增強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

劉鴻雁

摘 要：進(jìn)入新時(shí)期后，人事檔案管理制度不斷深化改革，在推動(dòng)人事檔案管理工作發(fā)展的同時(shí)，也對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，如何提高人事檔案管理水平，成為人事檔案管理工作研究的重點(diǎn)。本文就新時(shí)期下人事檔案管理工作所面臨的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了增強(qiáng)人事檔案管理工作水平的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)；

人事檔案是記錄個(gè)人信息的材料性文件，人事檔案管理是負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、保管人事檔案的一項(xiàng)工作，屬于事業(yè)單位人事管理制度的重要組成部分，關(guān)系到個(gè)人的升遷和任用的重大問(wèn)題。進(jìn)入新時(shí)期后，為提高人事檔案管理工作水平，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，開(kāi)始了人事檔案管理工作的改革。在人事管理工作改革進(jìn)程中，著力于完善當(dāng)前人事管理制度中的缺陷，提高人事檔案管理工作的科學(xué)性和合理性，增強(qiáng)人事檔案管理工作的有效性，發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值和作用。

1 人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 現(xiàn)代化水平有待提高

現(xiàn)代化水平較低是當(dāng)前人事檔案管理工作最為突出的問(wèn)題，也是最為普遍的一個(gè)問(wèn)題，各企事業(yè)單位或多或少都存在該問(wèn)題。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化是指運(yùn)用現(xiàn)代管理制度和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提升人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平，著力于構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，達(dá)到管理制度科學(xué)合理，工作運(yùn)行規(guī)范高效的狀態(tài)。但是從實(shí)際情況來(lái)看，人事檔案管理工作普遍信息化水平較低，檔案信息數(shù)字化程度較低，人事檔案仍以紙質(zhì)化為主要保管方式；在工作方式上，人事檔案信息查閱、調(diào)用手續(xù)繁瑣，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，效率較低；在管理工作上，管理制度不健全，管理體系較為臃腫，不夠精簡(jiǎn)，因此人事檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提高。

1.2 管理制度有待完善

管理制度不健全是人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題之一，集中體現(xiàn)在人事檔案的日常工作中，因管理制度不健全，導(dǎo)致人事檔案的各項(xiàng)工作不能夠有效進(jìn)行，嚴(yán)重影響著事業(yè)單位人事制度的管理和發(fā)展。事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)檔案管理工作應(yīng)遵循一定的規(guī)章制度進(jìn)行，如材料的收集和整理、檔案的查閱和歸檔等工作，都應(yīng)嚴(yán)格按照制度的規(guī)定開(kāi)展，但是因管理制度的不健全，導(dǎo)致一些單位在人事檔案管理工作上很“任性”，不能夠按照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》去落實(shí)人事檔案的材料收集和歸檔、入檔工作；在人事檔案材料的編寫(xiě)、分類(lèi)和整理等工作上，又不能夠按照人事檔案材料制作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，導(dǎo)致人事檔案材料的用紙、內(nèi)容編寫(xiě)存在著諸多格式問(wèn)題，制約了人事檔案的規(guī)范性發(fā)展。

2 增強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度能夠夯實(shí)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，推動(dòng)人事檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展。因此在人事檔案管理制度上，重點(diǎn)要做好以下工作：1.依據(jù)本單位人事檔案工作現(xiàn)狀，制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度。人事檔案制度的指定一要符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，二要符合本單位的工作實(shí)際，一切從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)調(diào)實(shí)事求是，才能夠制定出合理的人事檔案管理制度。在管理制度的內(nèi)容上，要對(duì)人事檔案的各項(xiàng)管理工作做嚴(yán)格要求，細(xì)化管理職責(zé)和工作內(nèi)容。在工作上落實(shí)責(zé)任負(fù)責(zé)制，要求各崗位工作人員嚴(yán)格遵守管理制度的規(guī)定，并對(duì)所承擔(dān)的檔案管理工作負(fù)責(zé)。2.規(guī)范人事檔案材料的收集整理工作。在人事檔案材料的收集整理工作上，要明確人事檔案材料的收集和整理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)定人事檔案材料收集的種類(lèi)，如時(shí)間、工作履歷、個(gè)人信息、獲獎(jiǎng)狀況、違紀(jì)記錄等信息，對(duì)這些信息的收集要作出具體的固定，如工作履歷要從大學(xué)畢業(yè)的時(shí)間開(kāi)始，個(gè)人信息則要從有學(xué)籍開(kāi)始記錄，以盡可能的收集個(gè)人的相關(guān)信息。對(duì)所收集的信息進(jìn)行整理時(shí)，針對(duì)人事檔案材料的內(nèi)容制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如書(shū)寫(xiě)、字體大小、照片尺寸、段落布局、紙張大小、字體顏色、印刷等內(nèi)容作統(tǒng)一的規(guī)定，具體標(biāo)準(zhǔn)的制定可參考《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。3.檔案保管制度。檔案的保管制度關(guān)系著人事檔案的安全，因此要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室存放人事檔案，并做好檔案室的防火、防潮、防塵、衛(wèi)生等方面的管理，規(guī)定檔案室內(nèi)的檔案要按照類(lèi)別分門(mén)別類(lèi)的擺放整齊，不得隨意挪動(dòng)檔案。為保障檔案的安全，要對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份保管，對(duì)調(diào)動(dòng)的人事檔案要做好相關(guān)記錄，并規(guī)定每隔半年便審查一次人事檔案的調(diào)動(dòng)工作，檢查人事檔案是否存在缺頁(yè)、漏印、信息不全等問(wèn)題。

2.2 推動(dòng)人事檔案的信息化建設(shè)

為提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，在人事檔案管理工作上應(yīng)用信息化技術(shù)是有效的方式。推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要重視人事檔案管理工作，給予人事檔案管理工作以工作上、資金上、行動(dòng)上的支持，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要帶頭使用信息化的人事檔案系統(tǒng)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的示范作用，才能夠有效推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)工作。其次要專(zhuān)款專(zhuān)用，將單位的撥款用于采購(gòu)人事檔案管理工作所需的各項(xiàng)信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描設(shè)備、打印設(shè)備、輸入設(shè)備等；還要購(gòu)買(mǎi)人事檔案管理所需要的軟件，軟件的功能不必追求強(qiáng)大，而要追求經(jīng)濟(jì)實(shí)用、安全可靠，以滿足人事檔案管理工作的實(shí)際需要為主。設(shè)備購(gòu)買(mǎi)齊全以后，便在人事檔案管理部門(mén)的工作場(chǎng)地建立人事檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)所建立的人事檔案管理信息化系統(tǒng)要進(jìn)行測(cè)試，待測(cè)試正常后再投入使用?？紤]到一些事業(yè)單位有一定的信息化基礎(chǔ)，為節(jié)省資金，可以購(gòu)買(mǎi)相關(guān)輔助設(shè)備，更新現(xiàn)有的信息化設(shè)備，以較小的代價(jià)建立起人事檔案管理信息化系統(tǒng)。最后要依托建立的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使用掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案錄入到系統(tǒng)之中，對(duì)所錄入的信息格式要做統(tǒng)一的規(guī)定，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行加密處理，存儲(chǔ)到專(zhuān)用服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備上，保證人事檔案信息的安全。在人事檔案管理信息化系統(tǒng)的使用上，要突出人性化服務(wù)，推出便捷查詢(xún)服務(wù)，便于來(lái)訪者的查閱。對(duì)人事檔案的調(diào)動(dòng)，要在專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，防止檔案信息的外泄。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著人事檔案管理的工作水平，在推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的今天，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人才是關(guān)鍵。首先要提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，讓廣大管理人員找準(zhǔn)工作定位，提供更加人性化的服務(wù)，滿足不同層次人們對(duì)人事檔案管理工作的需要。其次要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期開(kāi)展理論知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、操作技能等方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理員的理論與實(shí)踐能力，提高檔案管理員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。最后，要建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于在工作上創(chuàng)新的檔案管理員要重獎(jiǎng)，以調(diào)動(dòng)廣大檔案管理員的工作積極性，推動(dòng)人事檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

在人事檔案管理工作上，要著力于推動(dòng)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)工作，提升人事檔案管理工作的信息化水平，大力培養(yǎng)檔案管理員的理論與實(shí)踐能力，建立健全人事檔案管理系統(tǒng)，才能夠有效的增強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理工作的水平。

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