淺談推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的策略

趙坤鵬

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的不斷推進，人員流動性不斷加大。在此情況下，事業(yè)單位必須要加強人事檔案管理改革和創(chuàng)新，進一步規(guī)范人事檔案管理工作，以提升人事檔案管理工作的有效性，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供良好的支持。本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，并重點對其工作規(guī)范化的有效策略進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應有的作用，因此加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。

一、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

（1）人事檔案規(guī)范化管理意識不強

檔案真實性是完整性的基礎，完整性更離不開真實性，只有保證檔案的真實性和完整性，才能為全面地、歷史地了解個人情況提供可靠的保證，否則就失去了檔案客觀性、多元性、交錯性和共享性的價值特點。事業(yè)單位個別領導者缺乏建立健全檔案管理制度的意識，導致檔案失去了應有的真實性和完整性，滯后了現(xiàn)代人才戰(zhàn)略的實施；員工對檔案重要性的認知度不高，檔案意識不強，使得檔案管理者在收集、整理、保管、編研基礎材料的過程中出現(xiàn)不可控力，造成檔案信息的失真。

（2）傳統(tǒng)人事檔案管理理念尚未徹底轉變

檔案管理工作是一個長期而持續(xù)性的工作，因此在長期的管理過程中會形成慣性，一旦養(yǎng)成固定的管理習慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時代的發(fā)展步伐；另外，在管理過程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，因此檔案管理也十分不規(guī)范。

（3）人事檔案管理人員的素質有待進一步提升

現(xiàn)階段很多事業(yè)單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專業(yè)技術人員兼任。他們學歷不高、專業(yè)知識不足，他們工作散漫，安于現(xiàn)狀；有些單位檔案工作還停留在手工書寫，人工檢索，人、卡、物對照的“三舊”管理模式中；缺乏保密意識、改革意識和創(chuàng)新意識，單位內部人員的基本信息輕易對外泄露；現(xiàn)代化管理設備因人而不能物盡其用，處于癱瘓狀態(tài)，造成資源的極大浪費。

二、推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的策略

（1）強化管理人員管理意識

實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作，將精細化管理理念引入到檔案管理工作當中，提高管理人員的精細化管理意識。在檔案管理工作中，要加強對檔案的宣傳教育講解，提高內部人員的重視度，讓檔案管理人員意識到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，加強檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業(yè)單位內部各部門為主，做好每個部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯(lián)動機制，將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時間、家庭情況、學歷、職稱、獎罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機制；最后，要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當中，只有這樣才能進一步強化檔案管理意識，提高檔案管理的規(guī)范化。

（2）健全和優(yōu)化檔案管理機制

健全檔案管理機制是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎和保障，因此要對檔案管理機制進行優(yōu)化，通過崗位責任劃分、工作內容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進行完善。首先，對檔案管理制度進行公布，確保檔案管理制度能夠落實到位，確定檔案管理的主要人員，并由負責人對檔案管理進行監(jiān)督管理；其次，召開檔案管理規(guī)范化會議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個較為規(guī)范化的檔案管理機制，保障檔案實施的規(guī)范化運行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調，確保檔案材料收集的準確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責任落實到位，對檔案管理工作進行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學性、高效性。

（3）不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質

事業(yè)單位要搭建人才舞臺，盤活人才資源。從社會和高校引進、招聘有技術、有技能、有知識的專業(yè)人才充實檔案隊伍；樹立“以人為本”的觀念，營造鼓勵、支持、幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，調動其積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進人才健康成長；保持人才隊伍的穩(wěn)定性，檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強的工作，從維護檔案工作的長遠利益出發(fā)，必須做好穩(wěn)定工作，切實解決他們在工作中、生活中的實際問題，使他們安心、熱愛本職工作，促進檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。同時，對現(xiàn)有檔案管理隊伍進行教育培訓，提高其專業(yè)素質與能力。檔案管理人要有開拓創(chuàng)新精神，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法。要有市場意識。根據(jù)市場需求，開發(fā)服務信息、優(yōu)化服務措施，提高服務質量，利用價值高、可公開的資源，及時推向市場，發(fā)揮積極作用。

（4）推進人事檔案管理信息化建設

信息化管理的最大優(yōu)勢就是規(guī)范化、便捷化、快速化，能夠在短時間內通過搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，可以將傳統(tǒng)紙質檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化，通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而建立網(wǎng)絡化檔案管理體系。網(wǎng)絡化檔案管理就是檔案管理規(guī)范化、標準化的具體體現(xiàn)。事業(yè)單位要完善檔案信息化管理的基礎設備，加大基礎設備的投入，構建自己的檔案信息化管理體系，建立完善的檔案網(wǎng)絡信息化規(guī)章制度，確保信息化建設的規(guī)范性、科學性、高效性。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，在具體實踐中，事業(yè)單位管理層要重視和加強人事檔案管理，不斷提高人事檔案管理規(guī)范化水平，以便使人事檔案管理更好地為單位發(fā)展提供支持。

參考文獻

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（作者單位：煙臺市環(huán)境監(jiān)控中心）