合并大學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀及普遍存在問題淺析

鄧動玲

摘 要：合并大學(xué)是國家高等教育管理體制改革的產(chǎn)物，然而，院校的合并給大學(xué)的人事檔案管理工作的開展帶來了諸多困難。文章對合并大學(xué)的人事檔案管理現(xiàn)狀和普遍存在的問題進(jìn)行了淺析。

關(guān)鍵詞：合并大學(xué)；人事檔案；檔案管理

一、人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）合并大學(xué)一般是以前的高職高專學(xué)校并入本科院?；蚴怯蓪？茖W(xué)校與中職技校合并而成，合并后各校的人事檔案集中統(tǒng)一管理。隨著合并，大學(xué)的人員結(jié)構(gòu)、教職員工的層次變得復(fù)雜了，合并后統(tǒng)一管理的人事檔案數(shù)量和類別也隨著教職工人數(shù)的增加而增多；由于合并前各學(xué)校人事檔案的管理部門不同，有的是放在人事部門直接管理，管理檔案的人員因?yàn)闆]有檔案管理的專業(yè)知識和檔案整理技能，再加上精力不足，造成整理的檔案不夠科學(xué)、不夠規(guī)范。納入集中統(tǒng)一管理后，專職檔案管理人員既要保證常規(guī)工作的正常開展，又要投入大量的時間和精力對合并過來的檔案重新進(jìn)行規(guī)范化整理，檔案整理工作任務(wù)難免十分繁重。

（2）隨著合并大學(xué)教職工人數(shù)的增多，需要?dú)w檔的新增材料如教師的培養(yǎng)、讀研、訪學(xué)、進(jìn)修材料，新任用干部的考察材料，教師每年的專業(yè)技術(shù)職稱晉升材料、師德師風(fēng)材料，崗位調(diào)整變動材料、職務(wù)變動、年度考核材料、工資變動材料、學(xué)術(shù)科研材料等材料的種類和數(shù)量越來越多，這樣當(dāng)然就會給人事檔案管理人員加大了檔案整理工作的壓力。

（3）人事檔案沒有實(shí)質(zhì)性地實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動化管理。因?yàn)槿耸聶n案的特殊性質(zhì)，當(dāng)前開發(fā)出來的人事檔案計(jì)算機(jī)自動化管理軟件甚少更談不上普及使用。目前即使有使用人事檔案管理系統(tǒng)的，也只是局限于把個人基本信息（如姓名、性別、出生時間等）錄入系統(tǒng)，但是人事檔案資料的檢索、檔案的借閱、查閱利用仍然還是要用人力手工來完成，無紙化管理檔案、查閱檔案目前只是人事檔案人的夢想，更談不上與組織、人事部門進(jìn)行信息資源共享。

（四）人事檔案范疇的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)機(jī)會甚少。由于缺乏交流學(xué)習(xí)，檔案人員不能及時掌握人事檔案管理的新政策和不斷推出新的現(xiàn)代化管理知識、技能，只能“閉門造車”“看門守?cái)偂?，造成工作效率和質(zhì)量不理想。

二、人事檔案存在的問題

（1）最突出的問題是人事檔案材料不齊全。①由于檔案意識淡薄，一些教職工在工作調(diào)動時、學(xué)習(xí)深造后沒有將應(yīng)歸檔的個人資料、取得的學(xué)歷文憑及時移交給學(xué)校人事部門，造成個人檔案材料長期分散在個人手中，學(xué)歷材料缺欠。②由于一些記錄干部工作經(jīng)歷的材料如干部工作單位調(diào)動、職務(wù)提拔升遷、崗位變動等材料欠缺，造成干部的履歷銜接不上。③入黨材料不完整，如有的缺入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書；有的缺政審材料；甚至個別新參加工作的同志干部履歷表政治面貌欄填寫為“中共黨員”，但是檔案中未找到入黨材料。④由于一些客觀因素，檔案形成部門不能按時、及時將應(yīng)當(dāng)歸檔的材料移交檔案管理部門，致使干部職工的年度考核表、工資變動表、專業(yè)技術(shù)職稱晉升審批表等材料不完善。

（2）有些干部職工在填寫自己的出生時間、參加工作時間、入黨時間、文化程度、學(xué)歷學(xué)位等信息時由于態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)、發(fā)生前后記載不相同，造成填寫的檔案材料出現(xiàn)多個年齡，有個別干部在填寫“出生年月”方面存在長達(dá)2年的時間誤差。

（3）干部填寫的《干部履歷表》，有未加蓋供職單位印章就移交歸檔的現(xiàn)象，沒有按正常流程辦事。

（4）由于一些檔案材料形成的年代不同，材料紙張規(guī)格多樣化，有16K、8K、A3、A4各種規(guī)格的，不符合現(xiàn)行的檔案材料、目錄統(tǒng)一采用A4紙型的國際標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案整理困難，檔案人員要花費(fèi)大量時間對不符合用紙規(guī)格的檔案材料按A4國標(biāo)進(jìn)行折疊、修整。

作為大學(xué)工作的重要基礎(chǔ)之一的人事檔案管理工作不應(yīng)該被忽略。整合后的檔案管理存在諸多的問題和困難，大學(xué)應(yīng)該及時對人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行整改，建立相應(yīng)的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制，加大投入，進(jìn)一步完善、規(guī)范人事檔案管理工作機(jī)制，使人事檔案管理水平不斷提高，為學(xué)校各項(xiàng)工作特別是選人用人干部工作充分發(fā)揮基礎(chǔ)保障的作用。

參考文獻(xiàn)：

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