(lián)。有效的工程項目文檔更改程序以及管理制度非常有益于降低未經(jīng)授權(quán)的工程項目進(jìn)度、規(guī)模、范圍的變更率。
2 工程項目管理中的文檔管理措施
2.1 健全工程項目文檔管理的組織機(jī)構(gòu)
文檔管理少不了相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。在開展項目的初期,需要設(shè)計單獨的文檔管理室,以此充當(dāng)工程項目搜集、傳遞、管理文件信息的中心。并且,設(shè)置專門的文檔管理人員對項目部各個級別的一系列文件進(jìn)行管理。文檔管理工作者需要明確合同標(biāo)準(zhǔn)中對文檔管理的實際需要,明確向工程師報送文件的標(biāo)準(zhǔn)等,且對一系列文件的模板與信函予以確立。一系列的職能部門需要設(shè)置專門的文檔管理工作者,從而動態(tài)化、不間斷地管理采購部的采購合同文件、技術(shù)部的一系列技術(shù)資料、合同部的有關(guān)索賠文件、施工部的一系列施工記錄等等。除此之外,需要在工程項目的整個過程中滲透準(zhǔn)確、及時、完整的觀念。并且,需要在開展項目的初期培訓(xùn)文檔管理工作者,且在工程項目的開展過程中結(jié)合實際要求加強(qiáng)培訓(xùn)。
2.2 完善工程項目的文檔管理制度系統(tǒng)
搞好工程項目文檔管理的基礎(chǔ)保障是完善文檔管理制度。為了有序地管理工程建設(shè)各個時期的文檔信息,確保圖紙、歸檔信息等的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完善性,建設(shè)單位在建設(shè)項目的開始階段就需要根據(jù)我國文檔管理的相應(yīng)要求以及建設(shè)的實際現(xiàn)狀,制定有效的文檔管理制度。并且,在工程文檔形成中監(jiān)理單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、設(shè)計勘察單位、施工單位、建設(shè)單位的文檔工作者和管理工作者需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任,以及搜集與整理文檔信息,并且予以規(guī)范,確保工程的初期跟文檔管理工作同時進(jìn)行。完善的先期文件非常關(guān)鍵,其在確保建設(shè)單位正當(dāng)利益上具備關(guān)鍵的憑據(jù)與根據(jù)功能。
2.3 提高工程項目文檔管理工作者的素質(zhì)
文檔管理工作者的素質(zhì)涵蓋服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)觀念等。首先,文檔管理工作者應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)觀念,明確文檔管理工作的價值與意義,不斷提升自身的服務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量,懂得通過現(xiàn)代化的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)以及先進(jìn)管理方式有效地服務(wù)于文檔管理工作。與此同時,文檔管理工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想,實時地更新觀念,增強(qiáng)認(rèn)知,積極主動地學(xué)習(xí)與掌握相關(guān)的法規(guī)知識,且在工作過程中懂得靈活地應(yīng)用。除此之外,文檔管理工作者還應(yīng)具備非常強(qiáng)的責(zé)任意識,嚴(yán)格把好文檔的質(zhì)量關(guān)。而對于工程項目的建設(shè)單位來講,需要結(jié)合實際現(xiàn)狀,定期地培訓(xùn)文檔管理工作者的業(yè)務(wù)知識,以使整個的工程項目管理隊伍都高度關(guān)注文檔管理工作,以及明確工程項目文檔的保管標(biāo)準(zhǔn)、整理要求、歸檔范圍、管理組織等等。
3 結(jié)語
綜上所述,工程項目建設(shè)中的文檔管理工作非常艱巨,是一項長期性的工程。我們應(yīng)立足于工程項目文檔管理工作的重要性,激起各級人員的廣泛關(guān)注,健全工程項目文檔管理的組織機(jī)構(gòu)、完善工程項目的文檔管理制度系統(tǒng)、提高工程項目文檔管理工作者的素質(zhì)。與此同時,注重創(chuàng)新和總結(jié),懂得學(xué)習(xí)其它單位的先進(jìn)做法與經(jīng)驗,從而尤為合理地管理工程項目的文檔,使其高效服務(wù)于工程項目的生產(chǎn)、管理、科研工作。
參考文獻(xiàn):
[1]崔先雨,王燕,陸芳.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].鄭州牧業(yè)工程高等??茖W(xué)校學(xué)報,2002(03):89-90.
[2]范巧燕.論企業(yè)工程竣工檔案的“實時化”管理[J].浙江檔案, 2002(04):102-103.
[3]孫作功,徐偉,孔祥紅.基于網(wǎng)絡(luò)的建筑工程文檔管理信息系統(tǒng)的研究與開發(fā)[J].福建建筑高等??茖W(xué)校學(xué)報,2002(01):45-46.
[4]竇憲民,何培英.圖文并茂工程文檔的實現(xiàn)[J].鄭州輕工業(yè)學(xué)院學(xué)報,2001(04):85-86.
作者簡介:邵一晶(1989-),女,山東煙臺人,本科,助理工程師,文控工程師,研究方向:工程管理。