新形勢(shì)下建設(shè)工程檔案信息化管理初探

趙巖

摘 要：當(dāng)前，建筑行業(yè)在快速發(fā)展，建設(shè)工程的規(guī)模不斷擴(kuò)大，因此建筑工程檔案管理的難度在增大。借助信息技術(shù)，建設(shè)工程檔案的管理方式發(fā)生了很大的變化，提升了管理質(zhì)量和管理效率。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；檔案管理；信息化管理

近年來(lái)，由于建筑行業(yè)的快速發(fā)展，給建設(shè)工程檔案管理提出了更高的要求，建設(shè)工程檔案管理需要面對(duì)新的挑戰(zhàn)。建設(shè)工程檔案采用傳統(tǒng)的管理方法難以保證管理質(zhì)量和管理效率。在計(jì)算機(jī)信息快速發(fā)展的背景下，建設(shè)工程檔案管理發(fā)生了很大的變化。由于信息技術(shù)可以作用于工程管理的全過(guò)程，所以管理工作的整體效率得以提升。如何在工程檔案管理中發(fā)揮信息技術(shù)的作用是相關(guān)人員需要解決的課題。

1 建設(shè)工程檔案信息化管理

建設(shè)工程檔案形成于工程建設(shè)中。由于國(guó)內(nèi)基礎(chǔ)建設(shè)的規(guī)范不斷擴(kuò)大，工程建設(shè)的數(shù)量也在持續(xù)增加，因此產(chǎn)生了許多工程檔案。工程檔案管理是工程管理的重要組成部分。隨意工程管理標(biāo)準(zhǔn)的提升，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。工程檔案記錄著工程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，所以工程檔案具有非常重要的作用，所以有必要不斷完善工程檔案文件的管理工作。原有的檔案管理采用人工管理的方式，普遍存在著缺乏互通性、合理性、統(tǒng)一性、規(guī)范化等一系列問題，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種障礙，無(wú)法完成有效的整合。受到技術(shù)的限制，在整合檔案信息資源整合的過(guò)程，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工程管理各個(gè)部門按照自己的方式自行選擇，技術(shù)的形式多種多樣，這種局面嚴(yán)重浪費(fèi)了資源， 對(duì)檔案信息資源的利用帶來(lái)不利的影響。隨著工程管理標(biāo)準(zhǔn)的提升，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。工程檔案記錄著工程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，所以工程檔案具有非常重要的作用，所以有必要不斷提升工程檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。

由于網(wǎng)絡(luò)的普及率在逐漸提高，工程檔案管理要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來(lái)。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的開發(fā)，檔案信息的儲(chǔ)存量會(huì)擴(kuò)大， 檔案信息的質(zhì)量會(huì)提高，檔案信息的結(jié)構(gòu)也會(huì)發(fā)生變化，可以讓檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。

2 當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 建設(shè)工程檔案管理的信息化建設(shè)思想認(rèn)識(shí)不足。

建設(shè)工程檔案管理采用信息化的方式可以消除傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案管理中存在的缺陷，因此有必要在建設(shè)工程檔案管理中推廣信息技術(shù)，建設(shè)工程檔案管理部門需要有這方面的意識(shí)。但是部分工程檔案管理部門沒有意識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，還在持有懷疑態(tài)度，在建設(shè)工程檔案管理的管理中不注重信息化建設(shè)，影響到建設(shè)工程檔案管理的發(fā)展，檔案信息化發(fā)展受到了制約，建設(shè)工程檔案管理信息化難以得到發(fā)展。

2.2 建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)存在資金投入不足的現(xiàn)狀

部分地方的建設(shè)工程檔案管理沒有全面實(shí)現(xiàn)信息化，主要是由于信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施沒有保證資金的投入，發(fā)展存在滯后現(xiàn)象。由于各地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，建設(shè)工程檔案管理的信息化發(fā)展存在不平衡現(xiàn)象，部分地方的建設(shè)工程檔案管理存在信息化投入不足的現(xiàn)狀，建設(shè)工程檔案管理的信息化受到了限約。部分建設(shè)工程檔案管理機(jī)構(gòu)雖然引進(jìn)了先進(jìn)的硬件設(shè)備，但是由于技術(shù)力量的制約，建設(shè)工程檔案管理平臺(tái)沒有建立趕來(lái)，信息化建設(shè)受到影響。另外在檔案信息化的實(shí)施中，軟件平臺(tái)的存在局限性，檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享，造成了資源的浪費(fèi)。

3 如何提升建設(shè)工程檔案管理的信息化建設(shè)

3.1 建立檔案信息管理應(yīng)用平臺(tái)

建設(shè)工程檔案管理工作的重點(diǎn)是效率和質(zhì)量，建設(shè)工程檔案管理關(guān)系到建設(shè)工程管理的效果，所以建設(shè)工程檔案管理的不能發(fā)生任何差錯(cuò)，所以保證建設(shè)工程檔案管理的質(zhì)量和效率是信息化建設(shè)的重點(diǎn)。為了實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理，要借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞，有利于實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。所以建設(shè)工程檔案的管理部門要結(jié)合建設(shè)工程檔案管理的核心作用，發(fā)揮信息技術(shù)的推動(dòng)作用，提升建設(shè)工程檔案管理的質(zhì)量。此外，要注意消除信息孤島的不利局面，依托檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，注重建設(shè)工程檔案管理數(shù)據(jù)的開發(fā)。檔案管理機(jī)構(gòu)要不斷完善檔案數(shù)據(jù)，發(fā)揮信息大數(shù)據(jù)的作用。

3.2 要注重建設(shè)工程檔案管理軟件的開發(fā)

建設(shè)工程檔案管理機(jī)構(gòu)要注重建設(shè)工程檔案管理軟件的開發(fā)工作，組織技術(shù)力量結(jié)合建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)完成檔案管理專業(yè)軟件的開發(fā)工作，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。針對(duì)建設(shè)工程檔案管理，要配置相關(guān)的信息化設(shè)備和軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前， 網(wǎng)絡(luò)的普及率在逐漸提高，工程檔案管理要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來(lái)。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的開發(fā)，檔案信息的儲(chǔ)存量會(huì)擴(kuò)大， 檔案信息的質(zhì)量會(huì)提高，檔案信息的結(jié)構(gòu)也會(huì)發(fā)生變化，可以讓檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。此外，要保證工程檔案管理的信息化，要注重工程檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)，結(jié)合工程管理的特點(diǎn)，開發(fā)有關(guān)工程檔案管理的應(yīng)用平臺(tái)。

3.3 要注重建設(shè)工程檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

檔案管理部門要建立和檔案信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)制度，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，可以采取多種形式，比如定向培養(yǎng)、專題培訓(xùn)以及講座等。要注重和同行的技術(shù)交流，注重學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理方法，培養(yǎng)建設(shè)工程檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)要注重檔案管理人員的管理，檔案管理人員要具備計(jì)算機(jī)操作能力。檔案管理機(jī)構(gòu)要注重信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)，建立技術(shù)過(guò)硬的建設(shè)工程檔案管理技術(shù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，在研發(fā)建設(shè)工程檔案管理應(yīng)用軟件的同時(shí)，保證檔案網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.4 加強(qiáng)信息的安全性

在建設(shè)工程檔案管理的信息化管理中，要有安全意識(shí)。要保證檔案的信息安全。信息安全是檔案管理的重點(diǎn)，所以信息安全要注重消除漏洞。要針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行特點(diǎn)采用必要的防控措施，比如實(shí)施網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限控制，信息審查，強(qiáng)化網(wǎng)站的系統(tǒng)維護(hù)，消除系統(tǒng)安全漏洞等。信息系統(tǒng)要采取主動(dòng)的防護(hù)措施，防止檔案信息內(nèi)泄秘。信息安全還要有專業(yè)化的技術(shù)力量作為保證。由于信息技術(shù)在快速發(fā)展，技術(shù)的專業(yè)化程度高，所以為了保證系統(tǒng)的安全性，除了要加強(qiáng)自身防控能力，還要借助外部技術(shù)力量，通過(guò)專業(yè)化的信息安全管理，提升整體的安全防控能力。

3.5 檔案管理和信息技術(shù)的融合

在建設(shè)工程檔案管理的信息化實(shí)施中，要結(jié)合建設(shè)工程檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提升檔管理的信息化水平。建設(shè)工程檔案管理要構(gòu)建大數(shù)據(jù)的平臺(tái)，開發(fā)和利用和建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)。借助信息技術(shù)挖掘數(shù)據(jù)潛在的信息，將建設(shè)工程檔案管理的功能充分體現(xiàn)出來(lái)。檔案管理機(jī)構(gòu)要掌握建設(shè)工程的施工情況，為施工管理提供依據(jù)，從而有利于提高檔案管理的作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)工程檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，但是在信息化的發(fā)展中還依然存在多方面的問題，還需要不斷完善建設(shè)工程檔案管理的信息化建設(shè)，提高建設(shè)工程檔案管理的服務(wù)水平。

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