機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與措施

張國(guó)紅

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步的加快，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展形勢(shì)都產(chǎn)生了極大的改變，這些變化給我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，也引起了單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的高度重視，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理逐漸走向科學(xué)化、數(shù)字化，從而促進(jìn)檔案管理的有效性發(fā)揮。當(dāng)前的社會(huì)結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，檔案數(shù)字化建設(shè)也成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化建設(shè)；問題；措施

一、當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題

從如今我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際工作情況來看，有大部分區(qū)域已經(jīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)引起了高度重視，認(rèn)識(shí)到了這對(duì)做好檔案管理工作的重要性。然而在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中依然存在著許許多多的問題，這在一定程度上阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，也不利于檔案管理工作的有效性得到發(fā)揮。與我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理相比，進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理更能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位高素質(zhì)人才的引入，也可以讓檔案管理中的資源得到有效共享利用，達(dá)到機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)全新的發(fā)展。

（1）在檔案管理中對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位

在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，雖然大部分檔案管理者對(duì)數(shù)字化建設(shè)都表示認(rèn)可，但是如果要想將數(shù)字化充分應(yīng)用到檔案管理中依然存在一定的困難。因?yàn)橛泻芏鄼C(jī)關(guān)事業(yè)單位基本上沒有對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)做全方位的了解，所以在檔案管理的實(shí)際工作中無法發(fā)揮數(shù)字化管理的有效性，在一些檔案數(shù)據(jù)信息的處理上嚴(yán)重缺乏靈敏度和保密性。由于檔案管理人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中的效率低下。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該把檔案管理數(shù)字化建設(shè)列為所有工作中的重點(diǎn)關(guān)任務(wù)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，促使他們提高在檔案管理中對(duì)數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，擅于用發(fā)展的眼光來看待檔案管理工作，以滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展下的相關(guān)要求。只有這樣才有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要意義。

（2）沒有足夠的經(jīng)費(fèi)投入

之所以大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)沒有明顯的進(jìn)展，有很大的原因是單位沒有投入足夠的經(jīng)費(fèi)作為支持。對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)而言，其在設(shè)備上本身就具有非常高的要求，不但要求具有高質(zhì)量的硬件設(shè)施，最重要的是還必須具備先進(jìn)的軟件系統(tǒng)。從當(dāng)前我國(guó)數(shù)字化發(fā)展的實(shí)際情況中可以看出，盡管在硬件設(shè)施設(shè)備的運(yùn)用上我國(guó)已相當(dāng)純熟，并且在軟件系統(tǒng)的研發(fā)中也有很多突破性的進(jìn)展，然而這些在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中并沒有得到充分地應(yīng)用，依然存在有的單位投入資金不足的問題，所以相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)方面的設(shè)備就不充足，軟件系統(tǒng)也得不到及時(shí)的更新和維護(hù)，因此在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中沒有保證其得到進(jìn)一步發(fā)展，造成檔案管理工作的低效率。保證充足的經(jīng)費(fèi)投入到檔案管理數(shù)字化建設(shè)中至關(guān)重要，也是檔案管理系統(tǒng)能夠及時(shí)得以完善和更新的必要條件，并且有利于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、可用性，同時(shí)有效避免相關(guān)資料發(fā)生泄漏的情況，降低單位不必要的損失。

（3）檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)

達(dá)到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理人員也有較高的要求，他們不僅要具備較高的綜合素質(zhì)，而且必須具有較強(qiáng)的專業(yè)技能來為檔案數(shù)字化得到更快的建設(shè)提供技術(shù)支持。但是，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多檔案管理人員多為兼職人員，身兼數(shù)職，專業(yè)性不強(qiáng)，加上檔案建設(shè)正值重要的轉(zhuǎn)型時(shí)期，有些以往的檔案管理人員不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)他們的新要求，所以導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化尚無法真正建立起來，并且在對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用中沒有將有效性充分發(fā)揮出來，以致于檔案管理中發(fā)生許多不合理的問題。數(shù)字化技術(shù)本身就具有更新速度快的特點(diǎn)，所以需要檔案管理人員不僅具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，而且還有一定的數(shù)字化技術(shù)水平，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中注重對(duì)高素質(zhì)專業(yè)人才的引進(jìn)極為重要。

二、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

（1）在檔案記錄中注重?cái)?shù)字化管理

記錄工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的重要內(nèi)容，所以記錄工作的質(zhì)量直接關(guān)系著整個(gè)檔案管理工作是否能夠得到有序進(jìn)行。在以往的檔案管理過程中，負(fù)責(zé)記錄工作的人員通常必須在各個(gè)工作部門中奔走，所以不僅工作量相當(dāng)大，而且還會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，缺乏較高的工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以有效解決這些問題，通過建立起不同的賬戶名稱，各業(yè)務(wù)相關(guān)工作人員通過系統(tǒng)把本部門的實(shí)際資料上傳到特定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，既節(jié)省了人力資源，又提高了工作效率。然后就可以根據(jù)日常工作的實(shí)際需要進(jìn)行查詢，有效的做到隨用隨查。

（2）提升檔案數(shù)據(jù)信息的共享性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)采取有效策略提升檔案數(shù)據(jù)信息的共享性，但是這必須建立在信息安全得到保證的基礎(chǔ)上。只有在這樣的情況下，才能有效達(dá)到高效傳遞相關(guān)的檔案信息，從而在招聘人才的時(shí)候才能進(jìn)行合理化地選用。一般而言，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中會(huì)涉及到一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)，其中大致包含了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、檔案的錄入和輸出以及硬件設(shè)備的選用等等。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作內(nèi)容本來就復(fù)雜而量多，所以只有達(dá)到檔案管理數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)的完善，提升檔案數(shù)據(jù)信息的共享性，才有利于將檔案管理工作做好。

（3）強(qiáng)化檔案管理人員的技能水平

強(qiáng)化檔案管理人員的技能水平很有必要，企業(yè)可以實(shí)時(shí)的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們檔案數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)。單位可以多引進(jìn)一些專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理人才，建立一支專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，對(duì)檔案管理中的崗位也要進(jìn)行科學(xué)化地安排，盡量為優(yōu)秀的人才提供更多的機(jī)會(huì)，督促其他檔案管理人員不斷提高自己的綜合素質(zhì)和管理水平。

總的來說，隨著社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏越來越迅速，相應(yīng)的我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平有了很大程度上的提升，無論是網(wǎng)絡(luò)化還是數(shù)字化，這些都是目前我國(guó)社會(huì)發(fā)展的主流，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化有助于數(shù)字化技術(shù)得到充分利用，還能在機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行人才招聘時(shí)發(fā)揮巨大的作用，而且能進(jìn)一步達(dá)到人才考核機(jī)制的完善。所以，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行深入分析，從而探索出有效的解決措施，幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作，這也是當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

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[2]王梅.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與對(duì)策研究[J].卷宗，2015（11）：51-52.

（作者單位：廣東省深圳市龍華區(qū)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局）