互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理思考

任愛榮

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案管理范圍十分廣泛，“互聯(lián)網(wǎng)+”之前的傳統(tǒng)檔案管理，大多依靠紙質(zhì)檔案，有一定的局限性，效率較低，信息容易丟失。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要性已經(jīng)毋庸置疑，本文分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的優(yōu)劣，淺談現(xiàn)代檔案管理工作如何真正適應互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的大爆炸。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；檔案管理；信息化

1 檔案管理的基本概念

1.1 檔案

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2 檔案的形式

檔案的形式是指文種形式、載體形式、信息記錄和表達形式。從轉(zhuǎn)化為檔案的文種來看，有公文、圖紙、書信、電報、戶籍、帳冊、契約、合同、證書、書稿、日記、筆記等。從檔案的載體形式來看，有甲骨、青銅、紙張、紙草、羊皮、膠片、磁帶、磁盤等。從信息表達方式來看，主要有三種基本的表達方式，即文字、圖像、聲音。

1.3 檔案管理工作

檔案工作可以從兩個方面來解讀，首先從廣義上說是指檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。從狹義上說是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。而檔案管理工作是建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎的工作。檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用、檢索和編研。

2 互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展狀況

作為21世紀信息技術(shù)的產(chǎn)物，我國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度已超出預期，基于此各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，互聯(lián)網(wǎng)已成為生產(chǎn)建設、經(jīng)濟貿(mào)易、科技創(chuàng)新、公共服務、文化娛樂及生活的新平臺，誰利用并更好的掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，誰就能在競爭中占據(jù)主動權(quán)。

據(jù)相關(guān)網(wǎng)絡信息報道，截止2015年12月，中國網(wǎng)民規(guī)模達6.88億，中國域名總數(shù)為3102萬個，互聯(lián)網(wǎng)普及率為50.3%。具體表現(xiàn)為：企業(yè)方面，企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+”應用基礎更加堅實，越來越重視基礎網(wǎng)絡安全防護建設，每家企業(yè)都將互聯(lián)網(wǎng)納入企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，并積極開拓移動互聯(lián)網(wǎng)營銷業(yè)務及互聯(lián)網(wǎng)供應鏈改造。個人日常生活方面，多數(shù)中國人幾乎無時無刻不在使用互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)民規(guī)模增速有所提升，無線網(wǎng)絡覆蓋明顯提升，在線教育、網(wǎng)絡醫(yī)療、網(wǎng)絡約車、網(wǎng)絡支付已成規(guī)模，互聯(lián)網(wǎng)更好的服務于個人生活。

3 傳統(tǒng)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

3.1 檔案管理體制不完善。

我國企事業(yè)單位計劃經(jīng)濟時期的檔案管理體制，雖然得到了一定的成效，但是隨著經(jīng)濟體制的不斷改革，無論在理念上，還是管理模式上都呈現(xiàn)落后的態(tài)勢，已經(jīng)與當前社會發(fā)展要求不相適應，使得企事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)了一些問題。在此種管理體制下，很多資源都不能發(fā)揮其價值，導致了嚴重的資源浪費。而且這種管理方式重點依靠管理人員的經(jīng)驗，沒有重視科學系統(tǒng)的檔案管理。

3.2 檔案管理工作中缺乏專業(yè)管理人員。

在很多企事業(yè)單位中，并沒有專業(yè)的人員進行檔案管理，一般都是由其他崗位工作者進行兼顧。這種情況下，很多工作者由于大部分精力用在本職工作中，不能全身心地進行檔案管理，使得檔案管理工作質(zhì)量大大降低。

3.3 檔案信息沒有實現(xiàn)共享共用。

檔案管理信息化是大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展趨勢，這也是目前檔案管理中的遇到的主要問題，必須受到各部門的重視。但是，在實際管理中，每個單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運作方式和信息化程度上都有很大的不同，不能實現(xiàn)企業(yè)之間、部門之間的信息互通和共享，在很大程度上限制了檔案信息作用的發(fā)揮和實現(xiàn)。正常來說，檔案信息具有保密性，每個單位都存在自己單位內(nèi)部，不對外提供信息資源借閱，使得檔案信息的應用受到局限，使用效率低下。

4 應用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理的必要性

檔案管理信息化要求我們能夠充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)對檔案信息進行收集、整理，并進一步處理、分析和開發(fā)，力圖由簡單管理模式向社會服務模式轉(zhuǎn)變。應該具有四個條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務；二是建立檔案信息庫，隨時能夠了解數(shù)據(jù)使用者對數(shù)據(jù)的需求，準確判斷數(shù)據(jù)使用者權(quán)限，編輯完整系統(tǒng)的檔案信息，從而提高檔案利用率；三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動；四是加快局域網(wǎng)絡建設，為利用者提供快捷方便的服務方式。

互聯(lián)網(wǎng)大背景下檔案管理改革趨勢顯得十分重要，具體表現(xiàn)在如下三個方面。

4.1 信息資源的整合力度強。

傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過單一體系的管理，由檔案館或者是具體部門的檔案室負責管理檔案資料，各個部門、各個檔案館之間缺乏有效的聯(lián)系，從而導致檔案信息資料的共享在某種程度上受到了阻塞，難以滿足現(xiàn)代社會人們對信息資料的需求。在現(xiàn)實生活中，也經(jīng)常會遇到為了查找一個資料經(jīng)過多個部門審批的現(xiàn)象。在互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的引導下，通過進行數(shù)字化傳播，結(jié)合各個檔案館或各個部門內(nèi)的信息資源進行整合，以信息技術(shù)為平臺，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)輔助，搭建信息化檔案管理系統(tǒng)，進行資源共享，從而能夠最大限度的加強檔案信息資源的整合力度，進而更好滿足廣大群眾的需求。

4.2 提高檔案管理的工作效率。

檔案管理是一個需要細致認真、進行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進行存放和整理的，這在一定程度上會導致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，可以簡化相關(guān)流程，使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，同時也能更好的控制檔案資料權(quán)限，從而在保證資料安全的前提下使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節(jié)約相應的管理成本。

5 結(jié)語

人類社會正朝著一個發(fā)展進步的方向前行，在此進程中，信息網(wǎng)絡化的飛速發(fā)展與普及一是大勢所趨，互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理工作挑戰(zhàn)與機遇并存。我國“十二五”期間，已經(jīng)將檔案管理的信息化發(fā)展列為主要工作內(nèi)容予以重點推進，為此，為了使得檔案管理工作更加科學、規(guī)范，并確保其安全性和有效性，需要吸取傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗及優(yōu)勢，提高信息化檔案管理技術(shù)及效率，同時利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來更好地滿足群眾對于檔案管理的需求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理，需要合理借鑒傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的技巧。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

參考文獻

[1]許長春.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2017.

[2]李小平.基于互聯(lián)網(wǎng)竹信用檔案管理體系研究[C].四川大學，2004.

[3]白宇楠.如何做好新形勢下的檔案提供利用工作[A].中國科學技術(shù)協(xié)會.科學時代——2014科技創(chuàng)新與企業(yè)管理研討會論文集下（企業(yè)管理）[C].中國科學技術(shù)協(xié)會，2015（5）：12-13.

[4]王學娟，楊陽，閆桂蓮.淺談大數(shù)據(jù)時代下承德高校電子檔案管理存在的問題和對策[J].承德醫(yī)學院學報，2016（6）：537-539.

[5]冷艷.信息時代如何做好檔案管理工作[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015，23：171-172