經濟學角度下教學檔案歸檔的重要性

王曉靜

摘 要：歸檔是檔案管理中重要的工作程序，與發(fā)揮教學檔案資源作用、提高院校教育教學質量密切相關。本文從經濟學的角度對技工院校教學檔案整理歸檔工作進行分析，進一步探索和研究優(yōu)化教育教學檔案歸檔工作的對策，為做好技工院校教育教學檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：經濟學 教學檔案 歸檔

技工院校教學歸檔文件是指技工院校的各個部門、各個院系在管理、教學等活動中形成的、已辦理完畢的、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。這些資料必須經過規(guī)范系統的整理，交院校檔案室或檔案館存檔。

一、技工院校教學檔案歸檔工作的經濟學分析

1.技工院校教學檔案具有公共屬性

教學檔案是指在教育教學管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料，是教學管理的客觀元素，是決定教學質量的重要依據，也是衡量教學質量和教學管理水平的重要標志之一。

做好教育教學檔案的收集、歸檔、保管和使用工作，對技工院校教育事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。只有將豐富的教學檔案資源進行有效配置，發(fā)揮教學檔案的公共屬性，才能更好地服務于技工院校的發(fā)展。

2.技工院校教育教學檔案具有稀缺屬性

院校教育教學中產生和保存的檔案資源是有限的。近年來，隨著技工院校教學水平的提高，對教育教學檔案的利用提出了更高要求。教育教學檔案的屬性決定了教育教學檔案是一種稀缺資源，具有稀缺屬性。

在教學過程中產生的教育教學檔案來源較為分散，通常分布于院校各部門和院系，收集的檔案材料在時間上有一定滯后，同時存在歸檔材料不全等問題。

在教學過程中，不是所有的教育教學資料材料都需要歸檔保存的。只有具有保存價值的教育教學文件材料，并且經過處理完畢后才有必要歸檔。

在教學檔案歸檔前，應按程序和規(guī)定進行鑒定，鑒定這些教育教學質資料是否有保存價值。同時，還要按相應的鑒別規(guī)定確定保管期限。所以很多不被入檔的教學資料很難保存下來，使得教育教學檔案資源顯得尤為稀缺。

正是因為檔案資源具有稀缺性，教師要管理自己的稀缺資源，讓它充分地發(fā)揮作用，要不斷地豐富教育教學檔案資源，更好地服務于教學。技工院校可以參考經濟學，研究社會稀缺資源的管理，深入研究技工院校日常形成的教育教學檔案材料，有價值的教育教學材料必須歸檔保存。

3.技工院校教學檔案具有應用價值屬性

每一份按規(guī)定分類存檔的教學檔案，要及時、準確、方便地為教學提供資料，為教學提供優(yōu)質的服務，最大程度的發(fā)揮教學檔案的使用價值。

在教學評估工作中，檔案的應用價值體現在：教育主管部門通過查看檔案材料，對各院校教學能力進行評估，獎優(yōu)罰劣，促使技工院校加強平時教學管理，充分運用檔案改進教學方式，提高教學水平，提高院校教育教學水平。

二、技工院校教學資料歸檔保存的依據和原因

1.集中統一規(guī)范保管有法定依據

《中華人民共和國檔案法》第十、十一條明確規(guī)定了如何規(guī)范保存檔案材料。因此，教學過程中產生的檔案都必須歸檔到檔案館也是法定的職責和義務。

2.集中統一規(guī)范保管有利于節(jié)省成本

教學檔案集中移交到院校檔案館，實行集中統一規(guī)范保管，有利于節(jié)省成本，創(chuàng)造更大的經濟效益和社會效益，更好地服務于院校教學工作。如果院校各部門和院系單獨保管教育教學檔案，不僅需要建立專門的檔案保管資料室，同時還要配備專門或兼職的檔案管理工作人員，需要投入較大的物力、人力。

當前各院校均設立了專門的檔案館、檔案室等專業(yè)檔案管理機構，建設有完備的檔案室，檔案管理必需的設施設備齊全，絕大多數達到了檔案管理主管部門的軟硬件要求。同時，檔案管理從業(yè)人員更加專業(yè)，為檔案保管和查詢、使用提供了更有效的保障。

綜上所述，從檔案管理的經濟成本角度分析，教學檔案的集中保管節(jié)約了檔案管理的成本。因此，將教育教學檔案集中到院校檔案館進行集中統一保管，不僅節(jié)省了人力物力，還使檔案管理工作更加經濟和規(guī)范。

3.集中統一規(guī)范保管有利于教學檔案管理的安全保管

在教學檔案歸檔保管時，如果各部門、院系自行保管檔案，由于缺乏專業(yè)檔案管理庫房，缺乏檔案保管必需的設備設施，缺乏檔案管理專業(yè)人員，教育教學檔案存在受損、丟失、不規(guī)范等問題。

當前大部分技工院校均建有專業(yè)檔案管理庫房，配備了專業(yè)或兼職檔案管理工作人員，具備較好的軟硬件設施，能更好地做好教學檔案保管工作。從經濟學角度來看，教學檔案集中到院校檔案館集中規(guī)范保存，提高了教育教學檔案的保存周期，提高了檔案有效利用率。教育教學檔案的集中統一保管，便于實現教育教學檔案的科學、規(guī)范管理。同時，借助信息管理技術和現代檔案管理手段，借助檔案管理人員的專業(yè)技能，便于提供便捷有效的教學檔案管理、查詢和使用服務。

三、從經濟學角度分析優(yōu)化教學檔案歸檔的對策

1.創(chuàng)新院校教育教學檔案管理模式

檔案行政部門應順應社會經濟發(fā)展，出臺相應的政策，創(chuàng)新檔案管理體制機制，健全完善規(guī)章制度，為檔案管理工作提供制度保障，引導社會重視歸檔工作，從而完善歸檔工作。

明確教學檔案采集的內容、目錄，規(guī)范采集整理流程，明確采集方法、歸檔時間、存檔時限、借閱、移交管理等具體程序和要求。不斷健全和完善教學檔案管理規(guī)章制度，做到教育教學檔案管理制度有據可依，有章可循。做好權責明確的責權規(guī)劃，各部門、院系根據自身工作所涉及的內容、范疇、職責、權利進行劃分，使責權明確統一，使各部門、院系能最大限度發(fā)揮自身優(yōu)勢，相互協調配合，不斷創(chuàng)新教學檔案管理工作。

2.制定評比制度

檔案管理工作較為單一，且從業(yè)人員均有較深的工作資歷，容易導致檔案管理工作人員因循守舊、甚至產生消極情緒。通過建立科學的考核評比制度，將教育教學檔案歸檔工作與評比獎懲掛鉤，通過考核制度不斷引導檔案管理工作人員樹立良好的精神風貌，不斷更新專業(yè)知識，接受檔案管理工作的新理念、新方法、新技術，不斷提高檔案歸集整理質量，提高檔案歸檔工作效率。構建起競爭激勵和獎懲機制，使歸檔工作的質量、效率均能得到提高。

3.提升檔案信息利用率

教學檔案的價值最終體現在提高教育教學水平上，為教學評估工作服務。為提升教學檔案信息利用率，就要改變傳統檔案收集、管理、查詢的傳統模式，利用信息技術建立檔案信息資源數據庫，逐步形成信息數據庫，實現教學檔案信息檢索功能的快捷化、實用化，通過使用先進的信息技術和網絡技術提升教育教學檔案管理工作水平，提高檔案服務于教學的能力，逐步提升教學檔案信息利用率和信息化利用水平。

4.實現教育教學檔案電子化

隨著技工院校教學內容數量和教學質量的不斷提高，產生的教學檔案資料數量越來越多，類別越來越多，紙質教學檔案資料的電子化工作已勢在必行。各院校檔案管理部門均已建立或亟待建立教育教學檔案信息管理系統。

對于檔案管理工作人員來說，必須要掌握計算機、多媒體、網絡、信息管理和應用等先進技術，以適應信息時代對檔案管理工作的新要求。

同時，各院校應根據各自工作實際，開發(fā)相關的檔案信息管理系統。實現教育教學檔案的信息化管理，提高教育教學檔案的管理效率和利用效率。

5.提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力

教學檔案管理人員的專業(yè)素質與業(yè)務能力是做好檔案管理工作的基礎。只有不斷提升檔案管理人員專業(yè)素質與工作能力，才能做好教學檔案管理工作。

技工院校應進一步加大對教學檔案管理人員的培訓力度，通過定期培訓、專業(yè)業(yè)務指導、學習其他院校先進經驗做法等方式，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質和業(yè)務能力，用專業(yè)的知識和技能促進教學檔案管理工作落到實處。同時建立健全工作目標管理和責任考核制度，以制度保障檔案管理工作的開展。

除持續(xù)提升業(yè)務素質與能力外，教學檔案管理人員還要掌握更多的信息技術專業(yè)知識，樹立教學檔案管理信息化建設的理念，積極適應信息化發(fā)展的要求，融入到教學檔案管理的信息化建設中，提高做好教學檔案管理工作的本領，提升檔案管理工作水平。

6.通過實現教學檔案信息化管理的方式降低成本

近年來，隨著信息技術、網絡技術等技術的快速發(fā)展，教學檔案的電子化、信息化管理成為發(fā)展趨勢。從檔案歸檔的角度來說，將紙質檔案轉換為電子檔案進行歸檔，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。這樣一方面提高了查詢和管理效率，另一方面也降低了管理成本。

技工院校教學檔案的歸集工作也需要不斷提高歸檔效率，各部門、院系應按照教學檔案管理規(guī)定，整理好待歸檔教學檔案紙質及電子化教學檔案材料，在規(guī)定時間內存檔。對于電子文件材料教學檔案的歸檔，應按信息化技術要求，科學設置電子檔案的存儲方式、存儲位置，便于在空間上實現檔案資源共享，提高教學檔案的利用率。

四、小結

總之，從經濟學角度分析得出：在技工院校的教育教學活動中，教學檔案歸檔工作有著舉足輕重的作用。技工院校應充分注重教學檔案科學歸檔與管理工作的重要意義，努力提升教學檔案歸檔工作的科學性和有效性，形成教學檔案歸檔管理的規(guī)范制度和模式，完善院校教育教學檔案管理工作，促進院校教育教學質量的提高。

（作者單位：淄博市技師學院）