信息化時(shí)代下基層檢察院檔案管理的創(chuàng)新

崔衛(wèi)榮 沈紅華

摘 要：在信息化時(shí)代背景下，對社會(huì)各行各業(yè)的信息化建設(shè)有較高要求，只有加快信息化建設(shè)步伐，才能使行業(yè)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展?；鶎訖z察院是我國重要的法律監(jiān)督機(jī)關(guān)，為維護(hù)社會(huì)公平與伸張正義發(fā)揮著重要作用。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平的逐漸增強(qiáng)，基層檢察院的檔案信息管理也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，從而提升信息技術(shù)水平，將檔案管理制度向科學(xué)化、資源化、更高標(biāo)準(zhǔn)化的方向推動(dòng)和發(fā)展的道路，使檔案信息管理的效率和質(zhì)量得到顯著的提升。本文以創(chuàng)建數(shù)字化檔案室為基礎(chǔ)，如何推動(dòng)并提高檔案管理創(chuàng)新的問題進(jìn)行探究分析。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案信息；管理創(chuàng)新；檢察院

在我國的管理工作中，檔案管理屬于十分重要的一項(xiàng)工作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)平臺上具有檔案管理功能的應(yīng)用軟件也越來越多，但是由于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)的規(guī)范性和統(tǒng)一性仍然不夠理想，因此在進(jìn)行有序的檢察院檔案管理的工作開展中仍然存在著許多障礙。因此，從分析基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)的意義和存在的問題入手，深入剖析了當(dāng)前檢察檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題，并從統(tǒng)一規(guī)范、建立機(jī)構(gòu)、制定規(guī)范和教育培訓(xùn)等方面，提出了加強(qiáng)基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)的對策措施。

1 在信息化時(shí)代開展基層檢察院檔案管理方式創(chuàng)新的重要意義

首先，我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平的不斷進(jìn)步，為我國檔案科學(xué)化信息管理的推動(dòng)提供技術(shù)支持。因此實(shí)施檔案科學(xué)化信息管理，有利于工作人員進(jìn)行有效、快速的數(shù)據(jù)整理及分類，此外，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅有利于工作人員對信息的錄入、收集等環(huán)節(jié)更加快速方便，也有利于降低因工作人員失誤出現(xiàn)信息采集錯(cuò)誤的情況發(fā)生，對人力資源進(jìn)行更好的安排。

其次，任何檔案的收集、整理和存儲(chǔ)，都是為了日后的利用和資源共享，同樣檢察機(jī)關(guān)的檔案建設(shè)也是為了日后的查詢和利用。而信息化建設(shè)就是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)、傳輸和共享。通過比較檔案建設(shè)和信息化建設(shè)的作用，我們不難看出兩者之間存在的內(nèi)在聯(lián)系。檢察機(jī)關(guān)完全可以通過檔案管理信息化建設(shè)，將檔案資料通過加工處理，應(yīng)用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效共享，從而方便檢察干警的檔案查詢和利用。

再次，檢察機(jī)關(guān)的檔案建設(shè)貫穿檢察院履行法律監(jiān)督職能的始終，是履行職能的真實(shí)記錄，具有極其重要的作用。然而在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天我們應(yīng)當(dāng)注重當(dāng)?shù)氐姆ㄖ喂芾?，開展當(dāng)?shù)卦谛畔⒒瘯r(shí)代下檢察院檔案管理方式的創(chuàng)新，可以幫助基層檢察院更有序的開展工作，為人民服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代為人民的生活提供更完善的法律保障。

2 當(dāng)前基層檢察院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）檔案信息化資源相對分散。隨著檢察院信息化的不斷發(fā)展，檢察院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)，產(chǎn)生了大量的電子公文，這些都需要及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地被新型的檔案管理系統(tǒng)所接收。而部門的辦公軟件系統(tǒng)無法融入到檔案管理系統(tǒng)軟件之中，導(dǎo)致部門產(chǎn)生的越來越多的電子文件資源相對分散，使得信息化檔案接收的任務(wù)變得越來越重。

2）檔案管理的基礎(chǔ)工作不到位 ?；鶎訖z察院在檔案信息化建設(shè)中，其基礎(chǔ)工作相對不到位。首先，檔案信息系統(tǒng)是檔案信息化實(shí)現(xiàn)的有力保障，但諸多地區(qū)檢察院的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)水平相對較低，難以充分發(fā)揮檔案管理作用。其次，檢察院方面未能針對檔案信息化建設(shè)和檔案管理制定完善的制度，導(dǎo)致制度保障缺失。

3）檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)。技術(shù)部門缺乏人才，使基層院檢察信息化建設(shè)力不從心。受人員編制所限，檔案部門人員配備不足，難以保持檔案管理工作的梯次銜接，更難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的開拓創(chuàng)新。因此對于信息技術(shù)這門科技含量很高的綜合技術(shù)，顯得束手無策，很難提出一個(gè)長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃、很難得心應(yīng)手地組織建設(shè)信息化建設(shè)。

3 加強(qiáng)和推進(jìn)基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的幾點(diǎn)想法

3.1 構(gòu)建適合檔案信息化要求的檔案管理體制

檔案信息化工作是基層檢察院信息化建設(shè)的重要組成部分，因此，首先要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案信息化建設(shè)納入基層檢察院信息化建設(shè)的總體格局中去，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)；其次，要逐漸建立和完善信息化檔案室的各種管理制度。進(jìn)一步制定信息化檔案管理的流程，把檔案信息化管理的各種資源融入到單位信息化建設(shè)中去。因此需要發(fā)揮分管領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，對檔案室中的相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督，并且與其他部門之間相互配合，制定相關(guān)的制度和條例，以此來健全管理系統(tǒng)，保障工作的效率和質(zhì)量。在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，選擇相應(yīng)的設(shè)備十分重要，目前我國對此頒發(fā)了《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)》，并且在全國范圍內(nèi)的紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)中廣泛推廣，以此來有效促進(jìn)檢察院檔案信息化建設(shè)。

3.2 優(yōu)化檔案信息化處理流程

在信息化時(shí)代下，基層檢察院雖然處于不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中，但其信息化建設(shè)水平仍然相對較低，不能適應(yīng)高級檢察院未來發(fā)展趨勢。對此，相關(guān)人員有必要對檔案信息化處理流程加以優(yōu)化，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。首先，在錄入檔案信息之前，相關(guān)人員應(yīng)保持謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度，進(jìn)行拿取檔案、分類歸納檔案、拆除檔案裝訂等操作，對系列檔案信息加以妥善處理。其次，在錄入檔案信息時(shí)，檢察院工作者可根據(jù)一份案卷檔案信息量而選擇錄入方式，或獨(dú)立存儲(chǔ)，或放置于某一圖像文件中。最后，將紙質(zhì)檔案重新裝訂，并妥善保存；將電子版檔案信息進(jìn)行有效歸檔、查驗(yàn)、注冊，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)工作的最優(yōu)化。

3.3 加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)力度

為了使檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識得到有效的擴(kuò)展和更新，使基層檔案人員的檔案意識得到顯著的提升，檢察院應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)力度，有效提升其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作水平，優(yōu)化和拓展知識體系，使其能夠?qū)n案信息化的知識儲(chǔ)備和實(shí)踐技能得到充分掌握和提升。首先，加強(qiáng)思想培訓(xùn)，使檔案管理工作者對檔案信息化給予高度認(rèn)同和重視。與此同時(shí)，將檔案工作人員結(jié)構(gòu)加以合理調(diào)整，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢。其次，采取分層次培養(yǎng)的方式而開展培訓(xùn)工作，使培訓(xùn)工作更具針對性，可對不同對象加以必要的培訓(xùn)。例如，在檔案信息安全管理中，應(yīng)對工作者加強(qiáng)信息安全培訓(xùn)，使其能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)采取有效的殺毒措施、防火墻配置等，確保電子案卷檔案的安全性。最后，對檔案管理工作者加強(qiáng)技能培訓(xùn)，使工作人員能夠?qū)π录夹g(shù)、新設(shè)備有著全面的了解和掌握，對推進(jìn)基層檢察院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程發(fā)揮著重要作用。

4 結(jié)語

思考信息化時(shí)代下基層檢察院檔案管理的創(chuàng)新，利用檢察院檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成文書檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案的統(tǒng)一管理，利用信息技術(shù)建立完整的檢察院檢索平臺，促進(jìn)檔案資源的共享，從而促進(jìn)基層檢察院的檔案管理方式與信息技術(shù)相結(jié)合，更加高效有序的開展檢察院信息管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]于永華.新形勢下基層檢察院檔案管理工作探討[J].法制博覽，2015，（22）：172.

[2]陸淵.檢察院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則與重點(diǎn)[J].中國檔案，2012，12：62-63.

[3]李潔，張吉哲，楊柳.新形勢下檢察檔案管理問題及對策研究[J].法制與社會(huì)，2016，21：195-196.

[4]張曉然.基層檢察院檔案信息化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（07）：164.

[5]閆淑英，曲雯雯.基層檢察院檔案信息化關(guān)鍵問題探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012，08：248.